報表小技巧

報表使用案例

案例1: 幫助募款的簡易報表

1two3是支持街頭工作者的組織,發起了建造新庇護所的募款活動,該組織研發總監Ann想了解去年有捐款但今年尚未捐款的捐款人。

他建立了名為本年未捐款報表 (與去年捐款為基礎),過濾資料找出去年(2016)有捐款、今年(2017)卻未捐的捐款人資料,並將他們選取加入新建立的群組,以便用Email向他們通知這次的募款活動。

操作方式

在捐款報表中選擇「本年未捐款報表 (與去年捐款為基礎)」,在報表準則的篩選條件中,今年選擇「2017」,如下圖所示:

以去年捐款為基礎的本年未捐款報表

先在「聯絡人 > 管理 > 群組與電子報群組」中新增一群組(此為:去年捐款今年尚未的通知信群組),將上述篩選的報表結果加入群組後,即可發送群組電子報提醒捐款。

將去年有捐款、今年未捐款的人加入電子報群組

 


案例2:日常財務報表

WAM是一個擁有1500名會員的學術組織,他們的會員可在網路上處理會員資格的手續,並使用線上刷卡或銀行扣款。財務專員Mark需要報表持續追蹤金錢來源,這點是需要netiCRM系統自動執行的關鍵目標。所有的例行報表都會以電子郵件附加CSV檔案寄給Mark,他便可以將這些細節資訊匯入其他的會計應用軟體或網路銀行。雖然已列出幾個關鍵報表,但需求相當複雜,客製報表範本需要符合Mark的需求。

Mark每週一早上會收到上週已完成線上交易的清單報表,並將該清單匯入會計軟體;報表包含款項與因素(會費或報名費)與參考ID的數量與時間,以追蹤、對照netiCRM系統中的資料。在每個月的月底,他會收到下個月會員資格到期、並以銀行直接扣款方式處理的清單報表,他便可以用匯入資料到網路銀行設定直接扣款。

這些電子郵件報表省去Mark許多時間,並可讓他把時間專注在重點上,增進管理組織財務資源的效率。

 


案例3:查找捐款人家庭的總捐款與相關資訊

在Ohio一家非營利組織持續以家庭為單位做各別記錄。常見的狀況是某家的男主人已經參與一些付費活動,而女主人也已經註冊其他活動,這些選項皆各別獨立記錄。

組織員工想看從每個家庭接收到多少捐款,以回應捐款人打來詢問家庭其他成員的捐款或報名費等相關資訊。員工可設定以家庭為單位的「捐款摘要報表」,以家庭名稱尋找所有捐款與相關資訊。

操作方式

在捐款報表中選擇「捐款概況報表(家庭)」,在報表準則的篩選條件中,關係類型選擇「家庭」,如下圖所示:

捐款概況報表(家庭)

 

點選下方報表預覽後,即可產生以家庭為單位的「捐款摘要報表」,如下圖所示。

以家庭為單位的「捐款摘要報表」

如何找出首次捐款者

對於組織而言,要好好經營首次捐款者,來好好維護一下關係,讓捐款者成為長期穩定的支持力量。因此,在捐款者報表(詳情)中,有個好用的功能可以找出首次捐款者唷!

你可以在報表準則-篩選規則中,選擇一個日期區間、費用類型,捐款狀態選擇已成功,捐款排序可以選擇第一次捐款,然後按下報表預覽按鈕,就可以很清楚地看到首次捐款者的相關資料囉!

 

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