ACH(銀行/郵局定期定額自動轉帳)

(感謝財團法人無國界醫生基金會協助本功能的開發。本功能因有導入諮詢的協助工作,故會酌收一次性的導入費用。請「價格方案」裡的「加價購」部分)

ACH(銀行/郵局定期定額自動轉帳)簡介

ACH代收代付業務 是早期滿常見的定期定額捐款方式,頗受到不想使用信用卡的組織/捐款人所喜愛。netiCRM 所開發的 ACH 機制,在手動建立 ACH 訂單後,僅需匯出匯入檔案,即可自動將授權核印資料與每月扣款資料,紀錄在 netiCRM 資料庫中,協助組織減少原有的人工作業程序。
(若組織目前沒有使用 ACH,請洽詢組織的往來銀行/郵局,瞭解該項業務的申請方式)
 
工作流程簡介:
 
  • 授權書審核:新增ACH訂單 -> 匯出「授權扣款提出檔」 -> 提供給銀行/郵局做授權核印 -> 匯入「授權扣款提回檔」
  • 每月扣款:匯出「入扣帳資料提出檔」 -> 提供給銀行/郵局進行扣款 ->  匯入「入扣帳資料提回檔」
 
 
 

功能/操作流程

一、建立專用募款頁

  • 建議先新增一個 ACH 專用的募款頁,以針對 ACH 的扣款模式,撰寫專屬的捐款成功通知信內容。
  • 本ACH專用募款頁,無需設定任何金流機制。
     

二、建立 ACH 金流機制

設定ACH金流機制的路徑與填寫提醒,請參考以下

  1. 前往管理齒輪 > 設定 > 全域設定 > 金流設定,點選新增「金流機制」(下圖紅框處)

 

  1. 「金流機制類型」,請選「ACH代收代付」;「金流機制名稱」,請填寫「ACH金流」


     

  2. 正式金流機制詳情,請依據需求,注意事項如下:
    • 若是採用銀行 ACH,需填寫:
      • 銀行帳戶:組織在ACH收單銀行的銀行帳戶號碼
      • 統一編號:組織的統一編號
      • 銀行代碼:請填寫ACH收單銀行(含分行)的代碼(七位數)
    • 若是採用銀行 ACH,需填寫:
      • 郵局委託機構代號:郵局提供給組織的代號。與郵局簽約後,由郵局提供。
    • 網站網址:不需填寫

 

三、建立ACH定期定額訂單

(建議先在系統完整建檔捐款人的聯絡資料(可手動登打或批次匯入),再開始進行ACH訂單新增作業)

ACH 訂單管理介面:前往 設定齒輪 >  自訂 > 管理自訂搜尋 > 「台灣 ACH 搜尋 」,按下「執行」,就會到 ACH 訂單管理介面。此介面將是組織未來常使用的功能,用來搜尋 ACH 資料、匯出「提出檔」(包括授權核印與後續扣帳)、匯入「提回檔」等動作。

 

  1. 按下左上方的「新增 ACH 資料」
  2. 選擇聯絡人:填入聯絡人姓名或內部/外部編號,系統會以「隨打即找」的方式,進行搜尋。(若系統無此人,需要新增聯絡人)
  3. 募款頁:選擇該筆捐款要歸屬在哪個募款頁
  4. 總金額:每月要扣款的金額
  5. 金流機制:若有建立多個 ACH 金流機制,可再選擇(例如採用了多家代收銀行....但很少見)
  6. ACH 類型 - 付款工具:選擇「銀行」或是「郵局」:
    • 銀行:會出現「銀行代碼」、「銀行分行」,兩欄位,請依據「捐款人」所提供的資料,選擇「捐款人」所使用的銀行、填入分行名稱。
    • 郵局::會出現「郵局帳號類型」欄位,請依據「捐款人」所提供的資料,選擇「存簿」或「劃撥」。
  7. ACH 代收代付 - 帳戶號碼:請依據「捐款人」所提供的資料,填寫「捐款人」的銀行帳戶號碼
  8. ACH 代收代付 - 身分證字號/統一編號:請依據「捐款人」所提供的資料,填寫「捐款人」的身分證字號(若是個人聯絡人)或統一編號(若是組織聯絡人)
  9. 從其他系統移轉過來的已通過授權核印ACH訂單:
    • 若ACH授權檔不是在本系統產生,才需要填寫此欄位,若不確定請勿勾選、填寫。
    • ACH 代收代付 - 用戶號碼:請依據以前送銀行/郵局和印時所填寫的用戶號碼欄位,據實填入 
    • 核印狀態 :若已經授權核印完成,請選擇「已完成」。
  10. 下方另會有捐款收據相關欄位,可供選擇性填寫(類似「新增捐款」,後續的捐款資料裡會代入這邊的欄位)
  11. 儲存送出後,將會跑到 ACH 訂單頁面(類似「信用卡定期定額訂單頁」),供檢視。若有需要,可進行編輯修改。

