更生少年關懷協會
netiCRM 令人安心的資訊安全規劃,加上特別針對「支持者關係管理」設計的功能,如電子報、智慧分眾群組和UTM追蹤,符合更生少年關懷協會的經營需求,是更生少年關懷協會選擇 netiCRM 的主要原因!
— 更生少年關懷協會社會資源處籌備組組長 王歡
- 議題倡議
- 社會福利
更生少年關懷協會運用社工、諮商等助人專業,並媒合社會資源推展兒少培力、兒少福利服務、保護、少年犯罪預防與矯正工作、協助與促進身心健全發展,並召募與培訓志工共同包圍與關懷弱勢兒少與其家庭。
協會在雙北和桃園設有14個服務處,服務範圍更擴及全國。對於分散在各地的工作夥伴和服務個案,資料蒐集和支持者名單整理成為了一項極具挑戰性的任務。
新的部門,新的挑戰!
2021年新成立的「社會資源組」負責協會的對外溝通、倡議活動、社群行銷和CRM系統管理。在這個團隊中,亭妤專注於使用netiCRM進行一對一的支持者管理;王歡則負責與企業和團體的關係建立。也有社群行銷專員,曾邀請過去受助的少年分享他們的改變歷程,製作 Podcast 來推廣協會的理念,希望能透過真實故事激發更多的共鳴和支持。
儘管秘書長積極支持協會成員學習與採用新工具,協會夥伴也普遍年輕,對新技術持開放態度,但在推廣新知識和工具的過程中,仍然面臨了一定的挑戰。像是對於新工具的不熟悉和抗拒,或是對於和新成立的部門人員相處感到陌生,王歡在與我們分享的過程中強調,初次與不同部門的夥伴合作時,如何建立起信任基礎和相互了解是極為關鍵的一步。
▶了解更多 Podcast 頻道《少年行,不刑》
接觸到租用:完善的資安規劃和貼合NPO需求的系統
當初更生少年關懷協會決定尋找新的系統,是由於原有系統商出現資安問題,引起支持者致電協會詢問,才開始尋覓新的系統。最終找上netiCRM,則是受到netiCRM的電子報功能、捐款人管理系統的吸引,評估後認為符合組織發展需求,才決定租用。
亭妤回憶,他剛加入時便接下了一項重大任務——將數千筆的外部資料匯入netiCRM。最初,他認為操作中的格式細節非常繁瑣,但隨著對系統功能的熟悉,他逐漸對其表現讚嘆不已,感受到了巨大的成就感,且認為名單匯入的功能非常強大,大大提升了工作效率!
同時,王歡也積極利用設定UTM網址的功能來追蹤支持者,並鼓勵他們進行定期定額捐款,同時也有支持者選擇繼續進行單筆捐款。通過分析捐款人的資料,王歡不僅能夠猜測捐款人的身份,更能深入了解捐款人的特徵和需求。
▶教學手冊 資料整理:匯入的前置作業
▶教學手冊 匯入聯絡人
網站流量來源?設定UTM網址,分析宣傳成效!
不知道各組織會不會用到這個功能呢?王歡很好奇,他自己是在參加數位發展部2023年度的【數據賦能 公益創新】專案中首次學習到UTM追蹤碼的使用方法。netiCRM流量來源工具搭配UTM追蹤碼是一種極其有用的工具,它能夠幫助組織精確地追蹤支持者是通過哪一個社群平台、電子報或訊息推播接觸到機構的,還能夠統計不同管道來源的支持者含金量、統計個別管道的總募款金額!
透過設定UTM網址,組織能夠進一步分析不同宣傳渠道的效果,從而確定哪些方法最有效,哪些需要改進或加強。這種精準的數據分析有助於組織更有效地配置資源,並最佳化組織的行銷策略。
在王歡的推廣與監督下,更生少年關懷協會積極運用UTM網址追蹤功能,並且在組織會議中仔細觀察和檢討不同宣傳管道的轉換率。這個努力讓協會發現了許多有趣的數據,進而能夠確保行銷資源得到有效利用,不再盲目投入。
▶教學手冊 捐款總覽頁、流量來源、neti短網址 — UTM網址
王歡對於「智慧群組」功能情有獨鍾
說起最喜歡的功能,王歡對於netiCRM中的「智慧群組」功能情有獨鍾。他興奮地和我們分享,原本以為手動將符合特定條件的聯絡人分組是一項極其繁瑣的工作,但在他發現了智慧群組功能之後,發現系統的智慧群組功能只需設定條件,系統變成自動的將合乎條件的捐款人納入智慧群組,這一發現讓他倍感興奮。
特別是在進行「生日捐」活動時,這個功能顯得尤為寶貴。王歡設置了特定條件,以便在每個月的月初和月底,根據支持者的生日發送協會的祝福,並且邀請支持者參加「生日捐」的活動。這種精細的分眾行銷策略,不僅增強了捐款人的參與感,也極大地提高了活動成效。
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▶教學手冊 群組與電子報群組 — 新增「智慧群組」
▶教學手冊 電子報概述
支持者關係經營,讓捐款人跟協會的關係更緊密
未來,更生少年關懷協會計劃持續與捐款人保持緊密的聯繫。過去幾年中,協會透過舉辦茶會的方式,邀請定期和單次捐款頻率較高的個人捐款人參加,以此方式加深對支持者的了解。
目前也正在積極規劃明年的活動,計劃使用捐款加速器功能來精準執行分眾行銷策略。希望能透過舉辦募款餐會,和捐款企業分享組織的服務成果,以增強彼此聯繫。
同時,協會希望透過進行捐款人訪談來拉近與捐款人的距離,更深入了解他們的特徵和需求。這樣的對話將有助於協會更好地理解支持者,從而進一步調整和優化服務策略,增強捐款人的參與感和對協會使命的投入。
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▶教學手冊 捐款加速器
總結
更生少年關懷協會認為,起初接觸netiCRM時,可能會因為功能的繁瑣而感到有些麻煩。但協會本身認為去深入了解捐款人是件重要的事情,實際接觸過netiCRM後也發現,許多功能的安排都是為了能夠協助NPO進行更精準、更完善的支持者名單管理,是具備各種NPO進行支持者關係管理的必備功能的系統。
即便現在到處都在談數位轉型,但實際執行後才發現真的很不容易,覺得需要花上好一段時間。王歡說,可以理解第一線服務都很忙碌,並非所有夥伴都擅長行政工作。他透過許多電話說明,分攤與降低其他同仁提供數據的難度,未來也會持續嘗試各種不同的辦法,讓不同的單位願意開始理解跟敞開心胸合作。