聯絡人小技巧

屬於群組A,但不屬於B群組的聯絡人,如何搜尋出來?
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「管理群組」的「搜尋聯絡人」工具(見下圖),可以很快找出屬於群組A,但不屬於B群組的聯絡人。

 

情境:若組織有兩個群組「定期定額捐款人」、「北部分會會員」,今天若想找出:非北部會員的定期定額捐款人,可以利用群組管理頁面中的「搜尋聯絡人」功能,操作步驟請參考以下說明。

附圖一:兩個群組現況,部分聯絡人同時在兩個群組中(綠框處)

附圖二:若要找出非北部會員的定捐支持者,請先點選「搜尋聯絡人」(綠框處)。

附圖三:編輯搜尋條件,包含群組選擇「定期定額捐款人」,排除群組選擇「北部分會會員」

附圖四:即可找出非北部會員的定期定額捐款者(紅框處)

想要找到特定時間區間填寫表單的聯絡人
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組織常需要利用表單,讓想要成為志工、或是參加連署的人,可填資料表單,讓這些珍貴名單也能整合到貴組織的netiCRM聯絡人,做後續運用。

雖然資料表單可以設定填表人自動被加到特定群組,例如「申請志工」群組,但當您想找出最近半年填寫志工申請表的名單時,要怎麼做?

您可使用「進階搜尋」,展開「變更紀錄」,在「變更紀錄」輸入「資料表單」,在把您要搜尋填表的時間區間,設定好,如下圖,就可找到您要的結果,進行後續運用。
 

分割匯出多選項欄位
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若您匯出的欄位為多選選項,例如:「勾選框」、「下拉多選」類欄位,匯出聯絡人時,可以將該欄位的多個值,分割成不同欄位,瀏覽整理資料將更方便。作法如下:

  1. 例如下圖中的「專長領域」欄位,是包含四個多選選項的欄位,該位聯絡人被勾選了其中兩項:「採訪編輯」和「財務」,您可以在匯出時,將此欄的資料分成多個欄位來匯出,如以下範例。

    netiCRM上的聯絡人頁面呈現

    匯出excel檔(將多選欄位分割處理後)

     

  2. 若要匯出並分割多選項欄位,請在點選執行「匯出聯絡人」後,勾選「輸出成方便分割一欄多值至多欄」的格式。
  3. 匯出檔案後,欄位呈現如下圖,多選欄位的資料,會以逗號分隔開。
  4. 分割欄位(一)使用LibreOffice calc:點選:資料>文字轉換為欄,再將「逗號」選作分隔符號,即可分割多選欄位。

    分割欄位(二)使用google sheet:上傳檔案後,點選:資料>將文字分隔成不同欄,即可分割多選欄位。


     

  5. 分割欄位(三)使用Excel:上傳檔案後,使用資料剖析精靈,即可順利分割多選欄位。

如何讓一群人管理另一群人
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適用情境:
假如您想要讓某些管理員只能查看、編輯特定群組的聯絡人資料(或是反過來說,某些聯絡人資料只能被特定群組的管理者進行查看、編輯的動作),那麼,您可以利用 netiCRM 的權限角色來達成此需求。

權限角色的概念如下,假設我們已建了兩個群組如下:

  • A小組管理員群組(群組類型必須勾選「權限管理」)
  • A小組志工

當設定好權限角色之後,我們就可以賦予屬於「 A小組管理員群組」的聯絡人,具有可查看、編輯 「A小組志工」裡的聯絡人的權限,而其他非 「 A小組管理員群組」的聯絡人,就無法進行查看/編輯「A小組志工」的操作。

操作說明

一、新增依群組進行管理的角色、並確認關閉「查看所有聯絡人」權限
假設您希望「 A小組管理員群組」只具有查看「A小組志工」的權限,必須先確認該群組聯絡人的「網站帳號」,不具備「查看所有聯絡人」的權限。因為您的目標是希望他們只能查看特定群組的聯絡人而已,而非所有聯絡人,因此不能賦予他有「查看所有聯絡人」的權限。
要進行此項修改,可以到設定>管理>權限管理,點選Drupal 權限控制(網域後加上 /admin/user/permissions),點選使用者中權限的分頁,再點選其中的角色分頁,在最下方新增一個「分權管理聯絡人」的角色新增權限角色

並為聯絡人的網站帳號設定擁有該角色:

  • 勾選「存取支持者管理系統」
  • 勾選「存取所有自訂欄位」
  • 如果要發電子報給特定群組,可勾選「存取電子報管理」
  • 不可以勾選「查看所有聯絡人」,否則發報時,就可以發給所有群組
  • 如果要為聯絡人新增捐款、匯入捐款,必須勾選「存取捐款管理」、「編輯捐款」
設訂群組權限管理
二、設定權限角色

