捐款小技巧

怎麼更新與藍新金流端狀態不一致的線上捐款?(同步捐款按鈕)

當線上捐款完成後,金流端會自動回傳扣款紀錄到CRM站台。但是在資料傳輸過程中,偶爾因為網路等環境因素,使得同步作業執行不完全,導致捐款資料的狀態,與金流後台不一致(例如:藍新後台顯示為付款成功,CRM後台為「已失敗」)

針對這些狀態有誤的捐款資料,您可以利用「同步捐款」功能,輕鬆完成CRM站台的捐款資料更新,使用情境與操作說明如下:

同步單筆捐款

使用情境:當單筆捐款資料(您可利用交易編號做查對)在金流端與CRM站台的狀態不一致時,您可使用同步捐款按鈕來更新CRM站台內的資料。

※若您有在藍新後台額外修改捐款資料(例如:線上退款),則無法使用「同步按鈕」來更新這筆資料,請直接手動修改這筆捐款的狀態即可。

操作說明:

  1. 請點選「檢視」捐款資料

     
  2. 請點選「立刻同步」
  3. 同步完成後,捐款資料的狀態會被更新,若捐款狀態更新為「已完成」,系統也會自動寄出付款成功確認信

同步定期捐款(最新一期)

使用情境:

  • 針對最新一期的定捐紀錄,若有缺漏或狀態不正確(與金流端不一致),您可利用「同步捐款」按鈕,來更新定期捐款。
  • 針對新成立的定捐訂單,若第一筆扣款紀錄CRM後台顯示為:「待處理 - 未完成交易」,但實際上金流端已成功扣款,您可利用「同步捐款」按鈕,來更新定期捐款。 

※若缺漏的定捐資料並非最新一期,則無法使用「同步按鈕」來更新資料,請自行手動補上一筆捐款紀錄即可。

操作說明:

  1. 請點選「檢視」定期捐款資料

     
  2. 請點選「立刻同步」按鈕
  3. 同步完成後,最新一期的定捐紀錄會被更新,若捐款狀態更新為「已完成」,系統也會自動寄出付款成功確認信

 

如何修改定期定額未來扣款的「徵信名稱」「抬頭」「統編」「費用類型」?

每一次定期定額捐款,都會新產生一筆捐款資料,這個捐款的部份欄位資料預設是會複製定期定額的第一筆捐款,所以只要修改定期定額第一筆的捐款資料即可。

自訂欄位資料展示

這個規則也可以調整成複製最近的一筆捐款。

調整方式:

以「網站總管」權限的使用者登入,點擊管理畫面右上的小齒輪,會到「管理 CiviCRM」畫面,選「定期定額設定」,這裡的「複製捐款」欄位可以決定定期捐款觸發時,複製第一筆或是最近的一筆到新的一筆定期。

會複製的欄位如下:

  • 非用來區別不同捐款資料的系統預設捐款欄位:「費用類型」「資料來源」「付款方式」「間接貢獻給」「募款頁編號」「此筆捐款不能抵稅的金額」「交易手續費」「淨額」「榮譽捐款人資訊」。
  • 捐款類型的所有自訂欄位都會複製,例如包含「是否需要收據?」「徵信名稱」「抬頭」「統編」等等......。

該如何拿掉「捐款徵信名稱」中的其一徵信名稱選項?

募款頁中的「捐款徵信名稱」,目前包含三個選項「全部名稱」、「部分名稱」、「自訂名稱」,若想拿掉其中一個選項,您可以透過編輯CSS前端來完成。

請到:募款頁>標題及設定,在「介紹訊息」編輯框中(附圖綠框處),點選「原始碼」模式(附圖紅框處),依照您想隱藏的選項,貼上以下對應的原始碼。

請根據您想隱藏的選項,貼上以下對應的原始碼:

  • 隱藏「全部名稱」選項:

<style>
label[for="r_name_full"] {
    display: none;
}
</style>

  • 隱藏「部分名稱」選項:

<style>
label[for="r_name_half"] {
    display: none;
}
</style>

  • 隱藏「自訂名稱」選項:

