捐款紀錄彙整-比感謝更重要的事,就是好好認真的感謝

netiCRM小劇場第二彈

 

最實際的感謝方式

上面的投影片,只是試圖用輕鬆幽默的方式,讓組織自然而然地對netiCRM精心設計的功能有更近一步的認識!不論是提供給只需年度捐款收據,不需單筆收據的捐款人,或是報稅季節、年度感謝等,組織都會需要這個「年度捐款收據」功能,將年度捐款紀錄彙整後提供給每位支持者,為一年來的努力後援做一個總結,感謝捐款人一年來的支持,也做一個成果報告,提出今年的新計畫與進行中的計畫,讓支持者繼續參與。

捐款紀錄彙整之後,是以什麼形式寄給捐款人呢?

好問題!系統目前有提供包括:電子郵件寄送年度捐款彙整列表、或將年度捐款彙整成pdf檔兩種收據產生方式,可供組織透過email直接寄送給所有捐款人,或是下載pdf檔列印成紙本,寄給捐款人。

而具體上,應該怎麼做呢?就跟著我們step by step的說明吧!

想要使用電子郵件的朋友,請跟著黑色字體的指示。
需要pdf檔收據的夥伴,可以直接跳到藍色字體的說明喔!


一、透過電子郵件寄送年度捐款明細

  1.  在「進階搜尋」的「捐款」,設定條件
    (例如收到日期為2018-01-01~2018-12-31,捐款狀態為「已成功」的所有捐款人)。

    在搜尋結果頁,勾選「搜尋到的紀錄」再從「更多動作」下拉選單,選擇「群組-加入搜尋到的聯絡人」再按「執行」。

     

  2. 在下一步,用「建立新群組」將這些聯絡人新增到一個新的群組,例如「2014年度捐款人」。
    請務必勾選「電子報群組」。
     
  3. 利用「電子報」功能寄送年度捐款收據,收件群組就可選剛才建立的2014年度捐款人群組,在電子報步驟2「設定追蹤統計」的「電子報顯示選項」請務必選擇「使用者與使用者管理員」,切勿選用「公開頁面」以確保捐款紀錄不被公開。

     

  4. 在步驟3「編寫電子報內容」即可開始編寫內容,或利用現有的範本來修改,並自行編寫文案,在電子報內容的適當位置插入「替代符號」,請把游標放在適當位置,按右上角「插入替代符號」,輸入「收據」可叫出兩個替代符號,若要插入去年度收據,請選用「收據-去年度整併」,若要插入捐款人所有捐款紀錄,請選「收據-所有記錄整併」。

    ps. 剩餘其他步驟與一般電子報相同。詳細步驟說明,請參考我們的線上手冊

進階用法:若組織的支持者屬於網路世代族群,建議可先利用電子郵件寄送包含年度捐款紀錄彙整與感謝內容給每個支持者,並在信中說明,若有紙本收據抵稅需求,請回覆信件提出需要紙本收據彙整的需求,則組織可以只寄送紙本收據彙整給有需求的支持者,應可以省下大量列印與寄送郵資的大筆開銷。

 

二之一、匯出所有捐款人的年度明細 pdf

已啟用此功能的單位,可到CRM的「捐款 > 年度捐款」,先篩選年度後再送出,系統會自動列出該年度所有捐過款、且已有收據的人(以收據日期為主)。

在搜尋結果頁,勾選「搜尋到的紀錄」再按「更多動作」,選擇「列印-年度彙整收據」,可進一步篩選需要匯出的捐款類型,與篩選定期定額(或不進行篩選)

二之二、自訂條件搜尋特定捐款人,再匯出年度明細pdf

如果搜尋條件包含「自訂欄位」,請前往「自訂搜尋」,設定搜尋條件後按「搜尋」,再從「搜尋結果 > 更多動作」選擇「列印-年度彙整收據」,按「執行」。

下一步,可選擇收據開立年份、捐款類型、與定期定額(若僅需要匯出定期定額,則在這個選項選擇「定期定額」。若要匯出包括定期定額的所有捐款,請選「全部」)即可匯出pdf。

匯出捐款人收年度收據彙整pdf的流程解析,也可參考我們的線上手冊


小結

在維持與支持者的關係當中,經常被提及的一點,就是要與支持者建立個人化的關係,還有什麼比支持者自己親身參與支持的捐款,更私密的嗎?

主動提供捐款紀錄彙整給支持者,不僅讓支持者對這一年度的支持行動一覽無遺,搭配上組織該年度的年末報告,更能讓支持者感受到,自身的捐款支持了組織完成了哪些任務!同時也能檢視自己的預算分配,斟酌來年是否能增加捐款額度喔!

以上,就是捐款紀錄彙整的基本教學。
好學的你需要知道更多更詳細的功能嗎?
點我至netiCRM教學手冊,保證知無不言、言無不盡!

感謝收看~

 


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