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常見問題

聯絡人

如何同步網站使用者到 CRM 聯絡人

若您同時使用netiCRM系統和netiCRM為您所架設的網站,正常來說,新建立聯絡人時會同時建立一個相對應的網站使用者,並做綁定。
但有時候會有例外,有些網站使用者可能會沒有對應的聯絡人,這時可以點選設定>管理>同步使用者到聯絡人,並照著步驟執行。完成之後,這些使用者應該就跟原來的聯絡人綁定了。

點選同步使用者到聯絡人
聯絡人被刪除了,如何找回?

您可以在進階搜尋裡,勾選「搜尋資源回收桶」,然後點下「搜尋」,即可找到被刪掉的人,瀏覽其資訊。

搜尋資源回收桶範例
如何自訂搜尋聯絡人結果的欄位
系統預設的搜尋聯絡人欄位,有電子郵件、地址、電話等。如果我們想要自訂這個搜尋結果呈現的欄位,應該如何做呢?

1. 建立一個新的資料表單
路徑為:聯絡人 > 管理 > 資料表單。
點選「增加資料表單」,建立一個新的資料表單。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.填入資料表單名稱,舉例為「自訂搜尋測試」;在表單設定中,「使用於」這一列都不要勾選。完成其他設定後按儲存。

3. 新增你想要在搜尋結果列呈現的欄位
編輯欄位設定的時候,記得讓需要顯示的欄位選為公開頁面,並且將結果欄打勾。

舉例自訂欄位:姓氏、名字、身分證字號、手機、電子郵件、註記、服務單位/就讀學校。
提醒您,此處為聯絡人搜尋,僅能呈現聯絡人和個人類型的欄位,若您要搜尋跟捐款或活動相關,請前往捐款或活動選單內的搜尋功能。
 
4.設定表單和欄位後,到系統管理頁面>選擇全域設定 > 搜尋設定
 
 
 
 
5. 進入搜尋設定後,「預設聯絡人搜尋檔案」選擇剛剛加入的資料表單(自訂搜尋測試)並儲存。

6. 再試試搜尋聯絡人的功能,搜尋結果就會出現我們剛剛自訂的欄位囉!
 
群組&標籤(Tag)差異為何

從概念上來區別兩者,標籤Tag用於「描述性」的區別或分類,群組則是用來群化聯絡人,對這群人作功能性的行為,例如郵寄電子報。從這個角度來看,志工、吃素、音樂家,就可使用標籤tag,至於有實際操作需求的,例如贊助會員、初始支持者、電子報訂戶,就可設定為群組,方便隨時把符合條件的聯絡人加入。

另一個區別的方法是,標籤能使用於聯絡人、任務,而群組只能使用於聯絡人。

群組的使用性與操作性較大,群組可使用於各個功能(特別是電子報)、也可動態地,隨時把符合您自定條件的聯絡人自動歸類到某群組的「智慧型群組」設計(例如設定一個智慧群組,可把捐款累積超過十萬的聯絡人自動歸到這個群組),且可與Drupal Organic Groups連結。

有群組與標籤的好處是可以使用AND與OR來搜尋。比如說支持者系統中有記者、志工、會員群組,並用標籤註明群組中哪些人對研發、藝術、歷史有興趣。搜尋後可以發現其中某些記者對研發或藝術有興趣,志工與會員群組只對歷史有興趣,其他各種可能的組合。

自訂欄位和資料表單的差異

netiCRM是資訊整合運用的平台,資訊的來源有內部(組織本身,如組織協助無法上網的支持者報名)或外部(組織以外,如支持者在線上報名活動)。
要收集什麼樣的資訊,以組織定義為主,因此:

  • 「自訂欄位」主要用於netiCRM內部(組織)記錄聯絡人(個人、組織、家庭)的資訊欄位。
  • 「資料表單」則用於向外部(組織以外)收集資料使用的介面設定,並可崁入到「活動」、「募款」頁面,甚至netiCRM之外的網頁使用。
資料表單的欄位除了預設的欄位,也可使用自訂的欄位。
資料表單和自訂欄位差異示意圖

建立欄位時能夠選擇不同的欄位類型,例如「捐款」、「聯絡人」,這些類型有什麼不同呢 ?
如果這個欄位的類型是「捐款」,表示這筆資料是跟著捐款的,同一個「聯絡人」可以有好幾筆「捐款」資料,但一筆捐款只能對應到一個「聯絡人」。
舉例來說,當你建立了一個名叫「備註」的欄位,其類型是「捐款」時,每筆捐款都能有不同的「備註」。但如果將類型設成「聯絡人」,則同一位聯絡人的每一筆捐款,裡面的備註都是一樣的,因為這個「備註」是伴隨在「聯絡人」之下。

「自訂欄位」與「資料表單」填入資料後,都會匯集到「聯絡人總覽」

外國人或大陸地區郵寄地址及電話無法套用目前格式

若要提供其他國家地址格式給聯絡人紀錄海外地址,尤其是「縣市、省、州」,須先啟用「國家」與「縣市」選項

步驟一、路徑:設定 > 全域設定 > 地區與語系
在「聯絡人地址欄位 - 選擇值」,當中「可選用的國家」選到右側。再將「可選用的縣市」選到右側。(通常選用國家,就需要選縣市)。
可選用的國家、縣市
步驟二、路徑:設定 > 全域設定 > 地址格式設定 > 編輯地址,也要勾選國家
國家也要勾選
為何每次報名活動都會建立新的聯絡人,而不會更新現有資料?

