網站使用者權限

誰可以看到您組織的CRM網站?是不是一般人不需要登入,就可以看到訂閱電子報的畫面並且完成訂閱?要如何設定才能有這種效果?或者,有沒有可能設定成,有登入的就可以捐款、報名活動,沒登入的就看不到?

更進一步,我組織的同仁專責舉辦活動,能不能讓她只處理活動相關功能,而不能發送電子報或看到捐款資料?或是負責捐款收據的同仁,希望她只看到捐款資料,而不會有機會碰到活動管理或會員管理?

因應組織外部的服務對象及支持者與組織的多樣接觸,與組織內部同仁的分工,本系統提供強大且容易設定的權限管理功能,請詳細閱讀本章,您即可依據組織需求,簡單搞定權限設定!

  1. 權限表的用途
  2. 權限表中預設角色的意義與用途

權限表的用途

利用預設的權限表,依照功能切分權限(例如捐款管理員、活動管理員..),您只需為組織員工勾選權限即可,且一個使用者可以有多重權限。您可由左側選單「網站管理員 > 網站使用者權限」進入管理權限設定表。權限表

 

您可以看到,在您組織租用本系統時,即已內建了包括:匿名使用者、已登入使用者、帳號管理員、會員管理、活動管理員、網站總管、聯絡人管理員、電子報管理員、捐款管理員。並也已經將這些管理角色都勾選了對應的權限。

將角色做這樣,根基於「功能性」的區分,用意在於方便管理與彈性。從「組織內部同仁管理」的角度來看,若您組織分工較細緻,有專責處理活動的同仁,您即可賦予她「活動管理員」的權限(為她新增帳號時,即可直接勾選),這位專責活動的同仁,便不能使用其他權限,例如電子報、會員管理等。

但若您組織常需要一人當好幾個人用的時候,或原本管理電子報的同仁離職,暫時要由管理活動的同仁暫代,您不需要特別開立一個權限同時擁有活動管理與電子報管理,而只需編輯原本負責活動管理的同仁的帳號,將她的角色同時勾選活動管理員與電子報管理員,如此一來即可達到效果。反之,當暫代的職務解除,即可編輯該同仁帳號時取消勾選。

建議您,開始使用本系統時,先以預設的權限來運用,暫時不需要修改。

 

權限表中預設角色的意義與用途

在權限表中,可看到包括匿名使用者、已登入使用者、帳號管理員、會員管理、活動管理員、網站總管、聯絡人管理員、電子報管理員、捐款管理員等角色。點選上方「角色」可以看到系統為不同角色統一進行的權限設定,如下圖所示:

權限表中的角色
 
 
 
 

頁面下方會列出系統中所有的角色,可以點選右方「編輯角色」修改該角色顯示名稱;「編輯權限」則能修改該角色所擁有的系統權限。
不同角色的權限


以下分別說明這些角色的用途:

匿名使用者

這是個常讓人困惑的角色,所謂「匿名」相對的就是「具名」,在網站上的名稱通常是「使用者名稱」也就是ID。有ID就需要密碼登入,登入後,您對您所登入的網站來說即有了身份。而匿名就是沒有使用者名稱ID,沒有登入,沒有身份。沒有登入的一般使用者,就是這裡所謂的「匿名使用者」了。

我們預設的匿名使用者權限包括:存取電子報訂閱/退訂畫面、存取所有自訂欄位、存取已上傳的檔案、進行線上捐款、報名活動、觀看活動資訊、與存取內容。(存取的意思是,可開啟頁面並且使用該頁面的功能)意即,隨機來到您CRM平台的網友,不需登入,即可以訂閱電子報、填寫您要他填寫的欄位(例如加入志工表單)、下載您上傳的附加檔、捐款、看活動介紹頁面並且報名活動、看到您在CRM平台上張貼的文章。

若您想修改預設權限,例如要登入才能報名活動,您就須把匿名使用者的「報名活動」取消勾選並儲存。

註冊使用者

這個角色應很容易理解,有使用者帳號與密碼,並且登入,對CRM平台來說就是具備可辨識的身份。已登入使用者的優點是,舉例來說,同樣的活動報名頁面,已登入使用者,系統會叫出該使用者曾經填過的資料(例如姓名生日地址電話等)顯示在欄位中,就不需再key in了。

聯絡人管理員

「聯絡人」是這個CRM平台的基本單位,有許多設定需要由聯絡人管理員來處理,除了基本的新增/刪除/救回被刪除的聯絡人外,還有包括管理/設定標籤、群組,新增/刪除任務,匯入聯絡人,與查看所有聯絡人。(說明:預設的權限中,僅有聯絡人管理員可以查看所有聯絡人,其它包括活動管理員、會員管理員等權限,都只會看到有參加活動的聯絡人、或擁有會籍身份的聯絡人)

電子報管理員

可看到電子報管理的功能、新增/刪除電子報,因電子報訂閱與群組的設定有關(訂閱電子報,即是把聯絡人加到電子報群組),故電子報管理員也可增加聯絡人與編輯群組。

捐款管理員

可以新增、管理捐款,並設定不同的捐款工具、收據等捐款相關功能。由於捐款時可以同時將捐款者納入聯絡人,因此捐款管理員也可以增加聯絡人。

活動管理員

可以新增/編輯/刪除活動、編輯活動參加者的狀態。因為活動參加狀態是從聯絡人去進行管理,故活動管理員也可以新增聯絡人。

會員管理

可以進入會員管理功能,新增會員、管理/編輯/刪除會員的會籍資料,匯入會員、設定會員類型與規則、界定/設定成為會員>會員資料更新>喪失會籍的規則。

帳號管理員

替同仁或一般使用者開帳號/停用帳號,設定權限、編輯使用者資料、或針對權限表進行編輯,就是我們預設給帳號管理員的權限。通常組織若有mis或人事主管,即可賦予這個帳號管理員的權限。帳號管理員還有一個特殊權限,就是把被刪除的聯絡人救回來。

網站總管

您的CRM平台最高權限者,可以擁有所有角色的權限外,還有其他專屬權限,例如觀看所有聯絡人總覽、觀看報表、設定報表、合併重複的聯絡人、管理選單...。

 

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