捐款常見問題

如何刪除捐款紀錄(答:不可以!)

因為捐款紀錄有多種用途(組織徵信、個人抵稅、支持者關係管理...等),為避免誤刪捐款紀錄導致後續問題,目前我們已全面移除刪除捐款的功能。

建議可以使用捐款狀態(取消),來處理手誤等捐款紀錄錯誤的狀況。

捐款人信用卡帳單上面的受款者不是我?!

線上刷卡後,部分捐款人的信用卡帳單出現的受款者是【金流廠商】而非捐款組織名稱,因而產生疑惑。

每家銀行的信用卡帳單顯示方式不同,才會有此狀況。netiCRM的線上捐款系統皆是透過金流公司代收,金流代收後撥款至組織的銀行帳戶。您可以:

  1. 向捐款人說明捐款受款者仍是組織,請捐款人放心。
  2. 向金流客服反應此問題。
  3. 雖不保證必能更動銀行帳單的顯示方式,但可向我們反應是哪家銀行,我們會再次透過金流業務窗口向銀行反應此問題。

如何協助捐款人刷退信用卡?

若捐款人成功捐款後,要刷退此筆捐款,請執行下列兩步驟:

  1. 請登入金流管理後台進行「刷退」。
  2. 刷退後,請登入netiCRM編輯該筆捐款狀態為「已取消」,並建議填入取消原因及負責窗口。

(若是要取消定期定額,請參考手冊說明)

捐款失敗/取消的狀態與日期

2017年四月以前,系統會將捐款交易失敗的失敗日期,放在「收到日期」的欄位裡,乍看之下很難理解(失敗?收到日期?):

 

2017年五月以後,我們修改了這個問題:

  • 將失敗的收到日期,移到「取消日期」欄位,改成「失敗或取消日期」
  • 若有失敗原因,移到「取消原因」欄位,改成「失敗或取消原因」
  • 若在後台手動修改捐款狀態為「失敗」,就會出現上述兩個欄位可供紀錄。
  • 把捐款列表/搜尋捐款列表,在狀態欄位加上「取消或失敗日期」和「取消或失敗原因」。

 

 

 

定期定額捐款人想要提高/修改每月捐款金額?

若有捐款人想要提高/修改定期定額捐款金額,需請該捐款人利用定期定額捐款頁重新進行一次定期定額捐款。
因為每一筆交易每月能成功扣款,需仰賴金額一致,故無法修改原本的定捐金額來達到需求。
原本舊的定期定額,則需到後台取消。

取消定期定額捐款的方式,請參考手冊說明

­已經失效的信用卡,設定的捐款期數未到前(例如:設定捐款36期,第20期信用卡期限到期失效)還是會一直每月定期送資料,送到期數(36)截止嗎?

是的,系統仍會繼續執行定期定額作業,直到系統再次上傳檔案修改或刪除該定期定額作業。

­被顯示「交易拒絕」的定期定額捐款資料,會如何處理?會再重新送出申請資料嗎?

會於次月同日繼續做定期定額作業。
當月份不會再繼續作扣款動作。

­收到藍新發出的「定期定額有誤」通知?

您好:

貴商家的定期定額有誤,-11為New 時key重複
煩請確認
謝謝

759999,377,4311********9905,VISA,201803,333,33,New,01,0,-11

(下略)

收到這類通知是正常情形。若您接到藍新發送的通知如上,那是藍新從系統發出的自動通知信,代表定期定額的處理狀況。

我方系統處理定期定額的標準處理程序是:

  1. 加入定期定額時,系統會統一將定期定額資料送出給藍新。若沒有正確收到藍新的回應,第二天系統會再送資料一次
  2. 系統第二次送資料給藍新之後,藍新實際上第一天已經加入,藍新不會將資料加入造成重覆
  3. 此時我們系統也應該正確收到藍新第二天的回覆,不會再重複送出請求
  4. 藍新第三天,會偵測到前一天我們送出的通知,因此才發信「重複通知」給您,因此可直接忽略

 

­修改定期定額捐款的信用卡卡號

定捐捐款人卡片到期,需要換新卡續捐,或是想換另一張卡捐款,怎麼辦?

由於 CRM 系統本身不會儲存信用卡的資訊(信用卡資訊都儲存在金流公司端),因此無法從CRM來修改信用卡卡號。

若要更換信用卡,請從後台取消該筆定期定額捐款後,再請捐款人透過捐款頁,重新進行一次定期捐款。

取消定期定額捐款的方式,請參考手冊說明

­修改定期定額的捐款期數?

定捐捐款人想要修改原本承諾的期數,怎麼辦?

因期數資訊都儲存在金流公司端,因此無法從CRM來修改定捐期數。

若要更改期數,請從後台取消該筆定期定額捐款,也請捐款人透過捐款頁,重新進行一次定期捐款,重新填入欲捐款的期數。

取消定期定額捐款的方式,請參考手冊說明

請問與金流公司的列表對帳,有什麼好方法?

