自訂欄位

  1. 自訂欄位
  2. 自訂欄位群組
  3. 新增自訂欄位群組
  4. 新增自訂欄位

自訂欄位

打開netiCRM系統的聯絡人頁面,可以用的預設欄位那麼多,但就是找不到我要用的欄位,例如:我們組織辦活動,需要讓報名者填寫特殊需求,例如素食者、行動不便需要交通服務者,但是預設欄位沒有怎麼辦?

沒問題,netiCRM系統可以讓你自訂欄位。看看怎麼操作吧!
在netiCRM系統中自訂欄位是以「組」為單位,因此我們要新增一組自訂欄位,需要兩個主要流程:

  1. 新增資料欄位群組。想像一個欄位是一張文件,欄位群組是存放文件的資料夾
  2. 新增自訂欄位。在新增自訂欄位前,一定要先新增資料欄位群組,才可進行設立各項自訂欄位

自訂欄位概念示意圖

如要新增、管理自訂欄位可至「聯絡人 > 管理 > 自訂欄位」

自訂欄位群組

「自訂欄位」是包含在自訂欄位群組裡的(也就是說,您要新增一個自訂欄位,得先幫它找一個/新增一個容器來裝),每個自訂欄位群組的使用範圍可寬可窄。

自訂欄位群組說明
 
 
 
 
 
 
 
 
 
比如,你可建立「國籍」的自訂欄位群組,使用在所有連絡人類型,也可建立一個自訂欄位群組是「移民狀態」,只運用在「個人」連絡人類型。同理,自訂欄位群組可運用在功能(會員、活動、捐款),或其他元素,如關係或群組。

為了有效率使用自訂欄位,在開始建立自訂欄位群組前,建議先思考以下問題:

  • 這些欄位您打算怎麼使用?
  • 這些欄位您打算用在什麼樣的聯絡人類型或紀錄?
  • 這些欄位用途是否廣泛,或著僅適用於某種特定的連絡類型、活動、捐款類型等?

花時間想清楚這些問題,有助於你建立表單的欄位與設定,並清除多餘的欄位。比方說,若自訂欄位群組包含聯絡人特徵表單,其中有「眼睛顏色」欄位,這個欄位應該不會需要用在聯絡人的「組織」「家庭」類型,而只會用於「個人」類型的連絡人。另一個例子是,若自訂欄位的表單是針對某種活動報名頁面使用,就設定給「參加者(活動類型)」使用。

新增自訂欄位群組

從選單點選「聯絡人 > 管理 > 自訂欄位」,可來到自訂欄位群組列表頁面,您可點選「新增自訂欄位群組」來新增欄位群組,按下後將出現以下畫面:

新增自訂欄位群組

欄位說明

  • 設定名稱
    將出現於欄位的標題位置,若樣式設定中選擇頁籤,則標題將會顯示於導覽頁籤上
  • 使用於
    • ​任務:欄位指定用於所有的任務或特定的任務類型,如會議或來電
    • 地址:在地址區塊建立額外的相關欄位
    • 聯絡人:使欄位可使用於所有的連絡人
    • 捐款:使用於所有捐款欄位或特定的捐款類型,如捐款或活動費用
    • 活動:使用於所有活動欄位或特定的活動類型(如會議或募款)。這些欄位會被應用於目前的活動報名,非參與者已經註冊/報名的紀錄
    • 補助:只用於「補助」的欄位
    • 群組:出現於群組設定(僅供紀錄,不被搜尋)
    • 家庭:使用於家庭聯絡人類型
    • 個人:使用於個人連絡人類型
    • 會員:使用於所有會員記錄或特定的會員類型
    • 組織:使用於組織連絡人類型
    • 參加者:使用於活動參加者
    • 參加者(活動名稱):使用於特定活動之參加者
    • 參加者(活動類型):使用於特定類型的活動參加者
    • 參加者(角色):使用於特定角色之參加者
    • 認捐:只用於「認捐」的欄位
    • 關係:可將自訂欄位設定為可使用於任何關係類型或特定關係類型參加者
  • 欄位顯示順序
    當您新增一個以上欄位群組時,新的欄位群組會自動排在前一個之後。順序皆可在建立欄位之後點選欄位群組列表中順序欄的上下箭頭來移動排列位置
  • 在始初顯示時收合此群組
    這個意思是,你設定的這組自訂欄位群組,會顯示在您設定要顯示的功能頁面(例如您設定它使用在「個人」的話,開啓每個個人聯絡人頁面時,就會看到這組自定欄位群組。)
    若您希望這個欄位群組出現時,就把裡面包含的每項欄位內容都展開,請取消勾選此欄
  • 進階搜尋中將此群組收合
    進階搜尋的頁面,因為包含相當多範疇以便做很細的搜尋條件設定,故為了讓頁面不要拉太長,會把各個範疇都收合,使用時有需要設定該範疇的搜尋條件時再點擊開啓
    若此自訂欄位群組在搜尋時會經常使用的話,讓這組欄位預設為開啓,會較易於使用,要達到這個效果,您可取消勾選此欄
  • 此自訂欄位群組是否在啟用中?
    啓用中的自訂欄位群組,才能使用裡面的自訂欄位,也才會出現在聯絡人頁的相關頁籤

新增自訂欄位

當已建立自訂欄位群組後,接著即可進入建立自訂欄位的畫面,或也可到自訂欄位集群組列表中點選「查看並編輯自訂欄位」

從群組列表來新增自訂欄位


點選「新增自訂欄位」即可在自訂的欄位群組增加需要的欄位,如下圖。點選新增自訂欄位可在「收據資訊」的欄位群組中新增自訂欄位

新增欄位


點選後,填入各欄位,按下儲存後即可完成自訂欄位的建立

新增自訂欄位說明

欄位說明

  • 欄位名稱
    填入欄位名稱,以內部辨識為主。(讓外部填寫時所顯示的欄位名稱,需另外設定)
  • 資料及輸入欄位類別
    在這邊設定您要提供的欄位填寫形式,例如一行文字框、單選、複選、下拉單選或下拉複選等。(請注意,這裡所設定的資料與輸入方式,一旦設定完成之後就不能再修改囉!)
  • 預設值
    可讓您填入預設答案或填寫範例
  • 欄位上方說明
    讓您替欄位附加說明,作為填答的輔助,編輯完成後,欄位上方會出現所打的補充說明
  • 欄位補充說明(tip)
    可填入對於此欄位的補充說明,編輯完成後,欄位名稱右側會產生小問號icon,當滑鼠移至此icon時即會出現所打的補充說明
  • 必填
    如需必填,請勾選。(請注意,若在「自訂欄位階段」勾選「必填」,往後內部工作人員要修改/編輯時,會被要求必填。故建議在自訂欄位的時候不要設定成必填,在提供外部人士填寫的資料表單再行設定)
  • 此欄位能否被搜尋?
    若勾選此選項,則在系統的進階搜尋可被搜尋到
  • 啟用?
    需勾選啟用才能使用這個自訂欄位
  • 只能查看?
    若勾選此選項,則這個自訂欄位就只能看,不能編輯與填寫。這種設計通常用在兩種狀況,一是從外部匯入的資料需要這個欄位,故開設此自訂欄位讓資料得以匯入,但顯示的目的是參考,並不能填寫或修改。二是這個欄位的資料由PHP資料庫接入較佳,故不讓使用者自行填入

 

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