聯絡人每次填寫完活動報名表單後,就會建立一筆新的聯絡人資料,以致於產生多筆重複的聯絡人資料,無法統整聯絡人記錄。這是因為活動訊息所引用的「資料表單」,在進階選項中的「更新重複的聯絡人資料?」設定不正確,導致沒有檢查是否已有相同的聯絡人資料存在,而是直接產生另一筆聯絡人資料。建議將此選項設為「更新對應的聯絡人」,系統會自動比對並更新現有的聯絡人資料。您也可以參考線上手冊的「建立資料表單」,瞭解關於進階選項的各項設定功能。
若是已有多筆重複的聯絡人資料,您可以利用「聯絡人」功能下的「合併重複聯絡人」選項,然後設定篩選規則(也就是判定重複資料的規則,最基本的是可以 email 來判定是否重複;或是可以結合 email、姓氏、名字等多個欄位在判定聯絡人資料是否重複),再按「使用規則」即可合併重複聯絡人,且會保留活動報名的記錄。您也可以參考線上手冊的「合併重複聯絡人」來瞭解合併聯絡人的操作方式。

如何搜尋 Email 被凍結的聯絡人?
如何搜尋 Email 被凍結的聯絡人?
Email 凍結通常是由系統標註的,原因大多是因為 Email 錯誤,被郵件伺服器退信,或是因為寄送大量郵件,被郵件伺服器誤判,而列為黑名單。
若要尋找 Email 被凍結的聯絡人,可以透過「自訂搜尋」的功能,將搜尋條件設定為「個人」、「凍結」 = 「1」,即可找出目前 Email 被凍結的聯絡人,如下圖所示:
利用自訂搜尋找出凍結的聯絡人
您也可以為這些聯絡人解除凍結,只需在下方的聯絡人搜尋結果,找出欲解除凍結的聯絡人並勾選,然後在「更多動作」中選擇「解除凍結的Email」,即可為選取的聯絡人解凍,如下圖所示:
為聯絡人解凍

捐款

適用開窗信封的收據,要買哪種規格的信封?該怎麼折?
  1. 可以購買與 https://www.longtai.com.tw/product.aspx?id=13635 相同規格的信封(11.5公分x22.7公分)
  1. 可以參考下圖,折法是: 類似三折,但不是平均的三等分,調整成讓收據高度比信封略小,地址就可以對到開窗處/不會亂跑了。
­修改定期定額的捐款期數?

定捐捐款人想要修改原本承諾的期數,怎麼辦?

因期數資訊都儲存在金流公司端,因此無法從CRM來修改定捐期數。

若要更改期數,請從後台取消該筆定期定額捐款,也請捐款人透過捐款頁,重新進行一次定期捐款,重新填入欲捐款的期數。

取消定期定額捐款的方式,請參考手冊說明

­修改定期定額捐款的信用卡卡號

定捐捐款人卡片到期,需要換新卡續捐,或是想換另一張卡捐款,怎麼辦?

由於 CRM 系統本身不會儲存信用卡的資訊(信用卡資訊都儲存在金流公司端),因此無法從CRM來修改信用卡卡號。

若要更換信用卡,請從後台取消該筆定期定額捐款後,再請捐款人透過捐款頁,重新進行一次定期捐款。

取消定期定額捐款的方式,請參考手冊說明

­被顯示「交易拒絕」的定期定額捐款資料,會如何處理?會再重新送出申請資料嗎?

會於次月同日繼續做定期定額作業。
當月份不會再繼續作扣款動作。

設定「捐款管理員」

為專職募款、會計人員設定「捐款管理員」,有助於組織相關工作的營運與管理,比如說將捐款人資料匯出,做相關應用的基礎數據(如捐款收據套印、整理報表等)。以下說明如何設定「捐款管理員」。

  1. 進入「聯絡人」系統,點選左上方「新增/管理網站使用者」
  2. 進入「使用者」頁面,點選「新增使用者」頁籤
    填寫必填欄位(基本帳號資料)
    勾選「 捐款管理員」角色、 「通知使用者有了新帳號」
  3. 最後點選「註冊新帳號」按鈕,即完成設定。

 

延伸閱讀:權限控制

 

­已經失效的信用卡,設定的捐款期數未到前(例如:設定捐款36期,第20期信用卡期限到期失效)還是會一直每月定期送資料,送到期數(36)截止嗎?

