群組與電子報群組

 
  1. 新增群組
  2. 新增「智慧群組」
  3. 電子報訂戶群組,與身份/分類的群組應分開設定
  4. 管理群組
  5. 群組狀態
  6. 搜尋群組:包含/排除群組搜尋
  7. 用快取改善智慧群組效能問題

 

成千上萬的聯絡人,組織該如何有效運用,增進互動與連結性,以提升貢獻度,從聯絡人變成支持者,之後讓支持者與組織一起成長?要達成這個目標的第一步,就是為聯絡人分類,並組織化聯絡人。

netiCRM系統以聯絡人為基礎,聯絡人起初就像各自存在的個體,看不出有何關聯性。但當您替聯絡人加上「群組」與「標籤Tags」後,一批看起來無章法可循的聯絡人,即可透過群組與標籤進行分類,分類越恰當越切合需求,就越能夠精確實施各種管理或行銷動作。

群組類型:一般群組&智慧群組

首先根據聯絡人被加入群組的方式:「手動加入」或是「設定條件、系統自動加入」,可分成兩個群組類型:「一般群組」和「智慧群組」。本章節會介紹兩種群組的新增和管理方式。

  • 一般群組
    由系統管理者將聯絡人手動加入,或有網友透過填寫募款頁、活動報名頁、電子報訂閱、資料表單等頁面,也會依照您的設定被歸入到某些特定群組。
  • 智慧群組
    這是一個很聰明的功能,可以隨時幫你偵測某種聯絡人(比如年齡小於5歲,或來自彰化縣),當系統偵測到有一個新增聯絡人符合條件(手動新增或自動寫入的聯絡人),就會自動把偵測到的聯絡人加入到某個你指定的群組中。
     

新增群組

當新增群組時,首先需要根據用途、勾選群組類型:

  • 寄送電子報 (電子報訂戶)

    若您要這個群組能收到電子報或群組信,甚至做為公開訂閱電子報的頁面,就必須勾選。沒有勾選的話,這個群組就不會出現在電子報系統的收件人群組中。如下圖所示:

設定電子報群組
 

注意:要使電子報可以公開訂閱的話,必須在「公開」的選單裡選擇「公開頁面」。詳見設定線上訂閱頁面
 

 

  • 權限管理

    假如您想要讓某些管理員只能查看、編輯特定群組的聯絡人資料(或是反過來說,某些聯絡人資料只能被特定群組的管理者進行查看、編輯的動作),那麼,您可以利用 netiCRM 的權限角色來達成此需求。設定細節請參考

    聯絡人小技巧:如何讓一群人管理一群人

設定權限管理群組
 
  • 公開
    群組的公開狀態(必填,兩個選項擇一): 如果該群組只可由已授權的使用者控制,請選「使用者與使用者管理員」(例如「董事會」群組,只能由管理者新增)。若容許聯絡人自由參加群組,請選「公開頁面」
公開狀態設定
 
 
 
 
  • 增加上層群組
    若要更細緻管理與歸納群組,可使用「上層群組」功能來把群組再群組一次
增加上層群組
 

新增「智慧群組」

智慧群組如同上面解說,可由您自訂條件,netiCRM系統會自動幫您把符合條件的聯絡人撈進此群組,故條件的設定就很重要了,我們必須從「進階搜尋」功能來設定條件。智慧權組設定方式如下:
  1. 設定搜尋條件-利用「進階搜尋」設定您欲偵測的條件。例如,如果要把台北市的鄉親都歸在同一群組,可設定搜尋條件,在進階搜尋的「地址欄位」中縣市選擇「臺北市」。接著按「搜尋」
    透過進階搜尋找聯絡人
     
  2. 搜尋結果列表頁,即為所有來自台北市的聯絡人。勾選「搜尋到的 xxx 筆記錄」,接著在「更多動作」下拉選單找到「儲存搜尋條件為智慧群組」再按「執行」。
    在更多動作選擇儲存成智慧群組
  3. 來到建立智慧群組頁面,請在「名稱」欄位,為這個群組命名,如要成為電子報或群組信收件人,請勾選「Mailing List」,並按「儲存智慧群組」。
    為智慧群組命名

        

電子報訂戶群組,與分類的群組應分開設定

當用戶要寄送電子報,請另外新增電子報寄送群組,與原本角色分類用的群組區分開來。這是為了避免電子報的退訂機制,影響到站內的群組分類。

例如,如果組織將名為「捐款人」的群組,使用類型設定為「電子報訂閱」,當捐款人收到信時,點選了電子報中的「取消訂閱」連結,系統會自動將聯絡人退出該電子報訂戶群組,導致「捐款人」群組,實際上沒有包含到所有捐款人的結果。

ps:收件人點選了電子報中的「全站退訂」,並不會退出群組,而是該收件人對應的netiCRM聯絡人,Email會標註為該Email不能再收到單位的訊息,而電子報發送時,也會自動排除。可參考本文說明

