自訂欄位

  1. 簡介:自訂欄位
  2. 簡介:自訂欄位群組
  3. 實作:新增自訂欄位群組
  4. 實作:新增自訂欄位

簡介:自訂欄位

打開netiCRM系統的聯絡人頁面,可以用的預設欄位那麼多,但就是找不到我要用的欄位,例如:我們組織辦活動,需要讓報名者填寫特殊需求,例如素食者、行動不便需要交通服務者,但是預設欄位沒有怎麼辦?
 
沒問題,netiCRM系統可以讓你自訂欄位。但是為了有系統地使用自訂欄位、方便內部管理,在開始建立自訂欄位之前,建議先思考以下問題:
 
  • 這些欄位您打算怎麼使用?
  • 這些欄位您打算用在什麼樣的聯絡人類型或紀錄?
  • 這些欄位用途是否廣泛,或著僅適用於某種特定的連絡類型、活動、捐款類型等?

並且也到左側黑色選單的「進階搜尋」裡,查看目前所有欄位(包含預設及自訂),有沒有你需要的欄位?如果有,就不需要開立重複欄位了!

事前規劃、查看欄位這兩項準備動作,有助於你新增/管理欄位,並有效避免多餘、重複欄位。

 
 
而實際操作上,在第一次新增自訂欄位之前,要先決定該欄位要開在哪一個「欄位群組」裡面,因此我們需要兩個流程:
  1. 先新增資料欄位群組。想像一個欄位是一張文件,那欄位群組就是資料夾。(路徑:聯絡人 > 管理 > 自訂欄位 > 新增自訂欄位群組)
  2. 再來新增自訂欄位。(在自訂欄位群組裡面 > 新增自訂欄位 )

自訂欄位概念示意圖

如要新增、管理自訂欄位可至「聯絡人 > 管理 > 自訂欄位」

 

簡介:自訂欄位群組

「自訂欄位」是包含在自訂欄位群組裡的(也就是說,您要新增一個自訂欄位,得先幫它找一個/新增一個容器來裝)。系統預設有兩組自訂欄位:「個人背景」欄位群組、「收據資訊」欄位,您可以根據想新增的欄位類型,直接將欄位新增在這兩個群組中,或是另外新增一個不同使用類型的欄位群組。

 
 
 
 
比如,你可建立「參加者」欄位群組,來記錄報名者資訊(報名活動時填寫),也可建立一個「會員資訊」欄位群組(入會繳費時填寫),使用在會員資料的紀錄上。

花時間先規劃欄位與查看現有欄位,有助於你建立表單的欄位與設定,並清除多餘的欄位。比方說,若自訂欄位群組包含聯絡人特徵表單,其中有「眼睛顏色」欄位,這個欄位應該不會需要用在聯絡人的「組織」「家庭」類型,而只會用於「個人」類型的連絡人。另一個例子是,若自訂欄位的表單是針對某種活動報名頁面使用,就設定給「參加者(活動類型)」使用。

實作:新增自訂欄位群組(一)

  1. 如果要新增欄位群組,請到:聯絡人>自訂欄位,點選「新增自訂欄位群組」
  2. 請設定欄位名稱、以及此群組的欄位類型,類型說明詳見下個章節

     

新增自訂欄位群組(二):各欄位的詳細設定說明

設定名稱:您可以設定欄位的名稱,若樣式設定中選擇頁籤,則標題將會顯示於導覽頁籤上

使用於:您可以設定欄位的使用類型,以指定這些欄位可以紀錄哪些類型的資料,詳細說明如下,我們也標註出最常使用的欄位類型,再請參考。

  • 聯絡人(常用):使欄位可使用於所有的連絡人
  • 捐款(常用):使用於所有捐款欄位或特定的捐款類型,如捐款或活動費用
  • 個人(常用):使用於個人連絡人類型
  • 會員(常用):使用於所有會員記錄或特定的會員類型
  • 參加者(常用):使用於活動參加者
  • 參加者(活動名稱):使用於特定活動之參加者
  • 參加者(活動類型):使用於特定類型的活動參加者
  • 參加者(角色):使用於特定角色之參加者
  • 認捐:只用於「認捐」的欄位
  • 關係:可將自訂欄位設定為可使用於任何關係類型或特定關係類型參加者
  • 任務:欄位指定用於所有的任務或特定的任務類型,如會議或來電
  • 地址:在地址區塊建立額外的相關欄位
  • 活動:使用於所有活動欄位或特定的活動類型(如會議或募款)。這些欄位會被應用於目前的活動報名,非參與者已經註冊/報名的紀錄
  • 補助:只用於「補助」的欄位
  • 群組:出現於群組設定(僅供紀錄,不被搜尋)
  • 組織:使用於組織連絡人類型
  • 家庭:使用於家庭聯絡人類型

