電子報小技巧

想要寄給活動參加者的e-mail,有哪些方法哩?

想要寄送mail通知給活動參與者的時候,會有兩種情況:

1. 直接寄送e-mail:

  • 用來聯絡少量支持者,或溝通簡單的事情,三言兩語可以完成並寄出。
  • 超過50筆的話也是可以寄的,在活動參加者列表或搜尋結果,有個「更多動作」下拉選單中就有「寄送電子郵件給...」

但是email功能不比電子報完整,編輯完成後沒有寄送測試信的功能、要看留存的信件內容也只能到收信者的任務中查看

2. 超過50封的話,為了信件評比著想,大量信件建議用電子報的功能排程寄出去

  • 可以先把該活動的參加者搜尋出來,在「更多動作」中有「儲存搜尋條件為智慧群組」,符合搜尋條件的人就會自動加入群組了
  • 不新增群組但寄送電子報的功能在最左側黑色選單中的「進階搜尋」,裡面有全部的欄位可以搜尋,請到活動那邊設定搜尋條件,結果出來之後,在「更多動作」中有「email-排程寄送電子報」就可以串起電子報的完整功能。
 
 

信件預覽文字:預覽文字也是吸引收件人開信的關鍵!

寄件人、主旨、預覽文字

點開收件匣,收件者會看到寄件者姓名、主旨與預覽文字。
剛才我們提到,值得信賴的寄件者、明確的信件主旨讓收件者可預期信件的內容,也更能夠吸引收件者打開信件。

除了寄件者與主旨外,信件的預覽文字也影響了訊息的完整性。預覽文字如果能清楚傳達信件的意義,被收信人打開的機會也越大!

預覽文字是什麼?如何修改?

電子報文字
 
預覽文字未修改
顯示於主旨後方的預覽文字通常都會擷取電子報最前面的文字內容,但是在編輯電子報時可能會將閱讀網頁版電子報的連結放在最上面,也因此預覽文字無法充分傳達文件的主旨。

需要特別注意的是,如果有設定頁首並選擇使用頁首的話,預覽文字將會優先顯示頁首的設定唷!

修改預覽文字的兩個方法

有兩個方法可以更改預覽文字,讓預覽文字發揮更大的功用!更改後郵件的預覽文字可以更詳細的傳達郵件的含意,吸引收件人打開信件。

修改後的預覽文字
 

方法一:撰寫HTML,將文字藏於原始碼

第一種方法為撰寫HTML,讓文字藏於原始碼中,閱讀電子報時看不到此段文字,但是會顯示於預覽文字之中。HTML語法如下:

<p style="”display:none;font-size:0;max-height:0;width:0;line-height:0;mso-hide:all”">饅頭基金會於2017/2/19舉辦志工培訓活動,報名開始!點選信件中的連結前往報名頁面報名吧!</p>

將上述HTML貼於電子報原始碼的最上面即可!將中文文字部分修改成自己想要文字就可以囉!

將HTML貼於電子報原始碼的最上方

 

方法二:不需撰寫HTML,將文字與背景顏色調成一致,使文字隱藏於背景當中

第二種方法不需要處理HTML語法,而是把文字打在第一行,將文字顏色調成與背景顏色一致,使文字在閱讀時不會被發現,範例如下:

反白的預覽文字
如果沒有反白看不出來有字

文字如果沒有反白是看不出來有字的唷!

電子報再次寄送,排除上次已開信/已點擊的訂戶

一封電子報寄出去後,在電子報報表裡對著開信率/點擊率嘆氣,很想再寄一次給那些沒有開信,沒有點擊的電子報訂戶對吧?原本系統要做到這個需求,必須先找出電子報A開信的人,手動加到一個群組,然後再重新寄送一次電子報A,寄件者排除掉已開信的那個群組,流程非常複雜。

本次系統更新後再也不用這麼麻煩了!我們直接把每一封電子報有開信的人/有點擊的人,直接做在新增電子報時選擇收件人的步驟,若你要寄給本次電子報收件者裡沒有開信或點擊連結的人,只要重新使用同一份電子報,在收件人設定的地方,在「開信追蹤」或「已點擊」欄位排除即可。(「電子報 >>紀錄>>已排程與已寄送的電子報」找到需要再次寄送的電子報,點選「再次使用」)

相反的,你也可以直接寄信給有開信或點擊部份電子報的人喔!
不知道怎麼操作嗎?沒關係!下面有操作影片詳細說明使用步驟喔~

 操作影片 

 

預覽畫面

 