接下來,我們要依序建立 CiviCRM 的權限角色,並指派「 A小組管理員群組」採用此一權限角色的設定
1. 到權限管理中「管理角色」的頁面,點選「新增Acl Role」來建立 CiviCRM 的權限角色,例如「 A小組管理員」
建立管理角色
2. 接著到群組管理的地方建立群組,例如「 A小組管理員群組」,並勾選群組類型為「權限管理」,並將註冊使用者設定為此群組的聯絡人之一,例如:將「群組權限測試者」加入「 A小組管理員群組」。注意: 群組權限測試者必須勾選「分權管理聯絡人」的角色。
將使用這加入群組
3. 完成之後,接著是指派「 A小組管理員」權限角色給「 A小組管理員群組」群組
點選設定>管理>權限管理>指派使用者為 CiviCRM 的權限角色,點選編輯指派的權限角色,在權限角色選擇「A小組管理員」,在分派給選擇「A小組管理員群組」。
指派權限角色給群組
4. 設定「 A小組管理員」權限角色可以編輯或查看「 A小組志工」群組聯絡人的權限。點選設定>管理>權限管理,選擇管理權限後按下新增權限
點選新增管理權限

三、測試及確認
完成前述步驟後即告完成,接著您可以使用 「 群組權限測試者」的帳號登入網站進行測試及確認。首先到「搜尋聯絡人」的畫面,在群組欄您會發現僅有「 A小組志工」可以挑選,選取後並按搜尋鈕,就可以查看所有屬於 「 A小組志工」的聯絡人名單,並進行編輯聯絡人、發送電子報、新增捐款資料等動作。

另外請注意,若要查看非 「 A小組志工」的聯絡人時,會因權限不足而被強制導引至首頁,而不會出現任何錯誤訊息,因此如果您發現要查看某個聯絡人卻被導引到首頁,那可能就是您沒有足夠的權限。

登入只能看到A小組志工

 

Big-5 轉 UTF-8 :解決異體字、簡體字匯入問題
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當匯入的檔案包含簡體字、異體字,在存成CSV檔、匯入系統後,這些字會變成?,導致識別困難(如下示意圖)。建議您將檔案轉存成UTF-8的CSV檔案,即可解決此類問題。以下分別提供不同作業軟體的轉檔說明,再請參考。

LibreOffice

LibreOffice 為一個開放源始碼專案的文書處理軟體,你可以當他做「自由的 Office」。不需要 Microsoft 這種大廠牌授權,仍然可用類似 Word 、 試算表這種工作所需的功能。以下截圖是用 Mac 執行,用 windows 執行可能會大同小異。

  1. 開啟 Big-5 檔案:用 LibreOffice 開啟 CSV 會看到這個畫面,其中紅框框處選 Big-5,送出後即會以 Big-5 開啟。
    選big 5
     
  2. 儲存成 UTF-8
    在「檔案」的下拉選單,選「另存新檔」
    選另存新檔

    選擇檔案這邊要勾「編輯篩選設定」
    編輯篩選設定

    出現確認檔案格式,要選「使用文字 CSV 格式」,不然會被存成 ODF 檔

    使用文字csv格式

    這邊要選儲存的編碼,記得字元集選 Unicode (UTF-8)

    字元集選UTF-8

  3. 確認已儲存成 UTF-8
    開啟新儲存的檔案,會同上面第一個動作,問你要用什麼編碼開啟,這時可以預覽用 UTF-8 會不會是亂碼。
用UTF-8預覽

windows 的記事本

使用 windows 的話,可以在「另存新檔」時,轉存成 utf-8 的格式,設定如下圖。

用 windows 的記事本存成 utf-8 格式

Excel

如果是使用Excel整理檔案,在儲存時,可以選擇「CSV UTF-8」,如附圖圖示,如果找不到個選項,可能是您所使用的office不夠新的緣故。

 

如何開啟 CSV 格式的檔案
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CSV格式為公認的標準交換格式,各種軟體經過設定,都可以正確支援 CSV 格式的檔案。開啟 CSV 格式的檔案其實很簡單,下面是各個不同軟體、作業系統開啟 CSV 檔案格式的方式:

Windows 上的 Excel

  • 開啟 Excel 軟體
  • 檔案 > 開啟 > 找到匯出的 CSV 檔案 > 點兩下開啟
  • 此時應可看到資料已正常歸入 Excel 的欄位中

Libreoffice / OpenOffice

  • 檔案 > 開啟 > 找到匯出的 CSV 檔案 > 點兩下開啟
  • 此時會彈出一個視窗,可照下圖方式設定
    (UTF-8、分隔記號、逗號分隔、括住的欄位為文字)
用Libreoffice開csv格式檔案
OpenOffice / Libreoffice 開啟 CSV 檔案會先詢問格式
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