聯絡人小技巧

如何刪除/修改(名稱) 已儲存欄位範本
qa-25642

進入 「管理CiviCRM > 匯出/匯入對應」(參考下圖)，即可編輯(名稱)/刪除不用的對應範本
或直接前往以下網址進入管理頁面：
https://(站台網址)/civicrm/admin/mapping?reset=1

如何設定資料表單欄位，提供姓名不為「姓氏」+「名字」格式的支持者填寫
qa-25290

為了尊重不同文化族群的姓名結構與命名習慣，建議您可以在表單中依以下方式設定「姓氏」與「名字」欄位，讓支持者能正確填寫其姓名：

中文姓氏欄位設為非必填：
若支持者的姓氏不符合一般中文命名習慣，或選擇不提供姓氏，則可在表單設定中將「姓氏」欄位設為非必填，允許支持者保留空白。
（此設定適用於部分不同文化族群或具特殊命名方式的情境。）

中文名 / 傳統姓名填寫建議：
支持者可於「名字 / 其他姓氏」欄位中，完整填寫其中文名或傳統姓名。如有多個名字、或採用非標準格式命名方式，也請在此欄位完整呈現。

表單範例：(如下圖)

屬於群組A，但不屬於B群組的聯絡人，如何搜尋出來？
qa-5565

「管理群組」的「搜尋聯絡人」工具（見下圖），可以很快找出屬於群組A，但不屬於B群組的聯絡人。

情境：若組織有兩個群組「定期定額捐款人」、「北部分會會員」，今天若想找出：非北部會員的定期定額捐款人，可以利用群組管理頁面中的「搜尋聯絡人」功能，操作步驟請參考以下說明。

附圖一：兩個群組現況，部分聯絡人同時在兩個群組中(綠框處)

附圖二：若要找出非北部會員的定捐支持者，請先點選「搜尋聯絡人」(綠框處)。

附圖三：編輯搜尋條件，包含群組選擇「定期定額捐款人」，排除群組選擇「北部分會會員」

附圖四：即可找出非北部會員的定期定額捐款者(紅框處)

想要找到特定時間區間填寫表單的聯絡人
qa-5456

組織常需要利用表單，讓想要成為志工、或是參加連署的人，可填資料表單，讓這些珍貴名單也能整合到貴組織的netiCRM聯絡人，做後續運用。

雖然資料表單可以設定填表人自動被加到特定群組，例如「申請志工」群組，但當您想找出最近半年填寫志工申請表的名單時，要怎麼做？

您可使用「進階搜尋」，展開「變更紀錄」，在「變更紀錄」輸入「資料表單」，在把您要搜尋填表的時間區間，設定好，如下圖，就可找到您要的結果，進行後續運用。

分割匯出多選項欄位
qa-5203

若您匯出的欄位為多選選項，例如：「勾選框」、「下拉多選」類欄位，匯出聯絡人時，可以將該欄位的多個值，分割成不同欄位，瀏覽整理資料將更方便。作法如下：

例如下圖中的「專長領域」欄位，是包含四個多選選項的欄位，該位聯絡人被勾選了其中兩項：「採訪編輯」和「財務」，您可以在匯出時，將此欄的資料分成多個欄位來匯出，如以下範例。
netiCRM上的聯絡人頁面呈現

匯出excel檔(將多選欄位分割處理後)
若要匯出並分割多選項欄位，請在點選執行「匯出聯絡人」後，勾選「輸出成方便分割一欄多值至多欄」的格式。
匯出檔案後，欄位呈現如下圖，多選欄位的資料，會以逗號分隔開。
分割欄位(一)使用LibreOffice calc：點選：資料>文字轉換為欄，再將「逗號」選作分隔符號，即可分割多選欄位。

分割欄位(二)使用google sheet：上傳檔案後，點選：資料>將文字分隔成不同欄，即可分割多選欄位。
分割欄位(三)使用Excel：上傳檔案後，使用資料剖析精靈，即可順利分割多選欄位。

如何讓一群人管理另一群人
qa-2572

適用情境：
假如您想要讓某些管理員只能查看、編輯特定群組的聯絡人資料（或是反過來說，某些聯絡人資料只能被特定群組的管理者進行查看、編輯的動作），那麼，您可以利用 netiCRM 的權限角色來達成此需求。

權限角色的概念如下，假設我們已建了兩個群組如下：

A小組管理員群組（群組類型必須勾選「權限管理」）
A小組志工

當設定好權限角色之後，我們就可以賦予屬於「 A小組管理員群組」的聯絡人，具有可查看、編輯「A小組志工」裡的聯絡人的權限，而其他非「 A小組管理員群組」的聯絡人，就無法進行查看/編輯「A小組志工」的操作。

