資料整理:匯入的前置作業

匯入欄位預先整理

準備匯入的資料是一個需要細心與耐心的工作,建議派組織最細心的成員來處理最好,再搭配我們準備的幾個重點,可讓您的組織有個好的開始:

  1. 本系統可以接受的「匯入」格式,有csv格式與SQL資料庫匯入。
  2. 我們提供 資料清整工具 可協助您分割姓名、地址欄位。此為netiCRM客戶專屬工具,請先以您的客服帳號登入netiCRM.tw才能開啟工具喔!
  3. 詳細的資料格式如下,可參考範例檔案
    • 為你的名單編號,以供再度匯入時,可供聯絡人編號的對應(外部編號)
    • 姓/名分開成兩個不同欄位( 如 excel 有分割欄位的功能,或請多利用 資料清整工具 。)
    • 地址格式要多區分出:縣市、鄉鎮市區、街道地址、郵遞區號;另外,臺跟台也要區分清楚,例如:「臺」北可正確匯入、「台」北則無法匯入,請多善用 資料清整工具 。
    • 確認地址的行政區域,例如現行的「新北市」,要匯入的檔案不能寫成台北縣。
    • 各種日期格式:只能接受西元,若您的日期格式為民國,請先行利用excel函數功能,將民國改為西元。資料清整工具,僅能協助將日期改為西元的 YYYY-MM-DD (例如1996-01-01)
    • Email不能有空格,否則會被系統判斷為無效的,導致無法匯入
       
  4. 把這份檔案存成.csv格式,轉存成.csv格式,欄位分隔符使用「 , (英數半形逗號)」,
    文字分隔符使用「 " (英數半形雙引號)」包住文字。

    例:"ex@ex.org.tw","test@test.org.tw"

  5. 設定重複聯絡人的規則,系統將依據預設的重複規則,進行資料重複比對。當查詢到重複的聯絡人時,新資料就會依照匯入時選擇的合併方式,進行「填入」或「覆蓋」的處置。
  6. 做完這些基本的處理後,您可以試著匯入囉!下一節有詳細的匯入步驟畫面。

 

工具:
excel 有分割欄位的功能,可以將一個欄位裡的資料,切出固定寬度或特定字元。全部搜尋/取代也是好幫手。

若匯入的資料較複雜且量大,建議以2000筆為每次匯入的數量。

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