 

四、產出授權扣款提出檔(一次性)

  1. 在 ACH 管理介面,可依訂單建立日期、付款方式 (銀行或郵局)、核印狀態等來搜尋,找出要進行核印的資料(核印狀態、定期定額狀態,都必須是「待處理」,才符合核印條件,才可匯出提出檔)。
  2. 找到資料後,請在「更多動作」選擇「匯出 ACH 授權提出檔」
  3. 選擇核印日期(當日即可),並選擇 .txt 格式的授權扣款提出檔
  4. 依據不同銀行/郵局所提供的不同管道(上傳介面、或是email給負責窗口),將授權扣款提出檔提供給銀行/郵局。

 

五、匯入授權扣款提回檔(一次性)

  1. 請按下「台灣 ACH 搜尋」管理介面左上方的第二個按鈕「匯入 ACH 提回檔」
  2. 選取銀行/郵局提供的授權扣款提回檔。
  3. 進到下一步,即可預覽系統解析後的結果,預先告知成功筆數與失敗筆數。
  4. 開始時間:可手動設定,會成為系統裡紀錄的核印成功日期、以及定捐開始日期。
  5. 若無問題,即可按下「立即匯入」。

備註:

  • 授權核印成功的訂單,將自動轉為「核印狀態:已核印」、「定期定額狀態:進行中」,並紀錄異動時間。(以上欄位也可手動修改)
  • 匯入授權扣款提回檔時,可以只讀入部分資料。(銀行核印時間不一,可能僅回傳部分資料,無法一次回傳全部資料)

 

六、每月產出入扣帳資料提出檔

  1. 在「台灣 ACH 搜尋」管理介面,搜尋銀行或郵局的「進行中」訂單。
    (需要分別搜尋銀行或郵局的訂單,不能合併在一起)
    (授權核印中或核印失敗的訂單,無法產生扣帳資料提出檔)
  2. 找到資料後,請在「更多動作」選擇「匯出 ACH 入扣帳資料提出檔」,按「執行」,到下一畫面。
  3. 執行日期:請設定預計要上傳給銀行/郵局進行處理的扣款日期,並選擇 .txt 格式的檔案,按下「匯出」,即可下載到檔案。
    (此時,系統會為每筆訂單,建立一筆「待處理」的捐款交易資料,等待匯入扣款結果檔時進行批次處理)
  4. 依據不同銀行/郵局所提供的不同管道(上傳介面、或是email給負責窗口),將入扣帳資料提出檔提供給銀行/郵局。

 

七、每月匯入扣帳資料提回檔

  1. 請按下「台灣 ACH 搜尋」管理介面左上方的第二個按鈕「匯入 ACH 提回檔」
  2. 選取銀行/郵局提供的入扣帳資料提回檔。
  3. 進到下一步,即可預覽系統解析後的結果,預先了解成功筆數與失敗筆數。
  4. 收到日期:可手動設定,會成為系統裡紀錄的捐款收到日期、收據開立日期。
  5. 若無問題,即可按下「立即匯入」。
備註:
  • 每次匯入/扣款成功後,都會依照募款頁的相關設定,寄出通知信、開立捐款收據給捐款人(同 CRM 原本模式)
 
 

常見問題

問:有哪些銀行是已經有 netiCRM 的客戶在使用的 ACH 收單銀行?
答:目前已知有第一銀行、合作金庫、台新銀行(陸續更新)。組織的往來銀行,是否有支援 ACH 業務,建議直接洽詢銀行窗口確認。
 
問:銀行或郵局,若在扣款時要求提供一份「代收總數表」,註明本次扣款的總筆數與總金額時,該怎麼做呢?
答:總筆數與總金額,都有顯示在從扣款提出檔的最後一行,可以逕行使用:
  • 銀行:總筆數:第 32 ~ 39 欄、總金額:第 40 ~ 55 欄
  • 郵局:總筆數:第 20 ~ 26 欄。總金額:第 27 ~ 39 欄含小數點兩位數)
問:現有已經通過核印的授權書,要如何改用此功能進行扣款?
答:請參考前述「手動建立ACH定期定額訂單」的「從其他系統移轉過來的已核印ACH訂單」部分。
 
問:匯入銀行提供的扣帳資料提回檔時,為何無法出現預覽畫面、匯入不成功?
答:一般來說,要注意兩點:
  1. 銀行提供的入扣帳資料提回檔,僅須包含「扣款失敗」的資料,無需匯入所有資料
  2. 扣帳資料提回檔的「控制首錄」(第一行),是否與之前在匯出入扣帳資料「提出檔」時所設定的日期一致?若銀行有修改改行資料,系統會出現提示,請依照畫面說明手動貼上完整的「控制首錄」(第一行)到「ACH 入扣帳資料提出檔編號」。
 
 
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