<style>
label[for="r_name_custom"] {
    display: none;
}
</style>

利用費用類型來設定專案募款收據編號的前綴字

收據編號前綴,除了預設的A與M,另有一種前綴規則可以依照組織需求自行設定。例如不同的專案需要不同的收據前綴時,目前可利用「費用類型」來處理這類需求。

步驟一:新增費用類型,在會計代碼輸入收據編號的前綴字,例如下圖範例,費用類型「專案募款一」的會計代碼填入「FH」,並且勾選「可開收據」

步驟二:在「設定 - 捐款收據」,收據設定的前綴詞,加上 !acc,也就是「!acc%Y%m」,如下圖

設定完成後,在專案募款頁後台的「費用類型」選擇設定好的費用類型。

若預設的「年年年年月月-流水號」想要加上「日」的編碼,可在「收據編號的前綴字詞」輸入「!acc%Y%m%d」,收據編號就會顯示為「年年年年月月日日-流水號」

設定好之後,該專案募款的收據前綴即可顯示為AFH與MFH。A跟M的前綴仍會保留,以避免收據日期往回開,導致連號,和日期順序對不起來的問題。

補充:如果兩種費用類型的會計代碼,都用同一個前綴,在收據編號上,會兩個費用類型一起連號編收據號碼。
 
 
 

收據欄位建立「不用開收據,幫我上傳國稅局」選項

2017年4月系統更新後,可以將「是否需要收據」欄位多新增一個「需要(不用寄給我/請幫我在隔年五月上傳至國稅局)」選項,方便讓捐款人勾選,並讓組織匯整這些資料統一做上傳國稅局動作。

開啟選項

可參考自訂欄位設定說明,至自訂欄位 -> 「收據資訊」自訂欄位群組,在「是否需要收據」欄位的選項,點選「編輯多選選項」。

這時會看到有停用的「需要(不用寄給我/請幫我在隔年五月上傳至國稅局)」欄位,點擊「啟用」即可。

 

找出「請幫我上傳國稅局」的捐款名單

可參考「搜尋捐款」說明,搜尋下方可選擇「需要(不用寄給我/請幫我在隔年五月上傳至國稅局)」欄位,即可篩選出「上傳國稅局」的捐款名單。

接下來在動作再選擇「匯出捐款」即可匯出名單。

匯出上傳國稅局格式的檔案

若要匯出國稅局可接受的捐款紀錄資料格式,請參考線上手冊:從範本新增報表 的 「臺灣財政部所得扣除額」一節,可匯出國稅局需求的年度捐款紀錄。

 

修改現有捐款的兩個途徑

  • 搜尋捐款>搜尋結果>編輯捐款
  • 搜尋聯絡人>聯絡人總覽頁>捐款頁籤>編輯捐款
 

捐款欄位說明請參見:新增捐款

定期定額捐款者想要把抬頭統編的資料改掉

若定期定額捐款者在第一次捐款時填寫了抬頭統編,幾次扣款後,想要改成別的抬頭統編,希望修改之後,每月定期捐款收據抬頭就會自己帶入修改後的名稱,該怎麼辦呢?

在預設設定,每月定期扣款的資料是會複製第一筆的捐款,請找到該捐款人的第一筆定捐扣款,直接修改資料。

若是藍新,第一筆的交易編號,是9900開頭的。

若是用歐付寶,第一筆的交易編號,就是 oooo-####### 的 oooo 那一筆。

修改送出後,往後新增的扣款,就會依照改過的來產生捐款收據。

若想要修改預設複製第一筆的規則,改成複製最新一筆的資料,可參考「如何修改定期定額未來扣款的自訂欄位資料?」說明

讓支持者利用捐款頁加入會員

捐款頁通常用在組織募款或活動收費,但本系統還利用捐款頁,達成會員註冊的動作。

支持者系統的捐款與會員功能緊密結合:在建立募款頁面時,能設定讓捐款人同時申請為組織會員:網友可以在您設定好的捐款頁面,同時進行捐款與申請會員,同一個人在系統中就將有這兩筆記錄。捐款頁也可僅設定用來申請會員,不需與捐款綁在一起。
 
在建立線上會員申請頁前,必須先到「會員」功能設定「組織會員類型」與「狀態」,並思考以下問題:
  • 頁面除了申請會員,是否有接受一般募款的需求?
    一般線上會員頁面僅提供申請,並無提供捐款/贈選項,支持者系統提供一個彈性的設定選擇。
  • 哪些會員類型可供線上申請?
    或許有些會員類型僅能透過內部推薦申請,此種會員類型可設定僅供由承辦人新增建立,其他可設定「公開」讓一般人申請。
  • 會員類型以團體/組織為主,並有團體/組織代表?
    可依會員結構做適合的設定。

會籍設定請參閱 「教學指引:會籍類型與會籍結構

募款表單可讓外國人選擇國家別

1. 在要設定募款頁面的時候,先檢視一下,如果與該募款頁連動之表單中有 「國家」欄位,請先刪除喔!