後續追蹤/電訪問候

通常在一般的電子郵件行銷工具中,因為沒有整合支持者管理(CRM),所以個人化的追蹤,就難以管理。

以netiCRM舉辦的課程為情境,在宣傳完課程的Email送出後,我們希望客戶真正看到信件,因此得區辨哪些沒有看過信,哪些有看過信,我們便了解應該要主動與哪些單位聯繫。

如果有看過信而沒動作的,我們則希望了解進一步原因,此時就可以用善用CRM的「任務」功能跟追蹤,了解詳細的緣由,建立與客戶的關係。

以下是我們追蹤的一個小範例:

1. 查看報表,確認開信有哪些單位、哪些開了沒有點擊
2. 找到適合進一步聯繫的人,在該聯絡人的總覽頁面,點擊「任務」標籤,新增電訪任務
3. 填寫主旨,分派給自己或同事進行電訪任務,並且記錄電訪後的狀況回報

下圖為開信報表中,想要聯絡的對象,點擊其姓名進入到聯絡人頁面

報表中欲聯絡的人
 

 

進入到頁面後選擇新增任務>電話

新增任務

 

分派任務給自己或同仁

填寫任務資訊

 

任務列表

任務列表

 

任務資訊

任務資訊

信件內容:編寫提醒

在建立一份電子報,您可以使用netiCRM平台最新提供的版型產生工具,來製作通用於各種Email收信軟體格式的基礎版型。

電子報/EDM版型生產器
 
然而,真正編寫Email內容時,仍有許多問題需注意:
  • 信件寬度是否過寬?
    以版型產生工具製作出來的版型,都以600像素寬為基準,以符合絕大多數的使用者開信軟體。唯一有特例的是手機版本的版型為變動寬度,若要供手機能正常瀏覽,其內容的圖片應也要符合320像素以內的寬度為佳。
  • 信件內容是否沒有線上版本?
    有些時候,若信件內容太多圖片,建議提供線上版本。若無法提供線上版本,建議不要將文字放進圖片中。
  • 圖片是否有上傳至網路空間?
    電子報的圖片必須上傳至網路空間才能正常顯示,可使用編輯器插入圖片的功能來上傳圖片,詳細操作步驟可參考(超連結)。
  • 圖片有沒有加上替代文字?
    大多數的電子報/EDM會將行為的按鈕放在圖片裡,然而因為收信端預設會阻擋圖片顯現,若是重要的行動指引為圖片,預設就完全看不出來。建議要將圖片的「替代文字」設定正確。
  • 互動的指引是否不夠明確?
    網路上互動通常是按鈕、連結、表格的填寫。因為Email技術的限制,僅能遞送圖像按鈕和連結,真正的表格填寫得導引到網站進行接續動作。因此按鈕的名稱是否合宜、連結的顏色和名稱是否明顯,也是常被忽略的事情。
電子報圖片替代文字
立刻報名的圖片按鈕如果有設定適當的替代文字,即使圖片顯示不出來,
收件者也可以直覺的點選文字進行報名
  • 內容是否過於豐富難讀?
    絕大多數看到的電子報,都以綜覽式為主,因此內容大多豐富,然而觀眾卻會無時間享受。若是以內容為主的定期通訊,建議以每期不超過5則故事(人可以一眼接受明白的訊息數量,大約3-5-7則,越多則遞減,極限是理解7則左右的資訊量)並且信件開頭若有目錄為佳。
  • 內容的連結是否密度過高?
    有時開啟信件,會發現密密麻麻的連結,這時觀眾會面臨一個難以選擇的狀況,預期的結果雖是隨性點選,但實際上卻往往導致觀眾直接關閉郵件(並且下次再收到同樣的電子報時,會猶豫是否要開啟)。
    建議同上,3-5則數量即可,有摘要文字為佳,人們會透過文字理解脈絡後,選擇自己最有興趣的進一步閱讀。
  • 是否讓使用者知道自己可以不要收到Email?
    Email雖然可以有效、低成本的發送,但不表示收件者都歡迎你的Email。此時,提供收件者明顯的「退訂閱本電子報」或「退訂全站訊息」(超連結),就顯得你尊重收件人,也會提昇組織的公信力喔。

豐富而編輯過的內容總覽,還是單一的故事較為適合電子報?
編寫電子報內容的朋友,絕大多數是從現有網站中挑選好的文章,並且重新編輯過、重新摘要後集結5-10則遞送。用摘要式挑選的方式,是假設大多數人沒有時間閱讀文字,因此重新編輯過的文字希望讓人較好綜覽。

然而這樣的假設可能造成另一種錯誤,在編輯經驗有限的情況下,人們好不容易開啟信件卻發現都是片段內容而非吸引人前往網站的文字,反而更容易造成直接關閉信件,會點入仔細觀看的人或許更少。

如果您已經有絕妙的好故事,何不直接一點寄個單篇內容給讀者看看?

