合併重複聯絡人

  1. 合併前的準備工作
  2. 設定去重複規則條件

合併前的準備工作

建議可將聯絡人資料匯出當作備份。例如您打算要合併「A群組」裡的重覆聯絡人時,可先將「A群組」的聯絡人匯出來當作備份(如何匯出資料可參考手冊:匯出聯絡人資料)。要注意一件事,那就是要確定您需要的欄位都有在匯出的檔案裡,否則屆時需要取用備份資料時,剛好那個欄位不在匯出檔案裡可就欲哭無淚了...T^T。

設定去重複規則條件

針對重複的聯絡人資料,netiCRM提供有合併重複聯絡人的功能。但在合併之前,首先必須設定去重複規則條件。下圖為目前的去重複規則。
系統預設之去重複規則
 
netiCRM預設提供有六種去重複規則,可分別應用在「個人」、「家庭」及「組織」等聯絡人類型。其中「嚴謹」的合併規則會在匯入資料時自動進行比對和套用(「模糊」則是用於手動新增或編輯時),由於常常有管理員更動系統預設的「嚴謹」合併規則,卻忘了改回原設定,使得系統自動合併失靈。有鑑於此,我們已將「嚴謹」的合併規則鎖定、禁止編輯。
您可以另外新增去重複規則,或是編輯現有的「模糊」規則。以下就編輯現存的聯絡人規則當範例說明。下圖為去重複規則的編輯畫面。
編輯去重複規則


netiCRM可根據設定的欄位,來分辨兩筆聯絡人資料是否重複。例如同名同姓也許是重複資料,但也可能不是,所以需要其他欄位輔助;所以除了姓名之外,也許還需要加上 Email 是否相同,以分辨兩筆資料為重複聯絡人的可能性。

為盡量減低分辨錯誤的可能性,我們可以設定權重值(threshold)。各個權位都可以設定權重值,例如姓氏相同的給予 5 分權重、名字相同給予 7 分權重、Email 相同給予 10 分權重,但要總權重值達 20 分才能辨認為「重複」。因此,如果姓氏與名字相同的話,也只獲得 12 分權重,仍不會為判定為重複聯絡人。

有些關鍵的欄位,則可設定為較高的權重值,例如我們另外新增「身分證字號」欄,並給予 20 分權重,表示只要身分證字號相同就一定是重複聯絡人。

儲存之後,回到合併重複聯絡人的畫面,點擊「使用規則」連結即可以此規則對所有聯絡人資料進行分析、比對(也可選擇只針對特定群組)。接續系統就會自動找出所有符合去重複規則的聯絡人資料,並提示您繼續為這些聯絡人資料進行合併。
若您要更改預設的「嚴謹」合併規則,請透過客服中心向我們提出需求。

 

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