 


 

2. 到「管理募款頁」,並在要執行之募款頁後方點選「更多」>「複製」,複製出來的募款頁就是之後要供做外國人填寫用的頁面

 

 

3. 點選「聯絡人」>「新增/管理資料表單」後,找到與該募款頁之連動的資料表單去做一樣複製的動作(「更多」>「複製資料表單」)
 

4. 將「複製的表單」對應在「複製的募款頁」裡 (募款頁「設定」>「嵌入資料表單」 )

 

5. 再到「複製的表單」裡,加入「聯絡人-國家」 選項欄

6. 完成之後請由客服系統連絡我們,並告訴我們要給外國人士填寫的募款頁的 ID ,我們會修改該頁的設定。

捐款狀態與報名狀態對照表

若活動是付費活動,並且使用線上金流功能讓報名者繳費,則每一筆報名費用都是記錄在「捐款」裡。而捐款的狀態會關聯到活動報名狀態。通常狀況下,付費活動的報名,只填報名表送出是不算完成報名程序(完成報名,就是報名狀態為「已登記」),必須繳費完成才算數。

例如,若活動費用採取線上信用卡刷卡,則完成刷卡時,該筆活動費用在捐款管理的狀態是為「已完成」,則對應的該學員的報名狀態就會同步為「已登記」。

若該筆報名費採取的是非即時金流(例如ATM轉帳),尚未完成轉帳繳費的話,捐款狀態是為「待處理」,對應的報名狀態有四種(如下表)若有提供候補/審核者,各自有對應的報名狀態。

捐款狀態 報名狀態 原因
已完成
已登記
正常完成交易
待處理(後續付款)
待處理(未完成交易)
等待-後續付款
等待-未完成交易
等待-在候補名單中(有提供候補的活動)
等待-在批准名單中(需要審核資格的活動)
後續付款:
表示非線上即時金流,需要到便利商店繳費或現場繳費
未完成交易:
表示此筆交易沒有完成。通常是使用者中斷交易/網路問題導致。
詳觀看「捐款小技巧:線上捐款對帳方式」
已取消 已取消 手動取消
已失敗   即時金流交易回傳失敗訊息,系統會將該比捐款標示為失敗。
進行中    
已過期 已過期 有些支付方式會過期,系統自動在一定的天數將捐款標示為過期,例如便利商店條碼繳費、 ATM虛擬帳號繳費等。

各活動狀態的說明請參見 參加者狀態,對帳的詳細畫面,可參考捐款小技巧:線上捐款對帳方式。

線上捐款對帳方式

與線上金流對帳,需觀看交易的詳細紀錄,每筆線上交易皆會紀錄詳細的資訊於檢視單一捐款頁面。

成功的刷卡

在註記欄位會有來自金流公司回傳的資訊

失敗的刷卡

金流公司回傳的失敗原因會紀錄在註記欄位,因為各家金流公司的紀錄資訊、代碼不同,需核對金流公司提供的手冊,或根據此回覆代碼洽詢金流公司。

使用者中斷交易/網路問題

需要特別留意的是,某些紀錄會出現「待處理:未完成交易」,這是因為使用者使用金流到一半中斷,或是在刷卡頁面卡住沒有回傳,或是突然網路斷線導致。

這時因為我方系統沒收到金流公司回傳的資訊,故註記欄位並不會有紀錄,此時請上金流公司提供的交易後台,以確認此比交易是否正常收款、交易失敗、還是根本無此交易(使用者中斷的話,金流公司並不會紀錄此交易)。

若有此狀況,請以金流公司的後台報表為準,其表示確實有收到款。

 

金流資料傳輸流程:
CRM平台填寫表單 > 連到金流公司頁面進行刷卡 > 成功/失敗 > 回傳到CRM平台
這中間有三段是經由網路傳輸,而網路偶爾會有中斷

 

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