匯入參加者

匯入活動參加者的方式有兩種,一種為直接在活動功能中匯入參加者;另一種則是先匯入聯絡人之後,才將匯入的聯絡人選為活動參加者。
在活動功能中直接匯入參加者是較快速、方便的做法,然而如果想要搜集、登錄參加者較為完整的個人聯絡資料,則須先匯入聯絡人,之後才將其登記為活動參加者。

  1. 在活動功能中匯入參加者
  2. 先匯入聯絡人後再匯入活動

在活動功能中匯入參加者

從上方工具列選擇「活動 > 匯入參加者」,上傳有報名資訊的csv檔案。匯入的csv檔案各欄位格式可參考範例檔案:匯入活動參加者
匯入的畫面如下圖所示:

在活動功能中匯入參加者
 

在匯入「參加者」時,針對「重複的項目」若是選擇「略過」或「不進行檢查」,則欄位對應裡,會有「姓」、「名」等用來對應聯絡人的欄位可選。若是選擇「更新」,就不會有姓名欄位可供選用。只能用「參加者編號」來作對應(適用於先匯出CRM裡的活動名單、修改後再匯入的情境)。

匯入檔案後,一一對應csv檔與CRM系統與中的各項欄位。其中,「Event ID(活動ID)、參加者狀態編號、名字、外部編號、姓氏、系統編號、電子郵件」為必填欄位。

匯入活動的欄位對應
匯入完成後,即可在匯入的活動(即Event ID代表的活動)中找到匯入的參加者。

 

先匯入聯絡人後再匯入活動

若要匯入完整的活動參加者資料(也就是包括聯絡人的所有欄位),必須先將這批名單匯入聯絡人,再將已匯入的聯絡人資料加上活動參加紀錄)。首先將紙本報名表整理成excel檔,並且確認報名欄位與CRM系統中的完全一致,並存為csv.格式的檔案。

注意!
紙本報名者的報名欄位與線上報名的表單欄位完全一致才能匯入無誤。(例如:姓、名分開;地址也要將縣市、鄉鎮市區與路名拆開)

匯入聯絡人

接著前往CRM系統「聯絡人」功能,點選左欄「匯入聯絡人資料」並上準備好的csv.檔匯入聯絡人。有關匯入聯絡人的步驟,請參考匯入聯絡人資料。在匯入的第三步驟中,可以為本次匯入的聯絡人加入標籤(如:2017 CRM教育訓練紙本報名者),方便後續將本次匯入的聯絡人加至活動中。

匯入聯絡人時增加標籤,提高辨識度

 

匯入的第一步驟中,「針對重覆聯絡人」請勾選「更新」,即可確保匯入的名單都是最新資料。

匯入活動參加者

前往「聯絡人」,在右欄搜尋條件的「任何標籤」下拉選單,選擇您剛才匯入時建立的標籤,如下圖所示:

在聯絡人搜尋時,限定標籤為匯入時新增的標籤

 

在搜尋結果勾選「搜尋到的紀錄」然後從下拉選單選擇「新增聯絡人到活動」後,按「執行」,如下圖所示:

新增聯絡人到活動

 

之後選擇要將這些聯絡人加入的活動。若活動已截止報名,請按下方「列出過去的活動」即可顯示所有活動,請選取您要報名的活動,如下圖所示:

將聯絡人加入活動

欄位說明

  • 參加者角色
    請選「參加者」,報名日期可視需要調整,參加者狀態請依需求選擇,通常是「已登記」
  • 報名來源
    可填入「紙本報名」
報名登記確認

欄位說明

  • 傳送確認
    若不需要寄送報名確認信,可取消勾選「傳送確認」
  • 註記
    註記欄位可填入欲註記資訊

最後按「儲存」即可。

 

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