是的,系統仍會繼續執行定期定額作業,直到系統再次上傳檔案修改或刪除該定期定額作業。

定期定額捐款人想要提高/修改每月捐款金額?

若有捐款人想要提高/修改定期定額捐款金額,需請該捐款人利用定期定額捐款頁重新進行一次定期定額捐款。
因為每一筆交易每月能成功扣款,需仰賴金額一致,故無法修改原本的定捐金額來達到需求。
原本舊的定期定額,則需到後台取消。

取消定期定額捐款的方式,請參考手冊說明

在登入時幫他人填寫捐款頁

有一種狀況,捐款管理員會從「前台」,也就是給一般人填寫的線上捐款頁面來新增捐款,通常是拿到紙本的信用卡捐款授權書,上面有包括姓名、卡號與金額等資料,這時,捐款管理者會直接開啟一個線上捐款頁,「代替」捐款人輸入資料與卡號等來完成捐款。

通常從前台代為輸入捐款資料完成線上刷卡,是很直覺的方式。但問題在於,管理者通常在「登入狀態」下,從捐款頁輸入資料。這種方式會導致管理者自己的CRM個資,被自己從前台輸入的捐款者資料給覆蓋(因為在登入狀態下,系統會在捐款頁/活動報名頁帶出登入者的個人資料,讓輸入捐款的人利用捐款頁填資料的同時也更新自己在系統裡的個資),連帶也把捐款紀錄在管理者自己的CRM profile裡。所以在登入狀態下,是不該代替他人填寫捐款頁或進行活動報名的。

為了避免管理者資料被他人的資料覆蓋的情形,我們目前已完成「防呆」功能,在登入的狀態下,包括姓氏、名字、email這三個欄位都會鎖住,讓登入者無法更新這三個欄位,並在下方提示訊息「您現在登入中,系統自動帶入一些欄位的資料並鎖住,以避免替自己之外的人填寫表單後,自己的個資被覆蓋。若您要為其他人填寫表單,請先登出系統。

同樣的,若貴組織的CRM系統提供會員登入功能,只要貴會會員在登入狀態下,進行捐款或活動報名時,都將會啟動防呆,以避免會員自己的資料被覆蓋。

收據編號流水號的編輯/修改

收據編號

  • 系統預設的收據編號自動產生格式
    • ​收據編號(流水號)
      每月重新歸0
    • 收據編號
      「自動」(透過線上捐款來的)
      「手動」(手動新增捐款進入CRM)
    • 自動產生的格式
      A201301-000001(說明:Ayyyymm-流水號)
    • 手動產生的格式
      M201302-000001(說明:Myyyymm-流水號)
  • 捐款收據編號起始規則
    目前皆預設為「%Y%M」(即為上方列出的A201301-000001格式)
    注意,若對此規則進行變更調整,將不會套用到之前已經開出的收據編號!

編輯/修改收據編號流水號

若組織有自己的手開收據,想要利用捐款的收據編號欄位,來紀錄手開收據的編號,可按下收據編號欄位右方的「更改收據編號」進行修改。

請注意,一旦修改了系統產生的收據編號之後,可能會造成系統產生的流水號收據編號不連號。

 

金流公司的對帳報表顯示捐款是成功的,但捐款管理系統上的狀態卻是「處理中」?

此種狀況,表示資料從金流公司回傳到我方系統的時候,傳輸有中斷,故我方系統的捐款狀態沒有改變(正常狀況下,利用信用卡捐款者,我方系統的捐款狀態應該只有兩種狀態:已完成或已失敗)

要如何判斷是否是傳輸出問題導致我方系統的捐款狀態沒有正常反應?「註記欄位有無資訊」

  1. 成功的刷卡
    在註記欄位會有來自金流公司回傳的資訊
  1. 失敗的刷卡
    金流公司回傳的失敗原因會紀錄在註記欄位
  1. 金流公司的訊息回傳過程發生錯誤
    此筆表示我方系統沒收到金流公司回傳的資訊(因傳輸受阻導致)故沒有註記欄位,收到日期也沒有正常顯示

這種情形偶爾會發生。
若有此狀況,請以金流公司的報表為準,因為確實有收到款。

FYI:
金流資料傳輸流程:
CRM平台填寫表單 > 連到金流公司頁面進行刷卡 > 成功/失敗 > 回傳到CRM平台
這中間有三段是經由網路傳輸,而網路偶爾會有中斷(這常常發生,台灣的網路品質大家都知道很爛)

請問與金流公司的列表對帳,有什麼好方法?

