匯入捐款資料

  1. 上傳資料
  2. 對應欄位
  3. 預覽
  4. 摘要

上傳資料

匯入捐款資料精靈讓您可輕鬆地從其他應用程式匯入資料。 匯入檔案必須是 CSV 格式,並且需要包含對應聯絡人系統編號的欄位。

­匯入檔案格式

被匯入的檔案必須是 CSV 格式。大部分的應用軟體都允許您將記錄匯出為 CSV 格式的檔案。若您不確定如何操作,請查看該應用軟體的說明文件。

­捐款人聯絡記錄

視組織原有的資料檔案而定,您可以選擇同時匯入捐款人與捐款資料、或分批匯入。

如果在「匯入捐款資料」時有相應的捐款人個資,就可以一併匯入捐款記錄時,同時建立捐款人的聯絡資料。匯入時系統會檢查每筆捐款,依照所選的欄位規則來尋找對應聯絡人。當找不到聯絡人時,你可以選擇以下幾種動作:

  1. 「匯入資料沒有ID時便建立聯絡人」:是建議的預設值,也是最安全的方式避免重複建立過多聯絡人。有填寫系統編號、外部編號的資料,若對應得到,就匯入捐款資料(編號對不起來的,就不匯入捐款資料、也不會新增聯絡人)。沒填寫編號的資料,就會新增聯絡人、匯入捐款資料。
  2. 「找不到時便建立聯絡人」:不論有無填寫編號,只要欄位對應沒有時找不到對應的聯絡人,就會建立聯絡人/匯入捐款資料。
  3. 「不要建立或更新聯絡人」:將不會新增任何聯絡人。如果你僅需要把捐款紀錄附加於系統已存在的聯絡人,請選擇此選項。

如果檔案是分開的,您可以參考這篇「匯入聯絡人資料」先匯入捐款人資料,再匯入捐款記錄,並配對捐款到所屬的捐款人。

­配對捐款到捐款人

匯入資料必須包含可以讓捐款記錄與捐款人對應的資料。您可以利用任一欄位來進行捐款人與捐款資料的配對,系統預設的聯絡人欄位「配對」設定是基於嚴謹重複配對規則。在配對時要求聯絡人姓氏、名字、電子郵件地址三者都相同,系統才會判定該筆資料屬於同一個聯絡人。

­將您的捐款及聯絡人配對資料儲存為 CSV 檔,並下載至您的電腦硬碟(或是網路硬碟),您現在已經準備好了第一步(上傳資料)。匯入的csv檔案各欄位格式可參考 範例檔案:捐款匯入.csv

欄位說明

  • 匯入資料檔案
    檔案格式必須為 CSV。最大檔案大小: 8MB
    • ­第一行是欄位標題
      如果第一列是欄位名稱(例如「聯絡人編號」、「捐款金額」等),請勾選此框
  • 聯絡人類型
    ­如果您要匯入的是個人捐款記錄,請選擇「個人」
    ­請為您匯入的捐款人選擇適當的聯絡人類型,例如「組織」或「家庭」
    ­(注意:如果您沒有看到組織或家庭類型,應該是內建的聯絡人類型已停用)
  • 匯入模式
    在每次匯入程序中,您都可以選擇插入新的捐款記錄,或更新現存記錄,但您不能在一次匯入時同時執行兩個操作
  • ­插入新捐款
  • ­更新現有捐款
    您需要在匯入檔案內加上一欄辨識編號(例如系統自動建立的捐款編號、帳單編號、或交易編號),用來與現存紀錄做配對
  • 建立新聯絡人
    ­每次匯入時,系統會檢查每筆捐款,依照所選的欄位規則來尋找對應聯絡人。當找不到聯絡人時,你可以選擇以下幾種動作:
    • 匯入資料沒有ID時便建立聯絡人
      是建議的預設值,也是最安全的方式避免重複建立過多聯絡人。這個選項將會檢查每筆捐款是否包含聯絡人的系統編號,或是外部編號,僅僅在沒有這些編號對應時,才會嘗試建立新的聯絡人
    • 找不到時便建立聯絡人
      只要欄位對應沒有發現聯絡人,就會建立新的聯絡人
    • 不要建立或更新聯絡人
      將不會新增任何聯絡人,如果你僅需要把捐款紀錄附加於系統已存在的聯絡人,請選擇此選項
  • 尋找聯絡人欄位對應規則
    使用上面選擇的規則將會檢查每一行匯入的資料欄位,以對應正確的聯絡人。你也可以新增去重複規則
  • 日期格式
  • 採用已預先儲存的欄位配對
    如果您匯入檔案的欄位與先前的匯入檔案相似,您可以儲存欄位配對的記錄,並在此選擇已儲存的欄位配對

對應欄位

您所匯入檔案的前兩筆資料將顯示在下方,請逐一檢視並在右邊「與 CiviCRM 欄位配對」的下拉式選單之中,選擇合適的資料庫欄位進行配對。若有您欲忽略的資料庫欄位,請選擇 「不要匯入」 。

如果您可能從相同資料來源匯入額外資料,在您進行下一步之前,請勾選本頁下方 「儲存此欄位配對」。已儲存的配對將可在您下次匯入資料時再度使用。

預覽

以下資料預覽了您在 CiviCRM 匯入資料的結果。重新檢查總數以確保它們代表您的預期結果。

如果您要繼續處理,請按「立即匯入」。

  • ­總列數
    上載檔案中的總列數(捐款紀錄)
  • ­無效列(略過)
    欄位中有無效資料,這些行的內容沒有匯入。可以點選「下載錯誤」的檔案,其中會標明匯入無效的原因
  • ­有效列數
    將匯入的總列數

摘要

若成功匯入:

 

若匯入錯誤,請參考「聯絡人 > 匯入 > 匯入錯誤的訊息提示&修正秘訣」。

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