操作說明

一、新增依群組進行管理的角色、並確認關閉「查看所有聯絡人」及「編輯所有聯絡人 (edit all contacts)」權限
假設您希望「 A小組管理員群組」只具有查看「A小組志工」的權限，必須先確認該群組聯絡人的「網站帳號」，不具備「查看所有聯絡人」及「編輯所有聯絡人 (edit all contacts)」的權限。因為您的目標是希望他們只能查看特定群組的聯絡人而已，而非所有聯絡人。
要進行此項修改，可以到設定>管理>權限管理，點選Drupal 權限控制(網域後加上 /admin/user/permissions)，點選使用者中權限的分頁，再點選其中的角色分頁，在最下方新增一個「分權管理聯絡人」的角色
確認以下兩個權限並未勾選

並為聯絡人的網站帳號設定擁有該角色：

勾選「存取支持者管理系統」
勾選「存取所有自訂欄位」
如果要發電子報給特定群組，可勾選「存取電子報管理」
不可以勾選「查看所有聯絡人」，否則發報時，就可以發給所有群組
如果要為聯絡人新增捐款、匯入捐款，必須勾選「存取捐款管理」、「編輯捐款」

二、設定權限角色

接下來，我們要依序建立 CiviCRM 的權限角色，並指派「 A小組管理員群組」採用此一權限角色的設定
1. 到設定（齒輪）－權限管理中「管理角色」的頁面，點選「新增Acl Role」來建立 CiviCRM 的權限角色，例如「 A小組管理員」

2. 接著到群組管理的地方建立群組，例如「 A小組管理員群組」，並勾選群組類型為「權限管理」，並將註冊使用者設定為此群組的聯絡人之一，例如:將「群組權限測試」加入「 A小組管理員群組」。注意: 群組權限測試者必須勾選「分權管理聯絡人」的角色。

3. 完成之後，接著是指派「 A小組管理員」權限角色給「 A小組管理員群組」群組
點選設定（齒輪）>管理>權限管理>指派使用者為 CiviCRM 的權限角色，點選編輯指派的權限角色，在權限角色選擇「A小組管理員」，在分派給選擇「A小組管理員群組」。

4. 設定「 A小組管理員」權限角色可以編輯或查看「 A小組志工」群組聯絡人的權限。點選設定>管理>管理權限，按下新增權限

三、測試及確認
完成前述步驟後即告完成，接著您可以使用「群組權限」的帳號登入網站進行測試及確認。首先到「搜尋聯絡人」的畫面，在群組欄您會發現僅有「 A小組志工」可以挑選，選取後並按搜尋鈕，就可以查看所有屬於「 A小組志工」的聯絡人名單，並進行編輯聯絡人、發送電子報、新增捐款資料等動作。

另外請注意，若要查看非「 A小組志工」的聯絡人時，會因權限不足而被強制導引至首頁，而不會出現任何錯誤訊息，因此如果您發現要查看某個聯絡人卻被導引到首頁，那可能就是您沒有足夠的權限。

Big-5 轉 UTF-8 ：解決異體字、簡體字匯入問題
qa-2554

當匯入的檔案包含簡體字、異體字，在存成CSV檔、匯入系統後，這些字會變成?，導致識別困難(如下示意圖)。建議您將檔案轉存成UTF-8的CSV檔案，即可解決此類問題。以下分別提供不同作業軟體的轉檔說明，再請參考。

LibreOffice

LibreOffice 為一個開放源始碼專案的文書處理軟體，你可以當他做「自由的 Office」。不需要 Microsoft 這種大廠牌授權，仍然可用類似 Word 、試算表這種工作所需的功能。以下截圖是用 Mac 執行，用 windows 執行可能會大同小異。

開啟 Big-5 檔案：用 LibreOffice 開啟 CSV 會看到這個畫面，其中紅框框處選 Big-5，送出後即會以 Big-5 開啟。
儲存成 UTF-8
在「檔案」的下拉選單，選「另存新檔」

選擇檔案這邊要勾「編輯篩選設定」

出現確認檔案格式，要選「使用文字 CSV 格式」，不然會被存成 ODF 檔

這邊要選儲存的編碼，記得字元集選 Unicode (UTF-8)
確認已儲存成 UTF-8
開啟新儲存的檔案，會同上面第一個動作，問你要用什麼編碼開啟，這時可以預覽用 UTF-8 會不會是亂碼。