「訂單編號」才是唯一能夠與金流公司對帳的參考。

以時間、金額,都不是對帳參考的基準,因此無論是搜尋、列表頁面、匯出捐款等等,建議都以訂單編號做基準來對帳,金流公司提供的清單,可和netiCRM的清單互相核對。

以智付通匯出的資料為例,用來核對的是「商店訂單編號」這欄

可以對應netiCRM的「交易編號」這欄

 

也可以匯出資料核對

 

­收到藍新發出的「定期定額有誤」通知?

您好:

貴商家的定期定額有誤,-11為New 時key重複
煩請確認
謝謝

759999,377,4311********9905,VISA,201803,333,33,New,01,0,-11

(下略)

收到這類通知是正常情形。若您接到藍新發送的通知如上,那是藍新從系統發出的自動通知信,代表定期定額的處理狀況。

我方系統處理定期定額的標準處理程序是:

  1. 加入定期定額時,系統會統一將定期定額資料送出給藍新。若沒有正確收到藍新的回應,第二天系統會再送資料一次
  2. 系統第二次送資料給藍新之後,藍新實際上第一天已經加入,藍新不會將資料加入造成重覆
  3. 此時我們系統也應該正確收到藍新第二天的回覆,不會再重複送出請求
  4. 藍新第三天,會偵測到前一天我們送出的通知,因此才發信「重複通知」給您,因此可直接忽略

 

捐款人信用卡帳單上面的受款者不是我?!

線上刷卡後,部分捐款人的信用卡帳單出現的受款者是【金流廠商】而非捐款組織名稱,因而產生疑惑。

每家銀行的信用卡帳單顯示方式不同,才會有此狀況。netiCRM的線上捐款系統皆是透過金流公司代收,金流代收後撥款至組織的銀行帳戶。您可以:

  1. 向捐款人說明捐款受款者仍是組織,請捐款人放心。
  2. 向金流客服反應此問題。
  3. 雖不保證必能更動銀行帳單的顯示方式,但可向我們反應是哪家銀行,我們會再次透過金流業務窗口向銀行反應此問題。
如何刪除捐款紀錄(答:不可以!)

因為捐款紀錄有多種用途(組織徵信、個人抵稅、支持者關係管理...等),為避免誤刪捐款紀錄導致後續問題,目前我們已全面移除刪除捐款的功能。

建議可以使用捐款狀態(取消),來處理手誤等捐款紀錄錯誤的狀況。

捐款失敗/取消的狀態與日期

2017年四月以前,系統會將捐款交易失敗的失敗日期,放在「收到日期」的欄位裡,乍看之下很難理解(失敗?收到日期?):

 

2017年五月以後,我們修改了這個問題:

  • 將失敗的收到日期,移到「取消日期」欄位,改成「失敗或取消日期」
  • 若有失敗原因,移到「取消原因」欄位,改成「失敗或取消原因」
  • 若在後台手動修改捐款狀態為「失敗」,就會出現上述兩個欄位可供紀錄。
  • 把捐款列表/搜尋捐款列表,在狀態欄位加上「取消或失敗日期」和「取消或失敗原因」。

 

 

 

活動

活動報名系統處理候補報名的方式

組織常需要提供候補報名的功能,讓報名者在活動額滿的時候仍可以進行報名動作,以備在當有報名者取消報名時,系統自動發通知信給候補者,上網站完成報名。

活動開放候補,又開放報名者可同時報名多個參加者時,會有一些狀況產生。當遇到以下幾種情形,系統的處理方式:

Q:如果正取最後剩下1個名額,但來了一組報名2位?
那整組(2名)會進到候補名單中。假設一個活動可報10人,已報9人。現在有人來報名2人。活動報名狀況將變成:可報10人,已報9人,候補2人。

Q:所以目前活動的正取還剩下一個名額嗎?
是,剩下一個名額可由管理員自行決定要讓候補名單中的任何人變為正取,也另有一個可能是最後活動有可能不足額。(最後只有9人報名,且沒有決定任何人可以佔據最後一個名額的話)

Q:已有一些候補的人,而目前剩餘的名額遠超過候補人數,為何新的報名者還是被列為候補?
只要目前活動中有候補參加者,之後的報名者都會被列為候補喔,請手動將報名者狀態改成已登記。

活動報名系統處理超額報名的方式

為了因應熱門活動同時多人在線報名,所產生的超額報名問題,系統目前已有一套規則來處理:

不論是操作者只報名一位,或報名多位,都以步驟三最下面的「送出」按鈕按下為準,沒有「送出」者,都不算完成報名。

同時,系統也會在報名者操作每一次「繼續」動作時,顯示最新的尚餘名額。

也就是說,若某A欲報名2個參加者,當某A操作到一半卻因其他報名者搶先完成報名程序導致額滿,系統會在某A按下「繼續」的時候顯示「此活動目前已報名額滿。」。同時在活動報名頁面上,會每分鐘刷一次尚餘名額給報名者看。

舉例說明:

