3/5 編寫電子報內容

在新增電子報的第三步驟,就是最重要的編寫電子報內容了,這裡頭包含影響收件人開信意願的眾多設定,得一步一步仔細設置,關於設置的方法於下方說明,關於編寫的小技巧與小知識則於常見問題中說明。

電子報撰寫畫面

 

設定寄件人與主旨

系統中提供彈性的方式讓您設定大量發信的寄件人,您可以到「電子報 > Email寄件者」設定代表您單位的寄件資訊。

設定完寄件者Email後,於新增電子報時即可選擇寄件者Email。

選擇寄件者

主旨則為此封電子報收件人於信箱列表中會看到的第一句話,建議使用清楚明確或能吸引對方開信的字句。

 

 

使用版型與範本

您可以自行編輯電子報,但我們建議使用目前 netiCRM 中預設的五種電子報版型,這五種版型全數支援手機閱讀。

若要使用預設版型,需要複製版型的原始碼,貼入線上編輯器,步驟如下:

  1. 點選「線上範本」
    點選線上範本
     
  2. 會跳出一視窗,選擇符合需求的版型,並點選。
     
  3. 會前往預覽與版型顏色編輯視窗,完成後點選右上方的「產生電子報」。
    範本編輯器
     
  4. 點選原始碼(會自動全選)複製後關閉此彈跳視窗。
    複製結果
     
  5. 回到電子報編輯畫面中,點選編輯器的「原始碼」按鈕,貼入剛剛複製的一長串原始碼。
    貼上結果
     
  6. 再點擊一次「原始碼」按鈕回到編輯畫面,即可代入電子報版型,開始編輯。(建議您先往下閱讀,此頁手冊有提供一些編輯技巧)
    代入原始碼
     
  7. 編輯完畢後,可勾選編輯器下方的「儲存為新範本」,輸入「範本標題」,按頁面最下方的「下一步」即可繼續完成此封電子報,並同時將這次編輯的電子報儲存為範本,供下次編輯選用。
    (已新增的範本,可以在「電子報 > 設定 > 訊息範本」中找到,您也可以直接在訊息範本的介面新增範本)

系統預設版型除了美觀之外,頁尾包含以下功能:「閱讀網頁版電子報」、「訂閱電子報」、「退訂此份/全站電子報」、「轉寄朋友」,不需額外再手動嵌入,建議大家多使用!

 

在電子報插入圖片

電子報圖片需要上傳到網路空間,操作步驟如下:

1. 編輯器點選IMCE IMCE

2. 按上載,選擇欲上傳的檔案並上傳

上載圖片

3. 檔案上傳成功後,按插入檔案。線上編寫電子報時,您可以隨時點選圖片,選擇圖片屬性,插入替代文字

線上編寫電子報可以隨時點選圖片,選擇圖片屬性,插入替代文字

 

插入替代符號(token)

插入替代符號
選擇替代符號

在信件主旨與信件內容當中可以插入替代符號讓系統自動帶入對應的值,使信件更加的個人化,例如想要在信件的開頭顯示收件人的名字,就可以插入收件人姓氏與名字的替代符號,郵件傳送給收件人時即會顯示該收件人的姓名。

除了顯示姓名外,替代符號還可以顯示收件人各欄位資訊,例如電話、地址等,插入替代符號之後,信件中的替代符號就會自行轉換成聯絡人於CRM系統中記錄的資料,例如想寄一封信確認使用者的聯絡資訊是否正確,可以撰寫如下:

{contact.last_name}{contact.first_name}{contact.individual_prefix} 您好:
感謝您參加饅頭基金會的活動
請確認以下聯絡資訊是否正確
姓名:{contact.last_name}{contact.first_name}
電話:{contact.phone}
地址:{contact.state_province}{contact.city}{contact.street_address}
如以上資訊有誤,請回信說明

覺得替代符號看起來很複雜?在netiCRM系統中,替代符號不需要自己輸入,只要搜尋想要的欄位名稱,點一下,系統就會自行插入囉!

替代符號說明:
收件人email信箱對應到CRM系統中為陳怡君小姐,替代符號將會顯示陳怡君小姐於系統中的記錄

  • {contact.last_name}:姓氏 → 陳
  • {contact.first_name}:名字 → 怡君
  • {contact.individual_prefix}:稱謂 → 小姐
  • {contact.phone}:電話 →  0987-654321
  • {contact.state_province}:縣市 →  TPE
  • {contact.city}:鄉政市區 → 北投區
  • {contact.street_address}:街道地址 →  XXX街2段123號10樓

替代符號的選擇:
本測試系統建立地址欄位時設定地址由縣市、鄉政市區、街道地址等欄位組成,故地址需插入此三個欄位之替代符號,如果您的地址欄位設定不同,則需選擇相應欄位的替代符號

聯絡人收信時會顯示如下:

信件內容

 

除了替代欄位資料的替代符號外,也有一些功能型的替代符號,例如:

 

 

在電子報中置入「閱讀網頁版電子報」連結

有時電子報訂戶利用行動裝置收到電子報,在收信軟體閱讀上較為不便。這時,在電子報中提供「閱讀網頁版電子報」的連結,可使訂戶連到網頁,開啓電子報。(系統預設版型的頁尾包含此功能,可省略此步驟,請多善用預設版型!)

