電子報常見問題

使用免費信箱來當寄件者?為何寄件者位址這麼長?

使用免費信箱來當寄件者?為何寄件者位址這麼長?

電子報標題下得好不好?訂閱者跟你熟不熟?這些都會影響電子報的開信率,但在探討開信率之前,你應該先注意這件事:我的電子報真的有送到收件人眼前嗎?

組織寄出電子報到收件人信箱的時候,收件人的信箱系統會針對寄過來信做一番身家調查,確認它是不是垃圾信件。要避免辛苦編輯的電子報因為評比分數太低被當成垃圾信件,我們有兩個建議:

1. 最好的方式:使用組織網域來寄信

例如:將support@forexample.org.tw設為寄件者,這種方式可以讓信箱過濾器明確辨識信件是由什麼單位寄出,評比分數高,不容易被視為垃圾信件。除了評比分數高之外,還有一個很大的優點是收件人回信的話可以直接寄到組織信箱。

  • 如果您有自己的網域,請看寄件者設定這篇。
  • 如果您還沒有自己的網域,可以透過申請Google非營利組織服務取得自己網域的信箱,再設定寄件者。
  • 設定寄件者之後,還需做DNS設定,請透過線上客服向我們連繫。(否則會出現如附圖的錯誤訊息)

2. 變通方式:使用neticrm.net提供的寄件者位址

此為預設方式,寄件者位址約略長這樣:「forexample.neticrm.net+r.8.9.0deb850ded738d34@mail.neticrm.net」雖然寄件者地址不太美觀,但卻能有效讓信箱過濾器判定不是垃圾郵件。需要注意的是,此方式雖然可以避免被判定為垃圾郵件,但因為共用neticrm.net的發信伺服器,必須設置另一組有效的email作為回覆地址,才能收到收信人的回信,所以組織如果有接收回信的需求,還是推薦申請自己的網域喔!

目前無法將免費信箱設定成寄件者位址(gmail、yahoo...)我們極度不建議使用免費信箱寄送電子報,請看「為何不能用個人信箱寄送電子報」,所以提供上述兩種設定方式,您可依據組織情況和需求選擇「組織網域」或「neticrm.net」。

如果寄件者位址設定為免費信箱,會出現錯誤訊息。

更多垃圾信件相關問題請參閱常見問題「信件跑到垃圾信件夾,該怎麼辦?」

為何不能在電子報信件裡嵌入YouTube影片?

想要在電子報裡面直接播放影片嗎?

答案是:不行!

因為 YouTube 的崁入語法,在收件人的郵件軟體或網路郵件服務上,會因為安全性等因素,主動將這些嵌入碼過濾掉,因此就不可能在信件裡直接觀看影片。

建議的替代作法,是把影片截圖後,變成一張圖片放入電子報,並將圖片設定連結,讓收件者點圖片後可以到 YouTube 觀看影片。

電子報已排程,但卻沒有開始寄送?

電子報寄送機制由系統排程進行,約每10-15分鐘完成一次活動。若您發現排程的電子報,超過2小時沒有進行寄送的動作,請您透過支援中心與我們聯繫,我們會儘快查看原因。

電子報收件人是否可指定名稱?

我們想發活動錄取通知函
因此希望每一個收到信件的人可以在主旨、內文中,直接看到他的名字
也就是同樣的內容,但收件者收到時是特別指定給他的
不知目前的發報系統是否有此功能可運用?
就是直接從資料庫中去撈名單,將名字套到信件內文中呢?
謝謝
=======
答覆:
在郵件的主旨、內文中置入收件者的姓名是很簡單的噢!
在任何空白郵件的主旨、內文右方都有「插入替代符號」的字樣,請將游標置於欲出現姓氏、名字的位置,再按「插入替代符號」字樣,就會出現所有可以置入欄位中的替代符號,請將「姓氏」「名字」按下,即可。
將這兩個替代符號放入郵件主旨與內文中,在郵件寄送時,系統即會把收件者的姓與名撈進信件裡。
建議正式寄送前,先郵寄測試信件到幾個同仁信箱,以測試效果。

如何新增電子報的「寄件者e-mail」

若您有「網站管理員」權限,
可在右上角「設定」>「設定」>「Email寄件者
在此即可新增您所需的寄件者。

此訊息遺失所需替代符號 - {domain.address}

出現此警示訊息,通常是因為您的頁尾訊息或信件內文沒有加入 {domain.addrss} 這個符號。由於本系統發出之電子報需符合大量信件之寄送規範,因此信件內容必須含有「退訂」及「組織地址」等資訊,以避免寄出信件被判定為垃圾郵件。

而系統要如何判斷信件中有沒有提供這兩項資訊,主要就是根據 {domain.address} 和退訂這兩個替代符號。當您在頁尾訊息或信件內文中加入{domain.address}替代符號後,系統會自動轉變成您組織的地址(同樣地,若加上退訂的替代符號,系統會自動轉變成退訂的連結)。此外,也可以用來偵測電子報的開信率。

若是您看到這個錯誤訊息,請您先確認是否在頁尾訊息中拿掉了 {domain.address} 這個替代符號,若是,請先加上此替代符號,同時發送測試信件看看,即可知道這個符號的作用。

電子報左上角出現「HTML格式的頁首範本」如何消掉?