  • 這是一個只有3個名額的活動,某A欲報名兩位參加者,也已填了兩個參加者的資料,但尚未進行到最後一個步驟,故系統還是顯示有3個名額。如下圖所示:
活動報名系統處理超額報名

 

  • 但在某A按下「繼續」之前,有某B也報名2位,且速度較快搶先按下步驟三最下方的「繼續」,也就是完成報名,佔走兩個名額。這時某A才按「繼續」,就會出現下圖。這時某A須回到上一步驟,略過一個參加者,才能完成報名。
活動報名系統處理超額報名

 

好處是一定不會超額,只有填完所有人並且送出的才算名額,等於就是搶時間,如上面的範例,某B填比較快先送出,而某A填比較慢,也較慢到達步驟四,填完送出後才得知已額滿。

每次報名活動都會建立新的聯絡人,而不會更新現有的聯絡人資料?

聯絡人每次填寫完活動報名表單後,就會建立一筆新的聯絡人資料,以致於產生多筆重複的聯絡人資料,無法統整聯絡人記錄。

這是因為活動訊息所引用的「資料表單」,在進階選項中的「更新重複的聯絡人資料?」設定不正確,導致沒有檢查是否已有相同的聯絡人資料存在,而是直接產生另一筆聯絡人資料。建議將此選項設為「更新對應的聯絡人」,系統會自動比對並更新現有的聯絡人資料。您也可以參考線上手冊的「建立資料表單」,瞭解關於進階選項的各項設定功能。

若是已有多筆重複的聯絡人資料,您可以利用「聯絡人」功能下的「合併重複聯絡人」選項,然後設定篩選規則(也就是判定重複資料的規則,最基本的是可以 email 來判定是否重複;或是可以結合 email、姓氏、名字等多個欄位在判定聯絡人資料是否重複),再按「使用規則」即可合併重複聯絡人,且會保留活動報名的記錄。您也可以參考線上手冊的「合併重複聯絡人」一節,瞭解合併聯絡人的操作方式。

手動新增活動參加者的時候,是否會寄出活動通知信呢?
  1. 如果活動還在進行(活動結束時間前,並非活動報名截止日),若該活動有設定通知信,則會自動寄出通知信。
  2. 如果活動還在進行、但不想要寄送通知信(好奇怪啊?),請在該聯絡人頁面的活動頁籤新增活動報名,取消勾選寄送通知信。
  3. 活動已經結束的話,手動新增報名者時,並不會寄通知信。
是否可以直接匯入參加者?

可以的,只要確定這些人原本就有在netiCRM系統裡。
但若是外部名單,通常我們會建議先作匯入聯絡人的動作、再進行匯入參加者,以避免匯入時查無此人。

電子報

發信之後:何謂開信次數?報表中的開信數字正確嗎?

開信次數是什麼?

當你寄送出去,CRM系統將會統計打開信件的聯絡人,每一次打開信件,就會記錄一次該聯絡人開啟信件的紀錄。但系統報表中的數字,則是不重複的開信次數,也就是說即使 aaa@example.org 開了3次,但在報表中的數字也是顯示1次。

 

開信率重要嗎?

開信率非常的重要,尤其在驗證自己的信件是否被收件人下意識的忽略,還是下標有打到痛點讓收件者不得不開起來看看。

以我們的經驗,開信率的落差非常大,通常在已經挑選過的收件人,搭配重要事項的通知,開信率可高達50%以上,然而明顯是宣傳性質,或是廣發沒有篩選的名單,或是聯絡人未經同意就收到您寄的Email,開信率可低於5%以內,因此適當的挑選名單、妥善的讓收信人理解該信件的重要性,也是觀察開信率的要點。

 

開信率準確嗎?

實際上的開信數字,會比系統追蹤到的開信數字來的多。原因是,開信的追蹤受到收件人開信的習慣、收信軟體的影響。

有以下幾點狀況,會影響開信率的準確性:

  • 收件人沒有連線網路
    因為開信次數仰賴網路傳遞,現在絕大多數的人在收信時,是連線在網路上的,而閱讀信件的同時,也會有網路連線,僅有少數人在閱讀信件時是離線的方式,這時便無法統計到該收件者有開啟信件的行為。
  • 開信軟體將圖片封鎖
    絕大多數的開信統計,都依賴一個隱藏的圖片放置在信件中,然而目前收信軟體因為隱私、安全等眾多考量,預設會希望收信人先同意後,才載入圖片。若收信人沒有同意載入圖片,那CRM便無法統計到開信的行為。
    2013.12.17 補充:gmail修改了圖片下載方式,預設狀態下,已無「顯示以下圖片」功能,而是直接顯示圖片了。這樣的更新會影響到開信次數的統計數字,更新前,gmail用戶的開信不一定會被偵測到(因為要按「顯示以下圖片」才會被偵測),但更新後,gmail用戶開信一定偵測得到,但無論開信幾次,僅會紀錄一次。
gmail顯示圖片
  • 收件者的網路將CRM網站封鎖
    因為信件的圖片來自CRM網站,若收件者的網路封鎖特定網站,則無法追蹤到開信數字。

 

提高開信率?

