從email寄出「年度」電子收據給捐款人(寄送年度收據彙整郵件)

本功能beta版將於2023/03/30新增,要寄送電子郵件年度收據彙整(年度電子收據),記得先參考手冊進行前置作業:電子收據 - 從Email寄出捐款收據pdf給捐款人(單筆&年度)

寄送年度收據彙整郵件beta版(年度電子收據)

本功能可以協助組織更方便地向捐款人寄送年度收據。請在使用前仔細閱讀以下使用說明,並進行適當的測試以確保一切正常。

beta版重要提醒

  • 本功能適合原本有發電子單筆收據的組織使用。
  • 在大量發送前,請務必進行小量測試/內部測試,確認收到的電子收據內容與PDF檔案無誤。
  • 年度電子收據版型為公版樣式。即使您有客製過紙本年度收據,利用本功能寄送的年度收據PDF也會是公版樣式。若需調整客製公版電子年度收據PDF,請聯繫客服進行評估。

使用前須設定:啟用「電子郵件收據」與「電子郵件追蹤功能」才能使用

兩個功能都啟用後,操作時下拉選單才能找到「寄送年度收據彙整郵件beta版」選項。

寄送年度收據操作步驟

包括為個別聯絡人,與批次大量寄送,都需要利用進階搜尋,接著使用更多動作的「寄送年度收據彙整郵件beta版」功能進行寄送。

  1. 透過進階搜尋,找到符合條件的聯絡人,可參考手冊: 符合搜尋條件的年度捐款收據
  2. 在符合條件的捐款人列表中,勾選您想要寄送年度收據的捐款人,點選「更多動作」,選擇「寄送年度收據彙整郵件beta版」(若沒有看到此選項,請檢查是否有完成使用前設定)。
  3. 設定收據開立年度與費用類型,可參考手冊: 列印紙本年度捐款收據
  4. 選擇寄件者電子郵件、編寫信件內文後,點選「傳送email」即可排程寄出,年度收據將以電子郵件附檔的形式寄送給捐款人。

提醒您:若寄送對象超過一個捐款人,就會進到背景程式。在使用過程中,如果遇到任何問題,歡迎隨時與客服團隊聯繫。

 

常見問題&實用技巧

如何避免捐款人收不到捐款收據

因為電子郵件容易被擋信,hotmail / outlook / yahoo.com.tw 部份尤其是,捐款人若要自動收到電子郵件捐款收據,請捐款人第一次收到後,盡量將貴會的捐款收據寄件者加入聯絡人、標示為信任的寄件人,比較不會漏接。

如何知道捐款人有收到捐款收據Email

從後台-郵件設定開啟追蹤功能後,便可以在聯絡人的「任務」欄位查看,詳細操作方式請參考手冊:如何啟用與查看系統信件追蹤功能

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