「HTML格式的頁首範本」是您在編寫電子報時,由「電子報頁首」所帶入,
請從電子報>頁首、頁尾、自動回覆訊息,編輯「電子報頁首」,拿掉「HTML格式的頁首範本」與「文字格式的頁首範本」,放進貴單位正式的電子報頁首內容。

頁首訊息修改

如何回報電子郵件的問題?

如果在發送郵件時,遇到郵件相關的問題,將問題信件轉寄給我們,
無法得知信件的完整訊息,透過客服來回溝通回覆很困擾時,可以透過以下方式獲取問題信件的完整訊息,並將問題郵件的完整訊息貼入word或記事本中存檔後,將此檔案與遭遇到的問題上傳回報至支援中心

【透過Gmail獲得郵件完整訊息】

• 步驟一:登入至Gmail信箱,開啟有問題的信件,並點選信件右上角的更多向下箭頭,選擇「顯示原始郵件」。

gmail顯示原始郵件

• 步驟二:點選完顯示原始郵件後,會開啟新視窗,並出現問題信件的完整訊息,如下圖。可選擇右上角「複製到剪接簿」複製原始郵件全文。

按右上角複製到剪接簿複製郵件全文

• 步驟三:複製完後,請使用記事本或Word,將問題郵件的完整訊息貼上(或Ctrl + V)至文件中,存檔。

將原始碼貼至剪貼簿

 

• 步驟四:將問題郵件的完整訊息檔案與遭遇到的問題回報至客服即可。

【透過YAHOO信箱獲得郵件完整訊息】

• 步驟一:登入至YAHOO信箱,開啟有問題的信件,並點選信件上方的了解更多向下箭頭,選擇「檢視信件原始檔」。

Yahoo檢視信件原始檔

• 步驟二:點選完檢視信件原始檔之後,會出現信件原始檔,如下圖。請按滑鼠右鍵全選(或Ctrl + A)內容,並複製(或Ctrl + C)。

Yahoo信件原始檔

• 步驟三:複製完後,請使用記事本或Word,將問題郵件的完整訊息貼上(或Ctrl + P)至文件中,存檔。

• 步驟四:將問題郵件的完整訊息檔案與遭遇到的問題回報至客服即可。

信件跑到垃圾信件夾,該怎麼辦?

因為各大收信端軟體、ISP,都有自己的郵件過濾機制,建議發信者遵照下列準則,可讓信件久久不落垃圾郵件夾:

1. 寄件者有沒有被收件人加入通訊錄?

多數的郵件服務、軟體,都會驗證寄件人的可靠性。您可用較容易讓收信人信賴的寄件信箱,來寄信,或請收件人幫你加為通訊錄,以免進入垃圾郵件。

2. 收件者,是否都有確認對方已訂閱,並驗證Email地址?(Double opt-in)

名單若沒有經過 Double opt-in 的機制,很容易有錯誤的地址,或是被收信者厭惡而丟到垃圾郵件夾,僅要過程中被大量丟入垃圾郵件夾,寄件者就很容易被放入連鎖名單,影響你的郵件在各大收件服務的評等。

3. 避免被收信者丟到垃圾郵件的方式:

  • 若有需要寄信給他,當初蒐集Email時就要明確告知、請對方同意
  • 千萬別買名單,買來的名單寄送一次後,影響整體在垃圾郵件的評比,非常不划算
  • 將退訂機制放在明顯處,別讓使用者有機會去按「丟到垃圾郵件」的按鈕
  • 別用廣告宣傳式的郵件主旨、郵件標題。例如:[現在就快來購買...]
  • 別代發信件,代發信件更容易讓人丟到垃圾信,影響整體評等
  • 別等到對方都忘記你了,才跟對方聯繫

4. 避免被自動歸類到垃圾郵件夾的方式:

  • 郵件已照公開標準驗證(netiCRM的郵件服務都會依照公開標準驗證信件)
  • 收件人將郵件標示為重要
  • 收件人認識您寄件的信箱(已加入到收件者個人通訊錄)

 

若上述這些方式都已經做好,針對各大收信方,有一些申訴管道供您參考。建議您申訴前,可先來我們客服詢問,我們可協助您查詢:

相關資訊:
退訂閱 vs 不再收到本站訊息
一眼就提高信賴感

發信之後:為何有退信?何謂信箱凍結?

