飛信電子郵件自動化行銷功能教學

電子郵件是非營利組織與捐款人建立長期穩定關係的重要管道，而電子郵件自動化行銷更可以顯著提升效率和效果。例如，當有人首次捐款後，能自動收到組織準備的首捐感謝信，並根據是否開啟信件寄送後續的差異化郵件。其他應用可以在生日或捐款周年等特別時刻，系統也能自動發送個性化祝福，增進支持者參與感。這樣的自動化流程確保「對的內容」在「對的時間」遇到「對的人」，讓非營利組織更有效率地管理與支持者的關係，提升行銷效果，實現組織目標。

隆重介紹～電子郵件自動化行銷！

為了提高電子報發送品質並節省組織的時間精力，我們與Feixin飛信資訊合作，推出CRM名單整合電子郵件自動化行銷的新功能！

Feixin飛信資訊是一家專業的一站式數位行銷平台，提供電子郵件和簡訊服務。透過netiCRM與飛信的串接，你可以將CRM的分眾名單自動拋送到飛信輕鬆建立行銷旅程，將電子郵件精準地寄送到每一位收件人的手中。

飛信資訊的電子郵件自動化行銷功能讓你可以：

• 設計行銷旅程：根據捐款人條件自動觸發訊息，確保訊息在最佳時機送達。
• 精準投放：依據捐款人的偏好和行為數據，量身定制行銷內容，提升互動率。
• 成效分析：利用報表瞭解每次行銷活動的成效，優化行銷策略。
• 自動化系統：節省時間和人力成本，專注於創造更有價值的內容和活動。

只要你是netiCRM客戶，現在可享有飛信資訊行銷優惠：

• SMARTDOVE EMAIL ：0.025元（未稅） /封 【原價：0.05元（未稅）／封】
• FLYDOVE EDM： 0.04元（未稅） /封 【原價：0.15元（未稅）／封】（包含電子化自動化行銷功能）

電子郵件自動化行銷5步驟

步驟	操作平台	說明
1.申請飛信服務	飛信	註冊飛信帳號、建立飛信遠端群組
2.啟用飛信自動化行銷	CRM 飛信	在CRM中啟用自動化行銷、設定飛信API
3.建立CRM行銷群組	CRM	依照行銷目標搜尋聯絡人條件，建立CRM群組名單
4.同步群組名單	CRM	將CRM群組名單同步至飛信遠端群組
5.建立並啟動行銷旅程	飛信	建立飛信自動行銷旅程、製作電子郵件、啟動行銷旅程

目錄

• 申請飛信服務
• 在CRM中啟用電子郵件自動化行銷
• 在CRM中同步群組名單
• 在飛信建立行銷旅程
• 適用情境一：生日捐
• 適用情境二：首次捐款人
• 其他注意事項

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申請飛信服務

帳號註冊

1. 至飛信官網免費建立試用帳號，前往https://www.flydove.net/free ，選擇「一般客戶」填寫帳號資料後送出。
2. 送出申請後須先完成信箱驗證，即可取得飛信資訊的「帳號開通通知」。（請依照其指示，點選『立即儲值』加值：最低1,000元（未稅），無使用期限。）
3. 加入飛信官方LINE客服https://line.me/R/ti/p/@775hewbm ，告知「網絡行動的客戶身份、申請的帳號、租用的CRM網址或網站網址」。
4. 飛信資訊將協助開通服務、設定優惠價格，並享有免費EDM試用則數。

寄件信箱設定

飛信平台會為帳號建立一個預設的寄件人信箱，但為了降低被擋信與被當成假冒信件的情況，建議組織使用自己域名信箱寄信，並在飛信管理站台完成「域名驗證」。

1. 如欲更改寄件者信箱，須寫信給飛信 service@flydove.net 註明「更改寄件者信箱」。
2. 若組織已有自有域名的信箱，可以參考飛信操作手冊(p8) ，聯繫你的網域代管商，完成信箱的域名驗證。

