要寄送電子郵件單筆收據,記得先參考手冊進行前置作業:電子收據 - 從Email寄出捐款收據pdf給捐款人(單筆&年度)
- 寄送電子郵件單筆收據
- 常見問題&實用技巧
電子郵件寄送單筆收據
自動寄送電子郵件收據(僅限來自募款頁的線上交易)
本功能為集資開發,由9個組織伙伴共同出資完成,已於2020年12月3日公版化。
啟用此功能,則每筆成功的線上捐款寄出的確認信中,都會附加捐款收據pdf。
且不論捐款人在捐款收據勾選了「需要」或「不需要」捐款收據,都會在確認信中附加捐款收據pdf,若有需要紙本捐款收據,可由組織再行列印寄出紙本,但捐款人仍會在確認信中收到捐款收據pdf。
縱然捐款人勾選不需要捐款收據,但系統仍會為這筆捐款產生捐款收據編號與捐款收據pdf,差別僅在於組織就不需要列印紙本寄出,但捐款人仍可在捐款確認信中收到捐款收據pdf。
設定方式:
- 前往「捐款>設定>收據設定」,頁面最下方,將「電子郵件收據」勾選起來,再按儲存,即可啟用自動寄送捐款收據pdf功能。
(若無此選項,請先處理前置作業:電子收據 - 從Email寄出捐款收據pdf給捐款人(單筆&年度))
單筆email捐款收據電子檔
您可以寄送單筆捐款收據給捐款人,操作方式請參考以下說明。
- 在新增、編輯一筆捐款紀錄時,請勾選「收據」勾選框,以及「電子郵件收據」
- 您也可以指定此封捐款收據信的寄件者email,若要新增、修改寄件者email,請參考線上手冊:Email寄件者設定
- 點選「儲存」後,會出現一提示視窗,提醒您即將寄出捐款收據電子檔,再點選「確認」後,系統即會寄出捐款收據檔。
- 捐款收據寄出後,捐款人會收到一封付款成功確認信,並夾帶一個捐款收據電子檔附件。
- 您可以重複寄送捐款收據電子檔給捐款人,只要點選「編輯」捐款資料,再次勾選「寄送付款成功確認信」&「電子郵件收據」後(此兩勾選框預設為未勾選),即可再次寄送捐款收據PDF檔給捐款人。
- 每次的寄送紀錄,都會註記在該筆捐款資料中,請點選「檢視」捐款資料,即可在「收據歷程記錄」欄位,看到歷來的捐款收據檔寄送紀錄。
批次Email捐款收據電子檔
除了單筆寄送捐款收據外,您可以批次(一次最多100筆)email捐款收據檔給捐款人,操作方式請參考以下說明。
- 請到:捐款>搜尋捐款,設定搜尋條件,找出您要寄出捐款收據的捐款資料。在「更多動作」下拉選單中,選擇「列印或Email收據」,並點選「執行」。
- 請選擇捐款收據檔的樣式(附圖綠框處),以及勾選「寄送電子郵件」、指定寄件者Email,若想要在信件中增加說明文字,也請填到「HTML格式的內文/純文字訊息」欄位中(附圖紅框處)。
- 點選「電子郵件收據」後,系統即會批次寄出包含捐款收據檔案的付款成功確認信給捐款人。若有在「純文字訊息」欄位填寫內容,填寫內容會顯示在付款成功確認信的文字內容下方(附圖紅框處)
- 批次寄送捐款收據電子檔後,每筆捐款資料都會註記上寄送紀錄。請點選「檢視」捐款資料,即可在「收據歷程記錄」欄位,看到歷來的捐款收據PDF檔案寄送紀錄。
搜尋捐款收據寄送紀錄-找出尚未寄pdf檔的捐款紀錄
若要搜尋出尚未寄出捐款收據檔的捐款資料,並補寄這些捐款收據檔給捐款人,請參考下方說明。
請到:捐款>搜尋捐款,勾選搜尋「電子郵件收據未曾送出?」,即可找出未寄出捐款收據檔的捐款資料。後續請參考 前一章節:批次Email捐款收據電子檔,設定捐款收據檔版型、寄件者Email,將捐款收據檔寄給捐款人。
常見問題&實用技巧
如何避免捐款人收不到捐款收據
因為電子郵件容易被擋信,hotmail / outlook / yahoo.com.tw 部份尤其是,捐款人若要自動收到電子郵件捐款收據,請捐款人第一次收到後,盡量將貴會的捐款收據寄件者加入聯絡人、標示為信任的寄件人,比較不會漏接。
也推薦您可以啟用確認信/通知信/電子郵件收據的寄送與開信狀況記錄 功能,來進一步了解寄送狀況。
啟用自動寄送捐款收據日之前的捐款 也可以寄送email捐款收據電子檔
啟用自動寄送捐款收據功能後,每一筆新捐款都會自動寄送捐款收據pdf到捐款人信箱,但若想要:
- 重新寄送捐款收據pdf
- 寄送功能啟用日之前的捐款收據pdf
單筆捐款可「編輯」該筆捐款,再次勾選「寄送付款成功確認信」&「電子郵件收據」後(此兩勾選框預設為未勾選),可再次寄送捐款收據PDF檔給捐款人。
也可批次寄送過往捐款收據,操作方式參考本文的「批次Email捐款收據電子檔」章節。