前面提過,開信數字跟收件者的認知有很大的關聯,手冊前面的章節提到一些好方法,這些技巧不外乎:

  • 標題能夠讓人理解跟自己的關聯,而非聳動。
  • 收信者可以預期他本來就應該收到這個信件,而非突如其來的宣傳品。
  • 讓內容清楚好閱讀,圖文並茂也是好方法,讓使用者多一個理由下載圖片,系統可以追蹤到開信率的機會提高。

 

廣發信件可以提高知名度?
事實上,收信人越多,雖然開信的基礎變大,但卻有可能有其他負面影響,例如:
• 若無相干的信件過多,減低收信者下次再開啟同樣來源(寄件者)的信件
• 收信者無挑選下,更有機會在不知覺中,對單位的形象有負面影響
• 被收件者丟到垃圾郵件信箱,導致單位在收信者的評比變低,進一步有機會全面被丟入垃圾郵件信箱。

電子報左上角出現「HTML格式的頁首範本」如何消掉?

「HTML格式的頁首範本」是您在編寫電子報時,由「電子報頁首」所帶入,
請從電子報>頁首、頁尾、自動回覆訊息,編輯「電子報頁首」,拿掉「HTML格式的頁首範本」與「文字格式的頁首範本」,放進貴單位正式的電子報頁首內容。

頁首訊息修改

發信之後:何謂點擊次數?點擊次數、重複與不重複點擊的意義為何?

何謂點擊次數?

如果開了一家餐廳,你會發單張廣告給附近的鄰居,「開信次數」就像實際上看到你的宣傳單的人的數量,而「點擊次數」就是造訪你的餐廳的人有多少。可想而知,大多情況是看到的多,拜訪的少!

對於Email而言,點擊次數就是電子報的內文連結,被收信人點擊的數字統計,如果包含多個連結,則每個連結的數字會分別不同。

 

點擊次數準確嗎?

點擊次數相當準確,唯一僅有在收件人私下轉寄信件的時候,會重複記錄點擊次數在同樣的收件人中。

若您有啟用電子報的「追蹤點擊次數」功能,電子報中的所有外部網站連結會由系統先自動轉址,以導向到您的netiCRM網站,記錄點擊資訊後,接續導向到目的網頁。

所以會先顯示類似這樣的網址導向到您的netiCRM系統https://org.neticrm.tw/sites/all/modules/civicrm/extern/url.php?u=1234&qid=56789,再連到您提供的外部頁面網址。

 

重複與不重複點擊的差別?

同一位收件人點擊兩次,將會記錄2筆記錄,在電子報報表畫面中,點擊次數右側的數字,為所有點擊過的人的數字,這也是重複點擊的統計。

然而在報表畫面的下方,也可以看到更詳細的點擊次數概況表格。
表格中將信件中的連結分別列出在右側,左側則區分重複與不重複點擊的數字。下圖的數字「不重複點擊」比「點擊」還少,表示有一位收件者點了多次同樣的連結。

電子報報表
電子報點擊次數概況

點擊次數的數字呈現為藍色,表示可點選進入觀看更詳細的報告

 

點擊次數重要嗎?

相較開信次數,點擊次數比開信次數更準確、更重要。通常我們會觀察點擊的成功率(如上圖),來評估這份Email是否有效達到我們設定的目標。

成功率表示寄送信件裡,有多少人點了這個連結。如果您的信件是一封勸募信,那期待成功率最高的最好是連結到捐款頁面或勸募專案頁面。

 

影響點擊成功率的因素?

通常我們會與開信次數整併在一起觀察,若開信者很多,點擊很少,表示收信人對你的組織有足夠信賴度,但您發的信並沒有明確的行動指引,或是您的信件跟收件人的需求沒有高度相關。

如果開信多,點擊跟開信一樣多,那恭喜,有很大的機會表示您成功完成了一次有效的Email行銷規劃,讓開信的人都也想參與您單位提供的後續行動指引。

由上述可了解,影響點擊成功率的因素很多,更重要的是信件的內容,可以參考寄件者、主旨與內容撰寫中的小技巧來增加電子報的點擊成功率!

如何新增電子報的「寄件者e-mail」

若您有「網站管理員」權限,
可在右上角「設定」>「設定」>「Email寄件者
在此即可新增您所需的寄件者。

電子報已排程,但卻沒有開始寄送?

電子報寄送機制由系統排程進行,約每10-15分鐘完成一次活動。若您發現排程的電子報,超過2小時沒有進行寄送的動作,請您透過支援中心與我們聯繫,我們會儘快查看原因。

信件跑到垃圾信件夾,該怎麼辦?