 建立飛信遠端群組

• ​ 進入飛信管理後台，選單點選「名單管理>群組管理」，輸入要建立的群組名稱並按「新增」。
  
• 請注意～組織必須預先在飛信建立遠端群組，再從CRM選擇行銷群組同步名單，最後回到飛信建立行銷旅程。
  • 例如組織希望為捐款人自動寄送生日賀卡，在CRM搜尋生日壽星建立行銷群組後，需要綁定一個飛信遠端群組同步名單，因此，一開始必須先在飛信建好對應的「生日壽星」遠端群組。
    

在CRM中啟用電子郵件自動化行銷

第一步：取得API Token

• 登入飛信資訊後台，進入「API管理」
  
• 勾選要啟用的API項目，API Token欄位會出現「顯示」按鈕

• 點選「顯示」並複製以下3個API Token

第二步：在CRＭ啟用功能

• 進入「管理 CiviCRM（站台右上角的齒輪） > 管理 > 飛信自動化行銷」後，將「啟用」勾選起來，再按「儲存」。

• 進入「管理 CiviCRM > 設定 > Sms Providers」後，點選「新增簡訊供應商」。名稱請選「Flydove」，輸入以下內容：
  （API Token取得方式請看上方第一步：取得API Token）

欄位	輸入內容
名稱	Flydove
標題	飛信
API 型態	http
API 網址	https://api.flydove.net/index.php
飛信檔案匯入API Token	API Token（FLYDOVE 新增 Email / SMS 名單檔案）​​​
飛信訂閱API Token	API Token（FLYDOVE 訂閱名單管理）
飛信群組管理API Token	API Token（FLYDOVE 群組/名單管理）

• 設定完成後，即可將CRM的聯絡人群組同步至飛信自動化行銷旅程對應的行銷群組中（以下稱遠端群組），每一個「CRM聯絡人群組」只能夠綁定一個「遠端群組」，綁定後無法修改。

 

同步群組名單

• 依照行銷目標建立CRM的自動化行銷群組，可參考「適用情境一：生日捐」、「適用情境二：首次捐款人」
• 進入「聯絡人 > 管理 > 群組與電子報群組」，在建立好的聯絡人群組右方按下「設定」。
  在「群組類型」勾選「飛信自動化行銷 」後，會出現「遠端群組」選單，選擇一個剛剛在飛信建立的遠端群組綁定，按下「儲存」。
  
• 群組綁定後，系統將在每日固定時間（06:00）同步名單至「遠端群組」。如果有即時需求，則可以前往「設定」點選「手動同步>立刻同步」。
• 「手動同步」
  • 群組綁定後可先點選手動同步，將CRM名單初次匯入遠端群組。
  • 因自動化行銷旅程仍須依照行銷工具排程進行，立即同步名單不代表「立即寄出信件」
  • 當同步的名單太多時，系統將採取「批次作業」，需花費一定作業時間。
• 同步名單規則
  • 當CRM群組內的聯絡人A新增/修改「預設」電子信箱後，重新同步已綁定的遠端群組，遠端群組將新增第二筆A的聯絡信箱。「非預設」電子信箱的修改則不受影響。
  • 當CRM群組內的聯絡人修改出生日期後，重新同步已綁定的遠端群組，遠端群組的A將同步更新生日資料。
  • 當CRM群組（有A、B、C共三人）同步遠端群組（有A、B兩人）時，遠端群組的A、Ｂ資料將被更新，並新增聯絡人C進入行銷旅程。
  • 當CRM群組移除聯絡人C（剩A、B兩人）後同步遠端群組（有A、B、C共三人）時，遠端群組的A、Ｂ資料更新，C聯絡人不會被刪除。
• 變數
  • 針對不同收件人身份，飛信自動化行銷預設7個變數可供不同個人化需求使用，包括name （姓名）、title （稱謂）、Var1 ~Var5。
  • 目前CRM系統已設定出生日期為Var1、系統編號為Var5
  • Var2~Var4目前未使用，也不會進行CRM資料匯入。

