群組與電子報群組

成千上萬的聯絡人,組織該如何有效運用,增進互動與連結性,以提升貢獻度,從聯絡人變成支持者,之後讓支持者與組織一起成長?要達成這個目標的第一步,就是為聯絡人分類,並組織化聯絡人。

netiCRM系統以聯絡人為基礎,聯絡人起初就像各自存在的個體,看不出有何關聯性。但當您替聯絡人加上「群組」與「標籤Tags」後,一批看起來無章法可循的聯絡人,即可透過群組與標籤進行分類,分類越恰當越切合需求,就越能夠精確實施各種管理或行銷動作。

群組類型

  • 一般群組
    可由系統管理者將聯絡人手動加入,或有網友透過填寫募款頁、活動報名頁、電子報訂閱、資料表單等頁面,也會依照您的設定被歸入到某些特定群組
  • 智慧群組
    這是一個很聰明的功能,可以隨時幫你偵測某種聯絡人(比如年齡小於5歲,或來自彰化縣),當系統偵測到有一個新增聯絡人符合條件(手動新增或自動寫入的聯絡人),就會自動把偵測到的聯絡人加入到某個你指定的群組中

群組的屬性與功能

當你要新增群組時,會遇到幾個選項讓你勾選,它們各自的用途是:

  • 寄送電子報 (電子報訂戶)
    若您要這個群組能收到電子報或群組信,甚至做為公開訂閱電子報的頁面,就必須勾選。沒有勾選的話,這個群組就不會出現在電子報系統的收件人群組中。如下圖所示:
設定電子報群組
 
注意:要使電子報可以公開訂閱的話,必須在「公開」的選單裡選擇「公開頁面」。詳見設定線上訂閱頁面
  • 權限管理
    若這個群組有管理權限,例如活動管理者(需要有權限可以管理活動報名者與報名狀態)、會計組(會需要權限以管理捐款入帳狀況),您必須勾選權限管理
設定權限管理群組
 
  • 公開
    群組的公開狀態(必填,兩個選項擇一): 如果該群組只可由已授權的使用者控制,請選「使用者與使用者管理員」(例如「董事會」群組,只能由管理者新增)。若容許聯絡人自由參加群組,請選「公開頁面」
公開狀態設定
 
 
 
 
  • 增加上層群組
    若要更細緻管理與歸納群組,可使用「上層群組」功能來把群組再群組一次
增加上層群組

設定「智慧群組」

智慧群組如同上面解說,可由您自訂條件,netiCRM系統會自動幫您把符合條件的聯絡人撈進此群組,故條件的設定就很重要了,我們必須從「搜尋」功能來設定條件。智慧權組設定方式如下:
  • 第一步
    設定搜尋條件-利用「搜尋」設定您欲偵測的條件。例如,如果要把台北市的鄉親都歸在同一群組,可設定搜尋條件,在進階搜尋的「地址欄位」中縣市選擇「臺北市」。接著按「搜尋」
透過進階搜尋找聯絡人

 

  • 第二步
    搜尋結果列表頁,即為所有來自台北市的聯絡人。勾選「搜尋到的紀錄」,接著在「更多動作」下拉選單找到「儲存搜尋條件為智慧群組」再按「執行」。

在更多動作選擇儲存成智慧群組
 
  • 第三步
    來到建立智慧群組頁面,請在「名稱」欄位,為這個群組命名,如要成為電子報或群組信收件人,請勾選「Mailing List」,並按「儲存智慧群組」。

為智慧群組命名

管理群組
  • 點選「聯絡人 > 管理 > 群組與電子報群組」,即可看見現有群組列表
  • 若要搜尋群組,可由「群組與電子報群組」頁面最上方介面,輸入名稱或類型、狀態來搜尋群組
  • 中間還有一快速篩選群組的索引,當群組數量數十個甚至上百個,利用快速篩選索引,會更快找到群組,例如要搜尋”volunteer”群組,可點擊索引的”V”,即可快速找到此群組
  • 群組列表中,從各欄位顯示的內容可看見群組的屬性與狀態,包括「群組類型」「公開」(是否為公開群組)
  • 如要觀看某群組的成員清單,可直接按群組最右邊「聯絡人」連結,即可看到該群組的成員列表
  • 按「設定」,即可修改某群組的基本設定
  • 最右邊可選擇停用或刪除群組(務必小心使用,刪掉不該刪的東西通常很難救回來。)
群組列表與功能展示
 
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