何謂退信?為何退信

當信件寄出時,被收信的機器阻擋,回覆錯誤訊息,這時就會在電子報的報表中有「退信」的數字記錄。

常見的退信為Email位址錯誤,而能夠自動處理錯誤Email地址是Email發送系統的重要功能。
如果沒有適當的自動退信偵測系統,系統將會卻不斷發給錯誤名單,這會導致整個發信被各大收信系統擋信。因而,有效的退信處理機制,會自動將錯誤的Email做上註記(凍結),下次系統便不會發給錯誤的Email,將可以增加名單正確性,也可以增加正常 Email 的到達率。

您看到的電子報報表裡的退信率,大多跟名單的品質相關,經過數次發送後,您將會發現退信率減低,因為這表示您的 Email 名單正確性越來越高了!若看到有超乎異常的退信率,也歡迎從支援中心與我們聯繫。

 

我的退信數字應該多少才正常?

正常狀態下,一批日常有維護的聯絡人名單,僅會有個位數以內的退信數字,除非遇到系統錯誤,不然退信數字過高,表示您的名單來源有問題,或該名單充斥大量拒絕外部信件的Email系統。

我們建議,netiCRM系統的關鍵應是關係,關係越好質量越高,量大並不代表會有較好的名聲與成績,因此維護名單的可及性,將是支持者維護的重要工作,如此一來,便不會出現退信的數字。

若您的名單有正確維護,卻又出現異常大量的退信數字,請您立即透過客服與我們聯繫。

退信數字

 

信箱「凍結」又是什麼?

退信後,系統會自動處理應該的機制,例如不存在的信箱,就會標示該信箱為「凍結」狀態,凍結的Email未來將不再遞送郵件,以防被當做垃圾信發送機器。

信箱凍結

 

退信的原因?是系統太弱嗎..

常見的退信原因,可在了解後進行聯絡人的Email更新、管理:

  • 收信伺服器問題(Host):伺服器不存在或拒絕連線,不建議解凍
  • 帳號錯誤(Inactive):這個Email帳號已經在收信端停用,建議聯繫聯絡人取得正確Email
  • 錯誤Email(Invalid):收信端回應錯誤的訊息,不建議解凍
  • 信箱容量問題(Quota):該信箱已經超過收件容量,系統不會凍結Email。
  • 認定你是垃圾信(Spam):系統凍結後,不建議解凍

建議您在解凍任何信箱前,參照上述的退信問題指引,一位一位聯絡人點擊後,更新其Email再行解凍。我們不建議未經確認就解凍任何信箱。

 

我真的確定這個信箱是正確的,可以如何解凍?

在每位聯絡人中,可以看到信箱被凍結的提示,編輯聯絡人後,信箱右側就會讓您勾選是否要解凍該信箱。

發信之後:何謂點擊次數?點擊次數、重複與不重複點擊的意義為何?

何謂點擊次數?

如果開了一家餐廳,你會發單張廣告給附近的鄰居,「開信次數」就像實際上看到你的宣傳單的人的數量,而「點擊次數」就是造訪你的餐廳的人有多少。可想而知,大多情況是看到的多,拜訪的少!

對於Email而言,點擊次數就是電子報的內文連結,被收信人點擊的數字統計,如果包含多個連結,則每個連結的數字會分別不同。

 

點擊次數準確嗎?

點擊次數相當準確,唯一僅有在收件人私下轉寄信件的時候,會重複記錄點擊次數在同樣的收件人中。

若您有啟用電子報的「追蹤點擊次數」功能,電子報中的所有外部網站連結會由系統先自動轉址,以導向到您的netiCRM網站,記錄點擊資訊後,接續導向到目的網頁。

所以會先顯示類似這樣的網址導向到您的netiCRM系統https://org.neticrm.tw/sites/all/modules/civicrm/extern/url.php?u=1234&qid=56789,再連到您提供的外部頁面網址。

 

重複與不重複點擊的差別?

同一位收件人點擊兩次,將會記錄2筆記錄,在電子報報表畫面中,點擊次數右側的數字,為所有點擊過的人的數字,這也是重複點擊的統計。

然而在報表畫面的下方,也可以看到更詳細的點擊次數概況表格。
表格中將信件中的連結分別列出在右側,左側則區分重複與不重複點擊的數字。下圖的數字「不重複點擊」比「點擊」還少,表示有一位收件者點了多次同樣的連結。

電子報報表
電子報點擊次數概況

點擊次數的數字呈現為藍色,表示可點選進入觀看更詳細的報告

 

點擊次數重要嗎?