啟用/停用自動化行銷

• 飛信行銷旅程的啟用／停用，需要在飛信資訊的管理後台操作，請見啟用旅程
• 當自動化行銷旅程未啟用，已同步的CRM群組名單不會開始行銷旅程。
• 當自動化行銷旅程狀態為「進行中」，後續同步的CRM群組名單將直接進入行銷旅程。
• 停用已同步的CRM群組，都不會變更或終止飛信聯絡人進行中的行銷旅程。
• 刪除或移除群組中的聯絡人，都不會變更或終止飛信聯絡人進行中的行銷旅程。

建立飛信行銷旅程

建立行銷旅程

• 選單點選「建立自動化行銷>非營利組織專用範本」，點選「開始」選擇範本或自行建立旅程。
  
• 為旅程設定名稱、時間，並選擇行銷目標群組
• 從左方選單內的3種「規則」和2種「行動」，藉由拖曳到旅程表的「＋」符號，組合排列行銷旅程
  
  • 規則
    • 等待觸發：符合指定條件時行動，例如：開信、點擊連結、生日前3天等
    • 等候時間：符合時間條件時行動，例如：經過OO小時/天/週（因發送電子郵件需要時間排程，且預留給收件者開信、點擊的緩衝時間，建議至少設定 3 小時。）
    • 如果/否則：當收件人「符合」或「不符合」指定條件，分別前往不同行動路線
  • 行動
    • 發送電子郵件
    • 發送簡訊 （簡訊服務開通需另外申請，請洽飛信資訊客服。提醒：須確認群組名單是否有手機資料。）

製作電子郵件

• 點擊旅程中的行動「發送電子郵件」，選擇「新增」或「編輯」電子郵件
  
• 設定寄件人信箱、顯示名稱、信件主旨與預覽文字，點選「下一步」
  
• 選擇「HTML編輯器」或「RWD套版編輯」兩種方式設計電子郵件
  
  • 點選「儲存」，可以將尚未編輯完成的信件儲存為草稿
  • 點選「草稿管理」，可以匯入未完成的草稿，繼續編輯
  • 點選「範本」，可以匯入系統預設的信件範本
• 點選「下一步」測試發送成功後，點選「新增」或「更新」。
  

啟用旅程

• 尚未啟用的旅程會在「自動化行銷列表」顯示為「草稿」，可隨時修改旅程內容，每次修改系統都會自動儲存。
  
• 點選「啟用旅程」後，旅程即列入寄件排程（需依飛信系統排程狀況，非立即寄件），狀態變更為「進行中」。
• 一旦啟用旅程，就無法再修改旅程內容，只能修改旅程的狀態：
  • 當旅程進行中，點選「操作>更多>暫停」
    
  • 當旅程暫停，點選「操作>更多>繼續或結束」
    
  • 當旅程結束，狀態顯示為「已完成」，無法變更狀態。
• 如果想要使用已完成的旅程，請點選「操作>複製」，重新建立旅程。
• 旅程啟用後，如欲停止聯絡人行銷：
  • 方式一：暫停自動化旅程
  • 方式二：至群組移除該聯絡人資料
  • 變更CRM群組名單，「不會」影響自動化行銷旅程，詳見說明。

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適用情境一：生日捐

情境說明

捐款人生日月份或提前數日，飛信可同步CRM群組（智慧群組）自動寄發生日賀卡（適合邀請壽星）或是生日捐邀請信（適合邀請壽星且曾有捐款紀錄的捐款人）。

壽星群組建立方式

說明：針對生日的捐款人，自動發送生日祝福

• 進入CRM管理後台，點擊左側選單的「自訂搜尋」，在「設定搜尋條件」 中下拉選單「選擇紀錄類型」選擇「個人」，「系統編號」搜尋「出生日期」，「 篩選方式」選擇「有資料」，點擊「搜尋」。

• 在搜尋結果選擇「更多動作」下拉選單>儲存搜尋條件為「智慧群組」，以利未來有生日欄位的聯絡人可自動同步。點選「執行」進入下一步。

• 進入智慧群組建立頁面，輸入此智慧群組的名稱與描述，群組類型勾選「Flydove Smart Marketing」，點擊「儲存智慧群組」，即完成壽星智慧群組建立。

