資料整理:匯入的前置作業

準備匯入的資料是一個需要細心與耐心的工作,建議派組織最細心的成員來處理最好,再搭配我們準備的幾個重點,可讓您的組織有個好的開始。

資料整理工具

調整匯入檔的資料格式

設定重複聯絡人比對規則

 

資料整理工具

  • 本系統提供資料清整工具,協助您進行「姓名」「地址」欄位的分割,和基本資料格式的轉換,本系統用戶只要登入網站、點選連結(資料清整工具),即可開始使用。
     
  • 若匯入的資料較複雜且量大,建議一次以2000筆為單位,分批匯入捐款資料。
     
  • excel 也有分割欄位的功能,可以將一個欄位裡的資料,切出固定寬度或特定字元。「全部搜尋/取代」也是很值得多加運用的功能。

調整匯入檔的資料格式

本系統可以接受的「匯入」資料格式,有csv格式與SQL資料庫。

除了可以手動修改資料檔格式,我們也提供 資料清整工具 ,可協助您分割姓名、地址欄位。此為netiCRM客戶專屬工具,請先以您的客服帳號登入netiCRM.tw才能開啟工具喔!

常見的資料格式問題如下,請根據說明修正資料檔:

  • 地址格式:地址需分段匯入「縣市」、「鄉鎮市區」、「街道地址」、「郵遞區號」,如下附圖。臺跟台也要區分清楚,例如:「臺」北可正確匯入、「台」北則無法匯入 。另外也請確認地址的行政區域,例如現行的「新北市」,要匯入的檔案不能寫成台北縣。


 

  • 日期格式:匯入的日期應為西元制,若為您的檔案以民國制,請先行利用excel函數功能,將民國改為西元。資料清整工具,僅能協助將日期改為西元的 YYYY-MM-DD (例如1996-01-01),詳細的匯入格式,請參考以下附圖


 

  • Email格式:不能有空格,否則會被系統判斷為無效的,導致無法匯入
     
  • 匯入群組:若要匯入多個群組名稱,請用"|"間隔開來,如下附圖。

  • 存檔:格式修正完成後,請將檔案存成.csv格式,轉存成.csv格式,欄位分隔符使用「 , (英數半形逗號)」,文字分隔符使用「 " (英數半形雙引號)」包住文字。例:"ex@ex.org.tw","test@test.org.tw"


設定重複聯絡人比對規則

當匯入的資料檔,皆包含「姓氏」「名字」「email」三欄位資料,即不須另外設定比對規則。但當資料檔缺少「email」欄位時,請新增一個重複聯絡人的比對規則,套用到本次匯入作業中,才能成功匯入檔案(如下附圖)。詳細設定規則,請參考線上手冊:設定重複聯絡人的規則

不論是要使用「個人預設-(電子郵件,排序名稱)」或是用其他自訂規則,匯入的csv檔案要有姓氏、名字、電子郵件三個欄位,但欄位為空值。例如「個人預設-(電子郵件,排序名稱)」來匯入對應,準備的檔案中,電子郵件、名字欄位有資料,姓氏欄位空白。這樣方可正常匯入。

做完這些基本的處理後,您可以試著匯入囉!下一節有詳細的匯入步驟畫面。

 

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