因為各大收信端軟體、ISP,都有自己的郵件過濾機制,建議發信者遵照下列準則,可讓信件久久不落垃圾郵件夾:

1. 寄件者有沒有被收件人加入通訊錄?

多數的郵件服務、軟體,都會驗證寄件人的可靠性。您可用較容易讓收信人信賴的寄件信箱,來寄信,或請收件人幫你加為通訊錄,以免進入垃圾郵件。

2. 收件者,是否都有確認對方已訂閱,並驗證Email地址?(Double opt-in)

名單若沒有經過 Double opt-in 的機制,很容易有錯誤的地址,或是被收信者厭惡而丟到垃圾郵件夾,僅要過程中被大量丟入垃圾郵件夾,寄件者就很容易被放入連鎖名單,影響你的郵件在各大收件服務的評等。

3. 避免被收信者丟到垃圾郵件的方式:

  • 若有需要寄信給他,當初蒐集Email時就要明確告知、請對方同意
  • 千萬別買名單,買來的名單寄送一次後,影響整體在垃圾郵件的評比,非常不划算
  • 將退訂機制放在明顯處,別讓使用者有機會去按「丟到垃圾郵件」的按鈕
  • 別用廣告宣傳式的郵件主旨、郵件標題。例如:[現在就快來購買...]
  • 別代發信件,代發信件更容易讓人丟到垃圾信,影響整體評等
  • 別等到對方都忘記你了,才跟對方聯繫

4. 避免被自動歸類到垃圾郵件夾的方式:

  • 郵件已照公開標準驗證(netiCRM的郵件服務都會依照公開標準驗證信件)
  • 收件人將郵件標示為重要
  • 收件人認識您寄件的信箱(已加入到收件者個人通訊錄)

 

若上述這些方式都已經做好,針對各大收信方,有一些申訴管道供您參考。建議您申訴前,可先來我們客服詢問,我們可協助您查詢:

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退訂閱 vs 不再收到本站訊息
一眼就提高信賴感

為何不能在電子報信件裡嵌入YouTube影片?

想要在電子報裡面直接播放影片嗎?

答案是:不行!

因為 YouTube 的崁入語法,在收件人的郵件軟體或網路郵件服務上,會因為安全性等因素,主動將這些嵌入碼過濾掉,因此就不可能在信件裡直接觀看影片。

建議的替代作法,是把影片截圖後,變成一張圖片放入電子報,並將圖片設定連結,讓收件者點圖片後可以到 YouTube 觀看影片。

如何回報電子郵件的問題?

如果在發送郵件時,遇到郵件相關的問題,將問題信件轉寄給我們,
無法得知信件的完整訊息,透過客服來回溝通回覆很困擾時,可以透過以下方式獲取問題信件的完整訊息,並將問題郵件的完整訊息貼入word或記事本中存檔後,將此檔案與遭遇到的問題上傳回報至支援中心

【透過Gmail獲得郵件完整訊息】

• 步驟一:登入至Gmail信箱,開啟有問題的信件,並點選信件右上角的更多向下箭頭,選擇「顯示原始郵件」。

gmail顯示原始郵件

• 步驟二:點選完顯示原始郵件後,會開啟新視窗,並出現問題信件的完整訊息,如下圖。可選擇右上角「複製到剪接簿」複製原始郵件全文。

按右上角複製到剪接簿複製郵件全文

• 步驟三:複製完後,請使用記事本或Word,將問題郵件的完整訊息貼上(或Ctrl + V)至文件中,存檔。

將原始碼貼至剪貼簿

 

• 步驟四:將問題郵件的完整訊息檔案與遭遇到的問題回報至客服即可。

【透過YAHOO信箱獲得郵件完整訊息】

• 步驟一:登入至YAHOO信箱,開啟有問題的信件,並點選信件上方的了解更多向下箭頭,選擇「檢視信件原始檔」。

Yahoo檢視信件原始檔

• 步驟二:點選完檢視信件原始檔之後,會出現信件原始檔,如下圖。請按滑鼠右鍵全選(或Ctrl + A)內容,並複製(或Ctrl + C)。

Yahoo信件原始檔

• 步驟三:複製完後,請使用記事本或Word,將問題郵件的完整訊息貼上(或Ctrl + P)至文件中,存檔。

• 步驟四:將問題郵件的完整訊息檔案與遭遇到的問題回報至客服即可。

此訊息遺失所需替代符號 - {domain.address}

出現此警示訊息,通常是因為您的頁尾訊息或信件內文沒有加入 {domain.addrss} 這個符號。由於本系統發出之電子報需符合大量信件之寄送規範,因此信件內容必須含有「退訂」及「組織地址」等資訊,以避免寄出信件被判定為垃圾郵件。

而系統要如何判斷信件中有沒有提供這兩項資訊,主要就是根據 {domain.address} 和退訂這兩個替代符號。當您在頁尾訊息或信件內文中加入{domain.address}替代符號後,系統會自動轉變成您組織的地址(同樣地,若加上退訂的替代符號,系統會自動轉變成退訂的連結)。此外,也可以用來偵測電子報的開信率。

若是您看到這個錯誤訊息,請您先確認是否在頁尾訊息中拿掉了 {domain.address} 這個替代符號,若是,請先加上此替代符號,同時發送測試信件看看,即可知道這個符號的作用。

電子報收件人是否可指定名稱?

