聯絡人常見問題

聯絡人被刪除了,如何找回?

您可以在進階搜尋裡,勾選「搜尋資源回收桶」,然後點下「搜尋」,即可找到被刪掉的人,瀏覽其資訊。

搜尋資源回收桶範例

如何搜尋 Email 被凍結的聯絡人?

如何搜尋 Email 被凍結的聯絡人?
Email 凍結通常是由系統標註的,原因大多是因為 Email 錯誤,被郵件伺服器退信,或是因為寄送大量郵件,被郵件伺服器誤判,而列為黑名單。
若要尋找 Email 被凍結的聯絡人,可以透過「自訂搜尋」的功能,將搜尋條件設定為「個人」、「凍結」 = 「1」,即可找出目前 Email 被凍結的聯絡人,如下圖所示:
利用自訂搜尋找出凍結的聯絡人
您也可以為這些聯絡人解除凍結,只需在下方的聯絡人搜尋結果,找出欲解除凍結的聯絡人並勾選,然後在「更多動作」中選擇「解除凍結的Email」,即可為選取的聯絡人解凍,如下圖所示:
為聯絡人解凍

為何每次報名活動都會建立新的聯絡人,而不會更新現有資料?

聯絡人每次填寫完活動報名表單後,就會建立一筆新的聯絡人資料,以致於產生多筆重複的聯絡人資料,無法統整聯絡人記錄。這是因為活動訊息所引用的「資料表單」,在進階選項中的「更新重複的聯絡人資料?」設定不正確,導致沒有檢查是否已有相同的聯絡人資料存在,而是直接產生另一筆聯絡人資料。建議將此選項設為「更新對應的聯絡人」,系統會自動比對並更新現有的聯絡人資料。您也可以參考線上手冊的「建立資料表單」,瞭解關於進階選項的各項設定功能。
若是已有多筆重複的聯絡人資料,您可以利用「聯絡人」功能下的「合併重複聯絡人」選項,然後設定篩選規則(也就是判定重複資料的規則,最基本的是可以 email 來判定是否重複;或是可以結合 email、姓氏、名字等多個欄位在判定聯絡人資料是否重複),再按「使用規則」即可合併重複聯絡人,且會保留活動報名的記錄。您也可以參考線上手冊的「合併重複聯絡人」來瞭解合併聯絡人的操作方式。

外國人或大陸地區郵寄地址及電話無法套用目前格式

若要提供其他國家地址格式給聯絡人紀錄海外地址,尤其是「縣市、省、州」,須先啟用「國家」與「縣市」選項

步驟一、路徑:設定 > 全域設定 > 地區與語系
在「聯絡人地址欄位 - 選擇值」,當中「可選用的國家」選到右側。再將「可選用的縣市」選到右側。(通常選用國家,就需要選縣市)。
可選用的國家、縣市
步驟二、路徑:設定 > 全域設定 > 地址格式設定 > 編輯地址,也要勾選國家
國家也要勾選

如何同步網站使用者到 CRM 聯絡人

若您同時使用netiCRM系統和netiCRM為您所架設的網站,正常來說,新建立聯絡人時會同時建立一個相對應的網站使用者,並做綁定。
但有時候會有例外,有些網站使用者可能會沒有對應的聯絡人,這時可以點選設定>管理>同步使用者到聯絡人,並照著步驟執行。完成之後,這些使用者應該就跟原來的聯絡人綁定了。

點選同步使用者到聯絡人

自訂欄位和資料表單的差異

netiCRM是資訊整合運用的平台,資訊的來源有內部(組織本身,如組織協助無法上網的支持者報名)或外部(組織以外,如支持者在線上報名活動)。
要收集什麼樣的資訊,以組織定義為主,因此:

  • 「自訂欄位」主要用於netiCRM內部(組織)記錄聯絡人(個人、組織、家庭)的資訊欄位。
  • 「資料表單」則用於向外部(組織以外)收集資料使用的介面設定,並可崁入到「活動」、「募款」頁面,甚至netiCRM之外的網頁使用。
資料表單的欄位除了預設的欄位,也可使用自訂的欄位。
資料表單和自訂欄位差異示意圖

建立欄位時能夠選擇不同的欄位類型,例如「捐款」、「聯絡人」,這些類型有什麼不同呢 ?
如果這個欄位的類型是「捐款」,表示這筆資料是跟著捐款的,同一個「聯絡人」可以有好幾筆「捐款」資料,但一筆捐款只能對應到一個「聯絡人」。
舉例來說,當你建立了一個名叫「備註」的欄位,其類型是「捐款」時,每筆捐款都能有不同的「備註」。但如果將類型設成「聯絡人」,則同一位聯絡人的每一筆捐款,裡面的備註都是一樣的,因為這個「備註」是伴隨在「聯絡人」之下。

「自訂欄位」與「資料表單」填入資料後,都會匯集到「聯絡人總覽」

群組&標籤(Tag)差異為何

從概念上來區別兩者,標籤Tag用於「描述性」的區別或分類,群組則是用來群化聯絡人,對這群人作功能性的行為,例如郵寄電子報。從這個角度來看,志工、吃素、音樂家,就可使用標籤tag,至於有實際操作需求的,例如贊助會員、初始支持者、電子報訂戶,就可設定為群組,方便隨時把符合條件的聯絡人加入。

另一個區別的方法是,標籤能使用於聯絡人、任務,而群組只能使用於聯絡人。

群組的使用性與操作性較大,群組可使用於各個功能(特別是電子報)、也可動態地,隨時把符合您自定條件的聯絡人自動歸類到某群組的「智慧型群組」設計(例如設定一個智慧群組,可把捐款累積超過十萬的聯絡人自動歸到這個群組),且可與Drupal Organic Groups連結。

有群組與標籤的好處是可以使用AND與OR來搜尋。比如說支持者系統中有記者、志工、會員群組,並用標籤註明群組中哪些人對研發、藝術、歷史有興趣。搜尋後可以發現其中某些記者對研發或藝術有興趣,志工與會員群組只對歷史有興趣,其他各種可能的組合。

如何自訂搜尋聯絡人結果的欄位

系統預設的搜尋聯絡人欄位,有電子郵件、地址、電話等。如果我們想要自訂這個搜尋結果呈現的欄位,應該如何做呢?

1. 建立一個新的資料表單
路徑為:聯絡人 > 管理 > 資料表單。
點選「增加資料表單」,建立一個新的資料表單。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.填入資料表單名稱,舉例為「自訂搜尋測試」;在表單設定中,「使用於」這一列都不要勾選。完成其他設定後按儲存。

3. 新增你想要在搜尋結果列呈現的欄位
編輯欄位設定的時候,記得讓需要顯示的欄位選為公開頁面,並且將結果欄打勾。

舉例自訂欄位:姓氏、名字、身分證字號、手機、電子郵件、註記、服務單位/就讀學校。
提醒您,此處為聯絡人搜尋,僅能呈現聯絡人和個人類型的欄位,若您要搜尋跟捐款或活動相關,請前往捐款或活動選單內的搜尋功能。
 
4.設定表單和欄位後,到系統管理頁面>選擇全域設定 > 搜尋設定
 
 
 
 
5. 進入搜尋設定後,「預設聯絡人搜尋檔案」選擇剛剛加入的資料表單(自訂搜尋測試)並儲存。

6. 再試試搜尋聯絡人的功能,搜尋結果就會出現我們剛剛自訂的欄位囉!
 
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