建議您可以試試看,某一次僅挑選一則最好的故事,細緻的下標,比較一下跟以往綜覽式電子報的開信率,是否有顯著的差異。筆者就常常在捷運上用手機閱讀這類信件。

信件主旨:要讓收件人一眼就看出與自身關聯

信件來源的屬名之外,收件人要決定開啟信件的第二個判斷依據,就是信件主旨。

  • 有人說,信件主旨要有創意?
  • 有人說,信件主旨要個人化?
  • 我們則建議,信件主旨要讓人了解內容,方便收件者一眼就看出自己的關聯性,讓收信者可預期。

根據國外的研究顯示,下表分別列出最高開信率的標題和最低開信率的標題,提供發報者了解「與收信者關聯」的重要性(翻譯僅供參考,歡迎來信指正):

開信率最高 (60%-87%) 開信率最低 (1%-14%)
[COMPANYNAME] Sales & Marketing Newsletter
[單位名稱] 業務與行銷電子報
Last Minute Gift - We Have The Answer
限時禮物特惠 - 我們有答案了
Eye on the [COMPANYNAME] Update (Oct 31 - Nov 4)
[單位名稱] 觀點(10/31-11/4)
Valentines - Shop Early & Save 10%
情人節 - 現在就買9折優惠
[COMPANYNAME] Staff Shirts & Photos
[單位名稱] 員工襯衫、照片
Give a Gift Certificate this Holiday
慶祝佳節送禮卷
[COMPANYNAME] May 2005 News Bulletin!
[單位名稱] 2005/5月新聞速報
Valentine's Day Salon and Spa Specials!
情人節沙龍、Spa特惠
[COMPANYNAME] Newsletter - February 2006
[單位名稱] 電子報 - 2006-2月號
Gift Certificates - Easy & Elegant Giving - Let Them Choose
禮卷優惠 - 最簡單而優雅的送禮 - 讓他們自己挑吧
[COMPANYNAME] Newsletter - January 2006 [ *|FNAME|* *|LNAME|* ]
[單位名稱] 電子報 - 2006-1月號 [收件人姓名]
Need More Advertising Value From Your Marketing Partner?
需要更有價值的行銷夥伴嗎?
[COMPANYNAME] and [COMPANYNAME] Invites You!
[單位名稱]和[單位名稱] 邀請您!
[COMPANYNAME] Pioneers in Banana Technology
[單位名稱] 香蕉科技的領先者
Happy Holidays from [COMPANYNAME]
[單位名稱] 祝您佳節愉快
[COMPANYNAME] Moves You Home for the Holidays
[單位名稱] 假日找屋服務
ATTENTION [COMPANYNAME] Staff!
[單位名稱]的同仁請注意這裡!
Renewal
會員更新通知
ATTENTION [COMPANYNAME] West Staff!!
[單位名稱]的西部同仁請注意這裡!
Technology Company Works with [COMPANYNAME] on Bananas Efforts
[單位名稱]在香蕉作業上的顯著科技成果
更多請參照來源網頁... 更多請參照來源網頁...

來源:Mailchimp

設定寄件人:一眼就提高信賴感

「屬名」是一個信件的基本,您的屬名是否讓收件者清楚、明白、可預期?

絕大多數的收信軟體,都將寄件者放到顯著的位置,讓收信人方便一眼就判斷是否要閱讀該信件。這就跟您大樓樓下的信件一般,廣告信一眼就辨識的出來,而重要信件通常也會有重要的屬名。

了解收信人最簡單的方式,就是把自己當成收件者。打開您的垃圾郵件,可以比對一下那些垃圾信件的屬名,跟自己寄送出去的信件屬名,對收信人而言有何差別。

收信軟體讓視覺掃描的區域著重在收件者
廣發大眾的「廣告來源」,最容易被收件者一眼略過

維持同樣的寄件者名稱
大多數的收信軟體,會將沒有加入到收件人聯絡簿中的Email寄件者,視為評等較低的信件,也就是可能會被丟到不重要信件夾(Gmail功能),甚至被丟入垃圾信件夾(多數Email功能)。
若您已經是對方可信賴的單位,請不要改變您的寄件者 Email ,以減低這個情況發生。

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