匯入捐款資料

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  4. 摘要

匯入資料檔,必備的欄位有...

為確保能成功匯入正確的捐款紀錄,匯入檔案必須包含以下資料欄位,缺少任一欄位,都會導致匯入失敗,或是後續捐款收據開立的問題。

  • 姓氏

  • 名字

  • 電郵

  • 總金額

  • 費用類型

  • 捐款收到日期

  • 收據開立日期

捐款資料匯入的意義在於後續的名單管理與經營,而電子報又是本系統做名單經營的重要途徑,所以email是非常重要的捐款人資訊,請務必蒐集完整再匯入。

若評估過後,還是希望將缺少email的名單匯入,請另外訂定一個可以識別捐款人的欄位,亦即,每筆捐款紀錄都會有此欄位的資料且可以透過此欄位,來區辨出每一位捐款人。並另外新增一個聯絡人比對規則,詳細設定方式,請參考線上手冊:設定去重複規則條件

目前系統的嚴謹規則預設以「排序名稱」欄位當作重複搜尋的條件,因此往後若從活動、捐款、資料表單新增的資料,或是匯入捐款,需判斷是否為重複聯絡人的時候,姓氏跟名字欄位中,不論在哪個欄位輸入完整姓名,系統都可偵測為重複聯絡人。

也請特別注意,不論是要使用「個人預設-(電子郵件,排序名稱)」或是用其他自訂規則,匯入的csv檔案要有姓氏、名字、電子郵件三個欄位,但欄位為空值。例如「個人預設-(電子郵件,排序名稱)」來匯入對應,準備的檔案中,電子郵件、名字欄位有資料,姓氏欄位空白。這樣方可正常匯入。

­匯入檔案格式

被匯入的檔案必須是 CSV 格式。大部分的應用軟體都允許您將記錄匯出為 CSV 格式的檔案。若您不確定如何操作,請查看該應用軟體的說明文件。最大檔案大小: 8MB

匯入模式:更新捐款or匯入新捐款

請根據您要匯入資料的性質,選擇更新系統內既有的捐款紀錄,或是匯入新的捐款資料。但每一次匯入檔案,只能選擇一種模式,請捐款資料檔的性質(必須都是新捐款資料,或者都是要更新舊捐款的資料)

配對捐款到聯絡人:建立新聯絡人的規則

欄位「建立新聯絡人」:匯入捐款時,系統會檢查每筆捐款,依照您所指定的的對應欄位規則,將捐款紀錄對應到聯絡人名下。當系統找不到既有的聯絡人紀錄時,你可以指定系統根據以下原則,來決定是否新增一筆聯絡人資料

  • 「匯入資料沒有ID時便建立聯絡人」:是建議的預設值,也避免重複建立聯絡人的安全模式。若匯入檔案中,有填寫捐款人的系統編號、外部編號,若與系統某一聯絡人編號相同,該筆捐款資料,就會匯入到對應聯絡人的名下(編號對不起來的,就不匯入捐款資料、也不會新增聯絡人)。若匯入檔案中,沒有填寫外部編號or系統編號,就會新增聯絡人、匯入捐款資料。
  • 「找不到時便建立聯絡人」:不論是匯入檔案是否有編號,只要根據您所指定的對應欄位規則,找不到該位聯絡人,就會新建立一筆ˋ聯絡人/匯入捐款資料。
  • 「不要建立或更新聯絡人」:將不會新增任何聯絡人。如果你僅需要把捐款紀錄,附加於系統已存在的聯絡人,請選擇此選項。

欄位「尋找聯絡人欄位對應規則」:您可以利用任一欄位來進行捐款人與捐款資料的配對,系統預設的聯絡人欄位「配對」設定是基於嚴謹重複配對規則。在配對時要求聯絡人姓氏、名字、電子郵件地址三者都相同,系統才會判定該筆資料屬於同一個聯絡人。

如果檔案是分開的,您可以參考這篇「匯入聯絡人資料」先匯入捐款人資料,再匯入捐款記錄,並配對捐款到所屬的捐款人。

 

捐款範例檔

若匯入其他管道的捐款紀錄,後續要開立捐款收據,請務必在匯入檔案包含「收據開立日期」欄位(通常與收到日期同一天,但必須要獨立一個欄位「收據開立日期」來匯入),就能在匯入後,批次開立捐款收據。匯入檔案中需要包含「收據開立日期」也請參考 範例檔案:捐款匯入.csv

欄位說明

  • 第一行是欄位標題,如果第一列是欄位名稱(例如「聯絡人編號」、「捐款金額」等),請勾選此框

  • 聯絡人類型
    ­如果您要匯入的是個人捐款記錄,請選擇「個人」
    ­請為您匯入的捐款人選擇適當的聯絡人類型,例如「組織」或「家庭」
    ­(注意:如果您沒有看到組織或家庭類型,應該是內建的聯絡人類型已停用)
  • 匯入模式
    在每次匯入程序中,您都可以選擇插入新的捐款記錄,或更新現存記錄,但您不能在一次匯入時同時執行兩個操作
  • ­插入新捐款
  • ­更新現有捐款
    您需要在匯入檔案內加上一欄辨識編號(例如系統自動建立的捐款編號、帳單編號、或交易編號),用來與現存紀錄做配對
  • 建立新聯絡人
    ­每次匯入時,系統會檢查每筆捐款,依照所選的欄位規則來尋找對應聯絡人。當找不到聯絡人時,你可以選擇以下幾種動作:
    • 匯入資料沒有ID時便建立聯絡人
      是建議的預設值,也是最安全的方式避免重複建立過多聯絡人。這個選項將會檢查每筆捐款是否包含聯絡人的系統編號,或是外部編號,僅僅在沒有這些編號對應時,才會嘗試建立新的聯絡人
    • 找不到時便建立聯絡人
      只要欄位對應沒有發現聯絡人,就會建立新的聯絡人
    • 不要建立或更新聯絡人
      將不會新增任何聯絡人,如果你僅需要把捐款紀錄附加於系統已存在的聯絡人,請選擇此選項
  • 尋找聯絡人欄位對應規則
    使用上面選擇的規則將會檢查每一行匯入的資料欄位,以對應正確的聯絡人。你也可以新增去重複規則
  • 日期格式
  • 採用已預先儲存的欄位配對
    如果您匯入檔案的欄位與先前的匯入檔案相似,您可以儲存欄位配對的記錄,並在此選擇已儲存的欄位配對

對應欄位

您所匯入檔案的前兩筆資料將顯示在下方,請逐一檢視並在右邊「與 CiviCRM 欄位配對」的下拉式選單之中,選擇合適的資料庫欄位進行配對。若有您欲忽略的資料庫欄位,請選擇 「不要匯入」 。

如果您可能從相同資料來源匯入額外資料,在您進行下一步之前,請勾選本頁下方 「儲存此欄位配對」。已儲存的配對將可在您下次匯入資料時再度使用。

您也可以藉由按住右邊的拖曳符號,來更改欄位順序。

拖曳更改欄位順序

 

預覽

以下資料預覽了您在 CiviCRM 匯入資料的結果。重新檢查總數以確保它們代表您的預期結果。

如果您要繼續處理,請按「立即匯入」。

  • ­總列數
    上載檔案中的總列數(捐款紀錄)
  • ­無效列(略過)
    欄位中有無效資料,這些行的內容沒有匯入。可以點選「下載錯誤」的檔案,其中會標明匯入無效的原因
  • ­有效列數
    將匯入的總列數

摘要

若成功匯入:

 

若匯入錯誤,請參考「聯絡人 > 匯入 > 匯入錯誤的訊息提示&修正秘訣」。

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