因此為避免聯絡人的分類標記被改動、造成管理困難,在實務使用上,若要寄送電子報,請另外新增一個「電子報訂戶」類型的群組。建議您根據群組的使用功能:身分分類用途or 電子報寄送用途,來設定個別群組的使用類型:不勾選or 電子報訂戶。如下圖:



管理群組

  • 點選「聯絡人 > 管理 > 群組與電子報群組」,即可看見現有群組列表
  • 若要搜尋群組,可由「群組與電子報群組」頁面最上方介面,輸入名稱或類型、狀態來搜尋群組
  • 中間還有一快速篩選群組的索引,當群組數量數十個甚至上百個,利用快速篩選索引,會更快找到群組,例如要搜尋”volunteer”群組,可點擊索引的”V”,即可快速找到此群組
  • 群組列表中,從各欄位顯示的內容可看見群組的屬性與狀態,包括「群組類型」「公開」(是否為公開群組)
  • 如要觀看某群組的成員清單,可直接按群組最右邊「聯絡人」連結,即可看到該群組的成員列表
  • 按「設定」,即可修改某群組的基本設定
  • 最右邊可選擇停用或刪除群組(務必小心使用,刪掉不該刪的東西通常很難救回來。)
群組列表與功能展示
 

群組狀態

若檢視每個聯絡人頁面,可以看到他的相關群組紀錄,這項紀錄包含:群組名稱、群組狀態(如下附圖)。各類群組狀態的詳細說明,如下所述:

  • 已新增:透過(1)管理員手動加入(或批次匯入聯絡人)、或是(2)聯絡人填寫電子報訂閱表單,並回覆確認信、確認訂閱後,聯絡人被加入到該群組中。
  • 已移除:透過(1)管理員手動移出群組,或是(2)聯絡人退訂閱電子報(連帶退出所屬的電子報群組),聯絡人被移出該群組。
  • 待處理:聯絡人填寫電子報訂閱表單後,尚未於確認信回覆確認訂閱,因此並未真正加入該群組,會先顯示「待處理」狀態,等到他確認訂閱後,群組狀態就會改成「已新增」。
 

搜尋群組:排除、包含群組搜尋

在應用群組管理名單時,可以利用netiCRM提供的群組搜尋功能,幫您找到更精確的聯絡人名單。例如:現有「定期定額捐款人」、「北部分會會員」兩個群組,部分捐款人同時也是北部分會會員,同時在兩個群組中,今天若想找出:非北部會員的定期定額捐款人,可以利用群組管理頁面中的「搜尋聯絡人」功能,操作步驟請參考以下說明。

  1. 附圖一:兩個群組現況,部分聯絡人同時在兩個群組中(綠框處)


     
  2. 附圖二:若要找出非北部會員的定捐支持者,請先點選「搜尋聯絡人」(綠框處)。

     
  3. 附圖三:編輯搜尋條件,包含群組選擇「定期定額捐款人」,排除群組選擇「北部分會會員」

     

  4. 附圖四:即可找出非北部會員的定期定額捐款者(紅框處)
 

用快取改善智慧群組效能問題

有些組織的聯絡人數量大,當按下智慧群組聯絡人時,系統會需要跑一次全站名單搜尋,可能導致站台速度變很慢甚至跑不出結果顯示DB Error,為了改善智慧群組存取名單耗費效能容易導致網站掛點問題,我們工程師做了幾個措施:
 
  • 為智慧群組預設快取時限,設定15分鐘。這是可以調整的,但須透過客服提出。
  • 為了減少群組瀏覽的問題,不讓每次存取群組都清快取重算(每按一次群組名單,系統就要算很久),所以當您撈取智慧群組名單時,系統預設會取快取的名單給您瀏覽,當作群組的瀏覽清單
  • 但沒有清快取,怕群組名單不正確,因此我們在群組加上一顆按鈕「重新整理」(下圖),讓組織自己清快取
  • 系統會在可重整的時候才出現「重新整理」按鈕,您若沒看到「重新整理」按鈕,表示還沒到最短可以重整的時限:3分鐘(最短重整時間,是指還沒到這個時間前,不允許手動重建)稍待3分鐘內會出現「重新整理」按鈕。
  • 手動沒有清快取的話,系統會自動清除智慧群組的快取,在以下兩個條件
    • 每天上午7:00~9:00
    • 每次有新增聯絡人,且最近3分鐘內快取還未被清除過
 
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