相較開信次數,點擊次數比開信次數更準確、更重要。通常我們會觀察點擊的成功率(如上圖),來評估這份Email是否有效達到我們設定的目標。

成功率表示寄送信件裡,有多少人點了這個連結。如果您的信件是一封勸募信,那期待成功率最高的最好是連結到捐款頁面或勸募專案頁面。

 

影響點擊成功率的因素?

通常我們會與開信次數整併在一起觀察,若開信者很多,點擊很少,表示收信人對你的組織有足夠信賴度,但您發的信並沒有明確的行動指引,或是您的信件跟收件人的需求沒有高度相關。

如果開信多,點擊跟開信一樣多,那恭喜,有很大的機會表示您成功完成了一次有效的Email行銷規劃,讓開信的人都也想參與您單位提供的後續行動指引。

由上述可了解,影響點擊成功率的因素很多,更重要的是信件的內容,可以參考寄件者、主旨與內容撰寫中的小技巧來增加電子報的點擊成功率!

發信之後:何謂開信次數?報表中的開信數字正確嗎?

開信次數是什麼?

當你寄送出去,CRM系統將會統計打開信件的聯絡人,每一次打開信件,就會記錄一次該聯絡人開啟信件的紀錄。但系統報表中的數字,則是不重複的開信次數,也就是說即使 aaa@example.org 開了3次,但在報表中的數字也是顯示1次。

 

開信率重要嗎?

開信率非常的重要,尤其在驗證自己的信件是否被收件人下意識的忽略,還是下標有打到痛點讓收件者不得不開起來看看。

以我們的經驗,開信率的落差非常大,通常在已經挑選過的收件人,搭配重要事項的通知,開信率可高達50%以上,然而明顯是宣傳性質,或是廣發沒有篩選的名單,或是聯絡人未經同意就收到您寄的Email,開信率可低於5%以內,因此適當的挑選名單、妥善的讓收信人理解該信件的重要性,也是觀察開信率的要點。

 

開信率準確嗎?

實際上的開信數字,會比系統追蹤到的開信數字來的多。原因是,開信的追蹤受到收件人開信的習慣、收信軟體的影響。

有以下幾點狀況,會影響開信率的準確性:

  • 收件人沒有連線網路
    因為開信次數仰賴網路傳遞,現在絕大多數的人在收信時,是連線在網路上的,而閱讀信件的同時,也會有網路連線,僅有少數人在閱讀信件時是離線的方式,這時便無法統計到該收件者有開啟信件的行為。
  • 開信軟體將圖片封鎖
    絕大多數的開信統計,都依賴一個隱藏的圖片放置在信件中,然而目前收信軟體因為隱私、安全等眾多考量,預設會希望收信人先同意後,才載入圖片。若收信人沒有同意載入圖片,那CRM便無法統計到開信的行為。
    2013.12.17 補充:gmail修改了圖片下載方式,預設狀態下,已無「顯示以下圖片」功能,而是直接顯示圖片了。這樣的更新會影響到開信次數的統計數字,更新前,gmail用戶的開信不一定會被偵測到(因為要按「顯示以下圖片」才會被偵測),但更新後,gmail用戶開信一定偵測得到,但無論開信幾次,僅會紀錄一次。
gmail顯示圖片
  • 收件者的網路將CRM網站封鎖
    因為信件的圖片來自CRM網站,若收件者的網路封鎖特定網站,則無法追蹤到開信數字。

 

提高開信率?

前面提過,開信數字跟收件者的認知有很大的關聯,手冊前面的章節提到一些好方法,這些技巧不外乎:

  • 標題能夠讓人理解跟自己的關聯,而非聳動。
  • 收信者可以預期他本來就應該收到這個信件,而非突如其來的宣傳品。
  • 讓內容清楚好閱讀,圖文並茂也是好方法,讓使用者多一個理由下載圖片,系統可以追蹤到開信率的機會提高。

 

廣發信件可以提高知名度?
事實上,收信人越多,雖然開信的基礎變大,但卻有可能有其他負面影響,例如:
• 若無相干的信件過多,減低收信者下次再開啟同樣來源(寄件者)的信件
• 收信者無挑選下,更有機會在不知覺中,對單位的形象有負面影響
• 被收件者丟到垃圾郵件信箱,導致單位在收信者的評比變低,進一步有機會全面被丟入垃圾郵件信箱。

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