聯絡人小技巧

如何讓一群人管理另一群人

適用情境:
假如您想要讓某些管理員只能查看、編輯特定群組的聯絡人資料(或是反過來說,某些聯絡人資料只能被特定群組的管理者進行查看、編輯的動作),那麼,您可以利用 netiCRM 的權限角色來達成此需求。

權限角色的概念如下,假設我們已建了兩個群組如下:

  • A小組管理員群組(群組類型必須勾選「權限管理」)
  • A小組志工

當設定好權限角色之後,我們就可以賦予屬於「 A小組管理員群組」的聯絡人,具有可查看、編輯 「A小組志工」裡的聯絡人的權限,而其他非 「 A小組管理員群組」的聯絡人,就無法進行查看/編輯「A小組志工」的操作。

操作說明

一、新增依群組進行管理的角色、並確認關閉「查看所有聯絡人」權限
假設您希望「 A小組管理員群組」只具有查看「A小組志工」的權限,必須先確認該群組聯絡人的「網站帳號」,不具備「查看所有聯絡人」的權限。因為您的目標是希望他們只能查看特定群組的聯絡人而已,而非所有聯絡人,因此不能賦予他有「查看所有聯絡人」的權限。
要進行此項修改,可以到設定>管理>權限管理,點選Drupal 權限控制(網域後加上 /admin/user/permissions),點選使用者中權限的分頁,再點選其中的角色分頁,在最下方新增一個「分權管理聯絡人」的角色新增權限角色

並為聯絡人的網站帳號設定擁有該角色:

  • 勾選「存取支持者管理系統」
  • 勾選「存取所有自訂欄位」
  • 如果要發電子報給特定群組,可勾選「存取電子報管理」
  • 不可以勾選「查看所有聯絡人」,否則發報時,就可以發給所有群組
  • 如果要為聯絡人新增捐款、匯入捐款,必須勾選「存取捐款管理」、「編輯捐款」
設訂群組權限管理
二、設定權限角色

接下來,我們要依序建立 CiviCRM 的權限角色,並指派「 A小組管理員群組」採用此一權限角色的設定
1. 到權限管理中「管理角色」的頁面,點選「新增Acl Role」來建立 CiviCRM 的權限角色,例如「 A小組管理員」
建立管理角色
2. 接著到群組管理的地方建立群組,例如「 A小組管理員群組」,並勾選群組類型為「權限管理」,並將註冊使用者設定為此群組的聯絡人之一,例如:將「群組權限測試者」加入「 A小組管理員群組」。注意: 群組權限測試者必須勾選「分權管理聯絡人」的角色。
將使用這加入群組
3. 完成之後,接著是指派「 A小組管理員」權限角色給「 A小組管理員群組」群組
點選設定>管理>權限管理>指派使用者為 CiviCRM 的權限角色,點選編輯指派的權限角色,在權限角色選擇「A小組管理員」,在分派給選擇「A小組管理員群組」。
指派權限角色給群組
4. 設定「 A小組管理員」權限角色可以編輯或查看「 A小組志工」群組聯絡人的權限。點選設定>管理>權限管理,選擇管理權限後按下新增權限
點選新增管理權限

三、測試及確認
完成前述步驟後即告完成,接著您可以使用 「 群組權限測試者」的帳號登入網站進行測試及確認。首先到「搜尋聯絡人」的畫面,在群組欄您會發現僅有「 A小組志工」可以挑選,選取後並按搜尋鈕,就可以查看所有屬於 「 A小組志工」的聯絡人名單,並進行編輯聯絡人、發送電子報、新增捐款資料等動作。

另外請注意,若要查看非 「 A小組志工」的聯絡人時,會因權限不足而被強制導引至首頁,而不會出現任何錯誤訊息,因此如果您發現要查看某個聯絡人卻被導引到首頁,那可能就是您沒有足夠的權限。

登入只能看到A小組志工

 

用 LibreOffice 把 Big-5 轉 UTF-8 的方法

LibreOffice 為一個開放源始碼專案的文書處理軟體,你可以當他做「自由的 Office」。不需要 Microsoft 這種大廠牌授權,仍然可用類似 Word 、 試算表這種工作所需的功能。

以下截圖是用 Mac 執行,用 windows 執行可能會大同小異。
開啟 Big-5 檔案

用 LibreOffice 開啟 CSV 會看到這個畫面,其中紅框框處選 Big-5,送出後即會以 Big-5 開啟。

選big 5
儲存成 UTF-8
  1. 在「檔案」的下拉選單,選「另存新檔」
選另存新檔
 
  1. 選擇檔案這邊要勾「編輯篩選設定」
編輯篩選設定
 
  1. 出現確認檔案格式,要選「使用文字 CSV 格式」,不然會被存成 ODF 檔
使用文字csv格式
  1. 這邊要選儲存的編碼,記得字元集選 Unicode (UTF-8)
字元集選UTF-8
確認已儲存成 UTF-8
開啟新儲存的檔案,會同上面第一個動作,問你要用什麼編碼開啟,這時可以預覽用 UTF-8 會不會是亂碼。
用UTF-8預覽

用 windows 的記事本存成 utf-8 格式

使用 windows 的話,可以在「另存新檔」時,轉存成 utf-8 的格式,設定如下圖。

用 windows 的記事本存成 utf-8 格式

如何開啟 CSV 格式的檔案

CSV格式為公認的標準交換格式,各種軟體經過設定,都可以正確支援 CSV 格式的檔案。開啟 CSV 格式的檔案其實很簡單,下面是各個不同軟體、作業系統開啟 CSV 檔案格式的方式:

Windows 上的 Excel

  • 開啟 Excel 軟體
  • 檔案 > 開啟 > 找到匯出的 CSV 檔案 > 點兩下開啟
  • 此時應可看到資料已正常歸入 Excel 的欄位中

Libreoffice / OpenOffice

  • 檔案 > 開啟 > 找到匯出的 CSV 檔案 > 點兩下開啟
  • 此時會彈出一個視窗,可照下圖方式設定
    (UTF-8、分隔記號、逗號分隔、括住的欄位為文字)
用Libreoffice開csv格式檔案
OpenOffice / Libreoffice 開啟 CSV 檔案會先詢問格式
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