生日捐群組建立方式

說明：邀請是壽星且有捐款紀錄的捐款人，建立個人生日捐募款頁。

方式一：使用「自訂搜尋」

• 進入CRM管理後台，點擊左側選單的「自訂搜尋」
  • 在「設定搜尋條件」 中下拉選單「選擇紀錄類型」選擇「個人」，「系統編號」搜尋「出生日期」，「 篩選方式」選擇「有資料」。
  • 新增一個搜尋條件欄位，下拉選單「選擇紀錄類型」選擇「捐款」，下拉選單選擇「捐款狀態」，「 篩選方式」選擇「等於」，右方欄位輸入「已完成」。
  • 點擊「搜尋」。

方式二：使用「進階搜尋」

• 進入CRM管理後台，點擊左側選單的「自訂搜尋」：
  • 在「設定搜尋條件」的「聯絡人資訊」>「聯絡人類型」選擇「個人」。
  • 「人口統計資料」的「出生日期 - 自」選擇日期「1924-01-01」（系統可查最早的出生日期）。
  • 「捐款」>「捐款狀態」勾選「已完成」。
  • 點擊「搜尋」。

完成以上名單搜尋後，接著就可建立針對篩選出的名單建立智慧群組：

• 在搜尋結果選擇「更多動作」下拉選單>儲存搜尋條件為「智慧群組」，以利未來有生日欄位與捐款紀錄的聯絡人可自動同步。點選「執行」進入下一步。

• 進入智慧群組建立頁面，輸入此智慧群組的名稱與描述，群組類型勾選「Flydove Smart Marketing」，點擊「儲存智慧群組」，即完成邀請生日捐群組的建立。

 

綁定飛信群組

• 綁定CRM與飛信群組前，須先在飛信建立群組，以利CRM端的綁定並將建立好的群組名單同步至飛信，建立飛信群組的步驟可見：建立行銷群組
• 建立好飛信群組後，在CRM管理後台，點選「聯絡人」> 「群組與電子報群組」

• 找到已設定的智慧群組，點擊「設定」。

• 群組類型選擇「飛信自動化行銷」，「自動化行銷群組」下拉選單選擇在飛信已建立的群組，點擊「儲存」，即完成CRM與飛信群組的綁定。

 

建立飛信自動化行銷旅程

• 進入飛信管理後台>自動化行銷>建立自動化行銷，選取「非營利組織專用範本」。

• 選取範本一：「生日捐」

• 設定旅程名稱、旅程開始與結束日期和已建立且綁定的目標群組，點選「建立旅程」。

• 點擊旅程「等待觸發」區塊>設定指定日期往前推算的天數（即壽星生日日期往前推的天數），「日期欄位」點選「 Var1(生日）」後點選「更新」並完成後續發送電子郵件條件設定。飛信可判斷此群組名單中的生日，於往前推算的天數自動發送信件。

※在飛信建立行銷旅程的詳細步驟可見：建立行銷旅程。

 

注意事項

• 自動化行銷可設定生日前幾天發送（最多 90 天），因此若要執行則需於發送日期之前建立好自動化旅程。舉例：7月壽星若要提早30天，因為最早是 7/1，因此需於 6/2 之前建立並同步好群組且啟用。
• 若想在生日當天發送，於飛信設定自動化行銷時可設定為0天，但須注意自動化排程為依序發送，寄達時間可能會有落差。
• 飛信自動化旅程只會跑一次，不會重複每年觸發重跑，若希望每年寄送生日捐邀請與祝福，需要每年重新設定。

 

適用情境二：首次捐款人

情境說明

捐款人首次捐款後，飛信可同步CRM群組（智慧群組）自動寄發首次捐款歡迎信

群組建立方式

• 進入CRM管理後台的「捐款」> 「捐款加速器」，點擊「找到首次捐款人」

• 進入後，頁面預設列出所有曾完成「首次捐款」的捐款人。若想要調整篩選條件，可點開「設定搜尋條件」，調整想要篩選名單的日期區間、定期捐款方式與特定募款頁，點擊「搜尋」。

