開立年度捐款收據/個人捐款紀錄彙整

不論是提供給只需年度捐款收據,不需單筆收據的捐款人,或是報稅季節、年度感謝等,組織都會需要這個「年度捐款收據」功能,將捐款人年度捐款紀錄彙整提供後續利用。系統目前有提供包括:電子郵件、pdf檔兩種收據產生方式,可供組織透過email直接寄送給所有捐款人,或是下載pdf檔列印成紙本,寄給捐款人。

 

一、透過電子郵件寄送年度捐款明細

  1. 在「進階搜尋」的「捐款」,設定條件(例如收到日期為2014-01-01~2014-12-31,捐款狀態為「已成功」的所有捐款人)。
  2. 在搜尋結果頁,勾選「搜尋到的紀錄」再從「更多動作」下拉選單,選擇「群組-加入搜尋到的聯絡人」再按「執行」

     
  3. 在下一步,用「建立新群組」將這些聯絡人新增到一個新的群組,例如「2014年度捐款人」。請務必勾選「電子報群組」。
  4. 利用「電子報」功能寄送年度捐款收據,收件群組就可選剛才建立的2014年度捐款人群組,在電子報步驟2「設定追蹤統計」的「電子報顯示選項」請務必選擇「使用者與使用者管理員」,切勿選用「公開頁面」以確保捐款紀錄不被公開。
  5. 步驟3「編寫電子報內容」即可開始編寫,或利用現有的範本來修改,並自行編寫文案,在電子報內容的適當位置插入「替代符號」,請把游標放在適當位置,按右上角「插入替代符號」,輸入「收據」可叫出兩個替代符號,若要插入去年度收據,請選用「收據-去年度整併」,若要插入捐款人所有捐款紀錄,請選「收據-所有記錄整併」。


     

  6. 其他步驟與一般電子報相同。
 

二、匯出所有捐款人的年度明細 pdf

已啟用此功能的單位,可到CRM的「捐款 > 年度捐款」,先篩選年度後再送出,系統會自動列出該年度所有捐過款、且已有收據的人(以收據日期為主)

在搜尋結果頁,勾選「搜尋到的紀錄」再按「更多動作」,選擇「列印-年度彙整收據」,可進一步篩選需要匯出的捐款類型,與篩選定期定額(或不進行篩選)

 

三、自訂條件搜尋特定捐款人,再匯出年度明細pdf

如果搜尋條件不包含「自訂欄位」,請前往「進階搜尋」,設定搜尋條件後按「搜尋」,再從「搜尋結果 > 更多動作」選擇「列印-年度彙整收據」,按「執行」。

如果搜尋條件包含「自訂欄位」,請前往「自訂搜尋」,設定搜尋條件後按「搜尋」,再從「搜尋結果 > 更多動作」選擇「列印-年度彙整收據」,按「執行」。

 

 

再到下一步,可選擇收據開立年份、捐款類型、與定期定額(若僅需要匯出定期定額,則在這個選項選擇「定期定額」。若要匯出包括定期定額的所有捐款,請選「全部」)即可匯出pdf。


 

匯出的捐款彙整pdf檔範例,可供比對開窗信封位置。

要設定哪些捐款類型是可匯出捐款收據的捐款類型,請到「捐款 > 設定 > 捐款類型」,編輯可開收據的捐款類型,勾選「可開收據」。設定為可開收據的捐款類型,即可出現在匯出年度捐款收據的「捐款類型」篩選器當中。


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