欄位顯示順序:您可以決定此群組在後台的排列順序,數值越小,會顯示在欄位群組列表越上方。

在始初顯示時收合此群組:在CRM後台查詢資料紀錄時(例如:聯絡人、參加者頁面),您可以決定群組中的欄位要收合或展開。若希望這群組中的欄位都展開,請取消勾選此欄,呈現效果如下方附圖。

進階搜尋中將此群組收合:在進行「進階搜尋」時,您可以選擇決定這些群組中的欄位要收和或展開。為了避免搜尋頁面拉太長,不易使用,建議先預設勾選收合群組,若有經常搜尋的欄位群組,則可以取消勾選此欄位。

此自訂欄位群組是否在啟用中?若要使用此欄位來紀錄資料,請維持勾選此欄

實作:新增自訂欄位(一)

欄位群組建好後,即可在下一步畫面中新增自訂欄位,也可回到自訂欄位群組列表,點選「查看並編輯自訂欄位」,再點選「新增自訂欄位」。

 

請設定欄位名稱和輸入資料類別,例如「入會原因」欄位,資料輸入類型可以選擇「註記」─「多行」,「志工專長領域」,資料輸入類型可選「字母及數字」─「勾選框」。

 

新增自訂欄位(二):各欄位設定的詳細說明

  • 欄位名稱
    填入欄位名稱,以內部辨識為主。(讓外部填寫時所顯示的欄位名稱,需另外設定)
  • 資料及輸入欄位類別
    在這邊設定您要提供的欄位填寫形式,例如一行文字框、單選、複選、下拉單選或下拉複選等。(請注意,這裡所設定的資料與輸入方式,一旦設定完成之後就不能再修改囉!),以下為資料類型與欄位填寫形式的說明:


資料類型與說明

欄位類型與說明

字母數字:內容為文字與數字

下拉選單

勾選框

多選按鈕

文字:可直接輸入文字

下拉多選:下拉選單的形式,但可以運用control鍵連選多項

進階多選:有兩欄位,讓填答者將左欄待選選項,增加至右欄成為選定選項

自動完成選項:填答者填表時,若出現與選項相近的填答,欄位會自動填完整個答案。

整數:內容為整數數字

文字:輸入數字

下拉選單

單選按鈕

數字:內容為數字,不論是否為整數

文字:輸入數字

下拉選單

單選按鈕

註記

可輸入多行的文字內容

金額

按CRM後台的貨幣格式設定

日期

可設定在固定年分區間內,供填答者輸入日期

縣市

根據CRM後台設定,供填答者輸入地理區域,並可設定為多選

國家

 

可設定為多選

檔案

可上傳檔案

 

網址連結

可附上網址連結

 

聯絡人參照

可自動搜尋系統中既有的聯絡人資訊

 

  • 預設值
    可讓您填入預設答案或填寫範例
  • 欄位上方說明
    讓您替欄位附加說明,作為填答的輔助,編輯完成後,欄位上方會出現所打的補充說明
  • 欄位補充說明(tip)
    可填入對於此欄位的補充說明,編輯完成後,欄位名稱右側會產生小問號icon,當滑鼠移至此icon時即會出現所打的補充說明
  • 必填
    如需必填,請勾選。(請注意,若在「自訂欄位階段」勾選「必填」,往後內部工作人員要修改/編輯時,會被要求必填。故建議在自訂欄位的時候不要設定成必填,在提供外部人士填寫的資料表單再行設定)
  • 此欄位能否被搜尋?
    若勾選此選項,則在系統的進階搜尋可被搜尋到
  • 啟用?
    需勾選啟用才能使用這個自訂欄位
  • 只能查看?
    若勾選此選項,則這個自訂欄位就只能看,不能編輯與填寫。這種設計通常用在兩種狀況,一是從外部匯入的資料需要這個欄位,故開設此自訂欄位讓資料得以匯入,但顯示的目的是參考,並不能填寫或修改。二是這個欄位的資料由PHP資料庫接入較佳,故不讓使用者自行填入

 

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