操作方式

1. 在編寫電子報的步驟二「設定追蹤統計」,下方的「公開發表」選擇「公開頁面」

新增公開發表
 

 

2. (若您使用系統預設版型,此功能已嵌入在頁尾,可省略此步驟)編寫電子報的步驟三「編寫電子報內容」中,利用「插入替代符號」的方式,將替代符號選單中的「Mailing permalink」插入到欲使網頁版電子報連結出現的位置。

插入Mailing permalink替代符號
當將Mailing permalink安插於標題下時,編輯與顯示範例如下。
 
 
Mailing permalink示意圖
編輯時插入Mailing permalink
 
Mailing permalink預覽
收到電子報
 

3. 在左側工具列「網站使用者權限」中,將civicrm的「view public CiviMail content」權限勾選給「匿名使用者」與「已登入使用者」

網站使用者權限

 

退訂閱 vs 不再收到本站訊息

在國外的法規裡有限制,Email遞送必須包含明顯退訂閱的連結,也需包含「退訂全站(不再收到本站訊息)」的連結,而一般遞送電子報時,會附上「退訂閱電子報」的連結,兩者功能不同,雖然國內法規還未上路,然而我們強烈建議這樣能夠忠實反應收信者的意願,對netiCRM系統只會更好。
沒有附上退訂連結的大量發信,很容易被視為垃圾信發送者。很多收信端服務,包含Gmail、Hotmail、Yahoo等,都會檢查這類資訊,輕而寄出去的信件永遠會在收件人的垃圾郵件夾,嚴重就直接封住這台機器發出去的所有信件,範例:Google大量寄件者指南中對「取消訂閱」 的說明

首先,必須了解CRM如何處理這兩種聯絡人退訂閱的流程。

何謂「退訂閱電子報」?CRM如何處理?

退訂閱,僅僅退訂一份電子報。netiCRM系統能夠有多個電子報訂戶群組,因而退訂閱此連結僅僅取消收件人在該群組的訂閱標記,改成取消訂閱的標記。
聯絡人會在信箱中點擊您附上的連結,並且導引到一個確認頁面後,請他按下確認按鈕,即會在CRM中標示該聯絡人退訂了某個群組,電子報下次發送該群組時,也會自動排除已退訂的聯絡人。

您可以搜尋聯絡人,點選聯絡人的群組,來觀看其群組的狀態,以辨識其訂閱電子報的狀況。

何謂「不再收到本站訊息(opt-out)」,CRM如何處理?

不再收到本站訊息,表示所有在netiCRM系統中的電子報、電子郵件都不再發送給這個聯絡人。因為聯絡人收到信點了這個連結,表示請單位不要再寄信給他了。
使用者會在信箱中點擊您附上的連結,進行退訂全站訊息的畫面,當該使用者在網站畫面按下了「確認」按鈕後,即會在Email標註該Email不能再收到單位的訊息,而電子報發送時,也會自動排除。
只要使用這通過這樣的機制退訂全站訊息,您可以在聯絡人的總覽畫面中,明顯看到隱私的部份多了一個提示,也可以在編輯時發現多了一個「不想收到Email (使用者退出)」的選項。

不想收到email
 
 
聯絡方式偏好_不想收到email

 

為你的電子報加入退訂閱連結

系統預設版型的頁尾包含此功能,可省略此步驟,請多善用預設版型!

若您沒有使用預設版型,要加入「退訂閱連結」,就必須在電子報編輯的內容畫面中,找到「插入替代符號」的連結,並且搜尋「退訂」,可找到「經由網頁退訂全部訊息」和「退訂電子報」,點擊後即可看到token會輸入電子報編輯畫面中如圖。

輸入電子報編輯畫面的兩個token分別是:

  • {action.optOutUrl} :顧名思義,就是Opt-out - 退訂全站訊息
  • {action.unsubscribeUrl}:這就是僅退訂該份電子報訊息的連結
退訂閱token

再來,輸入退訂閱的文字,選取該文字加入連結,並貼上剛剛的 {action.unsubscribeUrl},通訊協定選擇<其他>,如下圖

退訂閱

正確加入連結後,連結會變藍色字樣,完成後請刪除插入內容的token,如此一來,寄出信時使用者便可點擊該連結,完成他們的退訂流程。

退訂電子報

 

選擇頁首、頁尾

編輯完電子報內容之後下方可以看到選擇頁首頁尾的地方,系統預設版型的頁尾包含此功能,可省略此步驟,請多善用預設版型!。

若您要插入之前製作的頁首頁尾,可於這裡選取。(頁首頁尾,設定方法請參考頁首、頁尾、自動回覆訊息。)

選擇頁首頁尾

電子報(或電子郵件)頁首的功用,就像您寄送紙本信件時,信紙表頭會印上您組織的logo一樣,提供收件人基本的識別,很快得知這封信件所來何處。
頁尾則類似您平常會在您的發信軟體/平台設定的簽名檔,可以把您組織的基本資訊例如組織名稱、地址電話等放在頁尾中。

有一個必須要提醒的重點是,電子報當中一定要包含「退訂」功能,以免不想收到電子報的人,利用「這是垃圾信」把您組織的電子報設定為垃圾信,這樣一來會影響到您組織的評級,增加被擋信的機會。
因此,netiCRM系統電子報,有強制您在您組織的電子報裡放置退訂功能(以token形式),若您電子報未放置退訂token,您的電子報將無法發送出去。

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