建立批次更新用的資料表單

若組織有需要批次修改的紀錄,例如,組織有寄送紙本的年報給「單筆超過一萬元捐款人」的慣例,需要在後台記錄是否已寄送,並且希望可以批次調整記錄的話,「資料表單」可以達成這個需求,執行方式如下。

  1. 建立「寄送年報」的自訂欄位群組
  2. 建立「資料表單」
  3. 利用「資料表單」批次把已寄送的人記錄起來

建立「寄送年報」的自訂欄位群組

將您欲記錄的資料格式建立成欄位。例如上述寄送年報的例子,您可先建立一個自訂欄位群組為「寄送年報」。若此自訂欄位群組是與捐款有關,請在新增自訂欄位群組的時候在「使用於」欄位選為「捐款」,如下圖所示:


新增寄送年報群組
 
在該欄位群組下新增「是否寄送2016年報」欄位,並建立勾選選項「已寄送」,若已寄送者即可勾選。

新增是否寄送年報的欄位
 
 
 
 
建立自訂欄位的步驟,請參考聯絡人 > 管理 > 新增自訂欄位

 

建立「資料表單」

由於批次修改需要透過資料表單形式,故得將剛才的自訂欄位做成資料表單。
請新增一個資料表單名為「年報寄送」。如下圖所示:
新增年報寄送的資料表單
 
 
再將上步驟新增的自訂欄位「是否寄送2016年報」納入「年報寄送」的資料表單中。
 
納入是否寄送年報的欄位

利用「資料表單」批次把已寄送的人記錄起來

首先,您可點選「捐款 > 搜尋 > 搜尋捐款」,將您已寄送年報的名單篩選出來。例如搜尋2016年1/1~12/31捐款超過10000元的捐款,接著在搜尋結果頁勾選出已寄送年報聯絡人,從「更多動作」的下拉選單選擇「由資料表單進行批次更新捐款」再按「執行」。如下圖:
更多動作,批次更新
 
接著出現「批次更新捐款的資料表單」頁,會有下拉選單供您選擇所要用來批次更新的資料表單。請選擇「年報寄送」再按下一步。

選擇年報寄送的資料表單


接下來會出現列表頁,這時有兩種設定方式:

  1. 逐一設定選項/填寫資料
  2. 點選 -複製從第一行到所有行數的值,先設定第一行的資料然後按即會將第一行的設定複製給所有資料,若欲修改的所有資料其設定完全一樣或是大致相同適合用此功能以減省時間

設定完後請按下「更新捐款」即可完成批次的資料修改。

勾選已寄送
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
重要提醒:
若建立為「捐款」使用的自訂欄位,需在「搜尋捐款」進行搜尋才能使用該資料表單的批次更新
類推,若建立為「活動」使用的自訂欄位,就須在搜尋活動參加者的搜尋結果才能使用
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