我們想發活動錄取通知函
因此希望每一個收到信件的人可以在主旨、內文中,直接看到他的名字
也就是同樣的內容,但收件者收到時是特別指定給他的
不知目前的發報系統是否有此功能可運用?
就是直接從資料庫中去撈名單,將名字套到信件內文中呢?
謝謝
=======
答覆:
在郵件的主旨、內文中置入收件者的姓名是很簡單的噢!
在任何空白郵件的主旨、內文右方都有「插入替代符號」的字樣,請將游標置於欲出現姓氏、名字的位置,再按「插入替代符號」字樣,就會出現所有可以置入欄位中的替代符號,請將「姓氏」「名字」按下,即可。
將這兩個替代符號放入郵件主旨與內文中,在郵件寄送時,系統即會把收件者的姓與名撈進信件裡。
建議正式寄送前,先郵寄測試信件到幾個同仁信箱,以測試效果。

發信之後:為何有退信?何謂信箱凍結?

何謂退信?為何退信

當信件寄出時,被收信的機器阻擋,回覆錯誤訊息,這時就會在電子報的報表中有「退信」的數字記錄。

常見的退信為Email位址錯誤,而能夠自動處理錯誤Email地址是Email發送系統的重要功能。
如果沒有適當的自動退信偵測系統,系統將會卻不斷發給錯誤名單,這會導致整個發信被各大收信系統擋信。因而,有效的退信處理機制,會自動將錯誤的Email做上註記(凍結),下次系統便不會發給錯誤的Email,將可以增加名單正確性,也可以增加正常 Email 的到達率。

您看到的電子報報表裡的退信率,大多跟名單的品質相關,經過數次發送後,您將會發現退信率減低,因為這表示您的 Email 名單正確性越來越高了!若看到有超乎異常的退信率,也歡迎從支援中心與我們聯繫。

 

我的退信數字應該多少才正常?

正常狀態下,一批日常有維護的聯絡人名單,僅會有個位數以內的退信數字,除非遇到系統錯誤,不然退信數字過高,表示您的名單來源有問題,或該名單充斥大量拒絕外部信件的Email系統。

我們建議,netiCRM系統的關鍵應是關係,關係越好質量越高,量大並不代表會有較好的名聲與成績,因此維護名單的可及性,將是支持者維護的重要工作,如此一來,便不會出現退信的數字。

若您的名單有正確維護,卻又出現異常大量的退信數字,請您立即透過客服與我們聯繫。

退信數字

 

信箱「凍結」又是什麼?

退信後,系統會自動處理應該的機制,例如不存在的信箱,就會標示該信箱為「凍結」狀態,凍結的Email未來將不再遞送郵件,以防被當做垃圾信發送機器。

信箱凍結

 

退信的原因?是系統太弱嗎..

常見的退信原因,可在了解後進行聯絡人的Email更新、管理:

  • 收信網域問題(DNS):無法解析收件者的網域名稱,不建議解凍
  • 收信伺服器問題(Host):伺服器不存在或拒絕連線,不建議解凍
  • 帳號錯誤(Inactive):這個Email帳號已經在收信端停用,建議聯繫聯絡人取得正確Email
  • 錯誤Email(Invalid):email 錯誤。例如「abc@gmail.com」寫成「abc@gmail.con」,其中的「.com」寫成「.con」。不建議解凍,應聯繫聯絡人取得正確Email。
  • 郵件路由設定錯誤(Loop):多次遶行而無法傳送,或雙方設定自動回信,不斷重覆自動回信,超過伺服器容忍範圍,而被退信。不建議解凍。
  • 信箱容量問題(Quota):該信箱已經超過收件容量,系統不會馬上凍結該Email。
  • 無法到達收件者的email伺服器(Relay):發送方的郵件被接收方的系統服務商拒收此郵件,不建議解凍。
  • SMTP通訊錯誤(Syntax):SMTP通訊有誤,回應錯誤訊息,不建議解凍
  • 認定你是垃圾信(Spam):被收信端的內容過濾器認定為垃圾信。

建議您在解凍任何信箱前,參照上述的退信問題指引,一位一位聯絡人點擊後,更新其Email再行解凍。我們不建議未經確認就解凍任何信箱。

 

我真的確定這個信箱是正確的,可以如何解凍?

在每位聯絡人中,可以看到信箱被凍結的提示,編輯聯絡人後,信箱右側就會讓您勾選是否要解凍該信箱。