• 「結束時間」不填：搜尋結果會是開始日期到「現在」
  • 以開始時間 2024/01/01 為例：搜尋結果是 2024/01/01 到現在，加入的捐款人（以前有捐款過的人不會列入），因此通知信若有加入年份要注意，可能會跨年度。

• 在搜尋結果選擇「更多動作」下拉選單>點選「儲存搜尋條件為智慧群組」，點擊「執行」。
• 進入智慧群組建立頁面，輸入此智慧群組的名稱與描述，群組類型勾選「Flydove Smart Marketing」，點擊「儲存智慧群組」。

• 頁面顯示「已儲存為智慧群組『（智慧群組名稱）』」，點擊「完成」。

綁定飛信群組

• 進入管理後台的「聯絡人」> 「群組與電子報群組」

• 找到方才設定的智慧群組，點擊「設定」。

• 群組類型選擇「飛信自動化行銷」，自動化行銷群組下拉選單選擇在飛信已建立的群組，點擊「儲存」。

※在飛信建立群組的步驟可見：建立行銷群組

• 此CRM群組的名單更新將在每日固定時間同步至飛信，根據飛信的設定進行行銷旅程信件發送。若有需要亦可手動同步名單。

 

建立飛信自動化行銷旅程

• 進入飛信管理後台>自動化行銷>建立自動化行銷，選取「非營利組織專用範本」。

• 選取範本二：「首次捐款人感謝」

• 設定旅程名稱、旅程開始與結束日期和已建立且綁定的目標群組，點選「建立旅程」。

※在飛信建立行銷旅程的詳細步驟可見：建立行銷旅程

 

注意事項

• 「結束時間」不填：搜尋結果會是開始日期到「現在」
• 以開始時間 2024/01/01 為例：搜尋結果是 2024/01/01 到現在，加入的捐款人（以前有捐款過的人不會列入），因此通知信若有加入年份要注意，可能會跨年度。
• 不適合撈過往的首捐資料，應針對未來的首捐對象進行自動化行銷，故時間設定建議設為未來的時間。例：假設今日為2024-05-31，針對未來三個月成為首捐對象發信，則時間設定為開始日期：2024-06-01；結束日期：2024-08-31。

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其他注意事項

• CRM群組和飛信群組綁定限定一對一，綁定後其他 CRM群組均無法再綁定該飛信群組。
• 若在飛信中修改群組名稱，CRM後台已綁定的群組名稱不會同步更新且無法對應。
• 已同步到飛信的聯絡人，若後續因不符合智慧群組條件或被移出群組，則必須至飛信手動刪除此聯絡人。
• 智慧群組更新連絡人：若想要手動更新智慧群組聯絡人名單，可參考教學手冊。但若智慧群組綁定飛信群組，不建議頻繁更新。
• 智慧群組除手動清除快取外，自動清快取的時間為：
  • 每天上午7:00~9:00
  • 每次有新增聯絡人，且最近3分鐘內快取還未被清除過
• 若有任何操作上的問題，關於在CRM站上搜尋名單、建立群組、同步飛信群組等功能，可詢問netiCRM客服；若為飛信群組建立、行銷旅程設定、飛信帳號開啟等需於飛信站台操作之功能，詢問飛信客服將能獲得最快速與準確的解答。

 

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其他飛信功能：簡訊自動化行銷

除了電子郵件，簡訊也是行銷主要管道之一，由於 NCC「電信事業受理申辦電信服務風險管理機制指引」規定，使用簡訊服務須提供下列資訊以供審核：

1. 營業登記證或變更登記表影本
2. 負責人身分證正、反面影本
3. 負責人第二證件正面影本

如果你希望使用飛信的簡訊行銷功能，則需要開通「SMS簡訊服務」及「MMS多媒體服務」：

• 將上述資料（1~3）寄到飛信客服信箱：service@flydove.net
• 信件主旨：「申請簡訊服務開通」，信內提供註冊的帳號和影本檔案
• 審核通過將回信通知