「訂單編號」才是唯一能夠與金流公司對帳的參考。

以時間、金額,都不是對帳參考的基準,因此無論是搜尋、列表頁面、匯出捐款等等,建議都以訂單編號做基準來對帳,金流公司提供的清單,可和CiviCRM的清單做一個對帳的動作。

金流公司的對帳報表顯示捐款是成功的,但捐款管理系統上的狀態卻是「處理中」?

此種狀況,表示資料從金流公司回傳到我方系統的時候,傳輸有中斷,故我方系統的捐款狀態沒有改變(正常狀況下,利用信用卡捐款者,我方系統的捐款狀態應該只有兩種狀態:已完成或已失敗)

要如何判斷是否是傳輸出問題導致我方系統的捐款狀態沒有正常反應?「註記欄位有無資訊」

  1. 成功的刷卡
    在註記欄位會有來自金流公司回傳的資訊
  1. 失敗的刷卡
    金流公司回傳的失敗原因會紀錄在註記欄位
  1. 金流公司的訊息回傳過程發生錯誤
    此筆表示我方系統沒收到金流公司回傳的資訊(因傳輸受阻導致)故沒有註記欄位,收到日期也沒有正常顯示

這種情形偶爾會發生。
若有此狀況,請以金流公司的報表為準,因為確實有收到款。

FYI:
金流資料傳輸流程:
CRM平台填寫表單 > 連到金流公司頁面進行刷卡 > 成功/失敗 > 回傳到CRM平台
這中間有三段是經由網路傳輸,而網路偶爾會有中斷(這常常發生,台灣的網路品質大家都知道很爛)

適用開窗信封的收據,要買哪種規格的信封?該怎麼折?

  1. 可以購買與 https://www.longtai.com.tw/product.aspx?id=13635 相同規格的信封(11.5公分x22.7公分)
  1. 可以參考下圖,折法是: 類似三折,但不是平均的三等分,調整成讓收據高度比信封略小,地址就可以對到開窗處/不會亂跑了。

收據編號流水號的編輯/修改

收據編號

  • 系統預設的收據編號自動產生格式
    • ​收據編號(流水號)
      每月重新歸0
    • 收據編號
      「自動」(透過線上捐款來的)
      「手動」(手動新增捐款進入CRM)
    • 自動產生的格式
      A201301-000001(說明:Ayyyymm-流水號)
    • 手動產生的格式
      M201302-000001(說明:Myyyymm-流水號)
  • 捐款收據編號起始規則
    目前皆預設為「%Y%M」(即為上方列出的A201301-000001格式)
    注意,若對此規則進行變更調整,將不會套用到之前已經開出的收據編號!

編輯/修改收據編號流水號

若組織有自己的手開收據,想要利用捐款的收據編號欄位,來紀錄手開收據的編號,可按下收據編號欄位右方的「更改收據編號」進行修改。

請注意,一旦修改了系統產生的收據編號之後,可能會造成系統產生的流水號收據編號不連號。

 

在登入時幫他人填寫捐款頁

有一種狀況,捐款管理員會從「前台」,也就是給一般人填寫的線上捐款頁面來新增捐款,通常是拿到紙本的信用卡捐款授權書,上面有包括姓名、卡號與金額等資料,這時,捐款管理者會直接開啟一個線上捐款頁,「代替」捐款人輸入資料與卡號等來完成捐款。

通常從前台代為輸入捐款資料完成線上刷卡,是很直覺的方式。但問題在於,管理者通常在「登入狀態」下,從捐款頁輸入資料。這種方式會導致管理者自己的CRM個資,被自己從前台輸入的捐款者資料給覆蓋(因為在登入狀態下,系統會在捐款頁/活動報名頁帶出登入者的個人資料,讓輸入捐款的人利用捐款頁填資料的同時也更新自己在系統裡的個資),連帶也把捐款紀錄在管理者自己的CRM profile裡。所以在登入狀態下,是不該代替他人填寫捐款頁或進行活動報名的。

為了避免管理者資料被他人的資料覆蓋的情形,我們目前已完成「防呆」功能,在登入的狀態下,包括姓氏、名字、email這三個欄位都會鎖住,讓登入者無法更新這三個欄位,並在下方提示訊息「您現在登入中,系統自動帶入一些欄位的資料並鎖住,以避免替自己之外的人填寫表單後,自己的個資被覆蓋。若您要為其他人填寫表單,請先登出系統。

同樣的,若貴組織的CRM系統提供會員登入功能,只要貴會會員在登入狀態下,進行捐款或活動報名時,都將會啟動防呆,以避免會員自己的資料被覆蓋。

設定「捐款管理員」

為專職募款、會計人員設定「捐款管理員」,有助於組織相關工作的營運與管理,比如說將捐款人資料匯出,做相關應用的基礎數據(如捐款收據套印、整理報表等)。以下說明如何設定「捐款管理員」。

  1. 進入「聯絡人」系統,點選左上方「新增/管理網站使用者」
  2. 進入「使用者」頁面,點選「新增使用者」頁籤
    填寫必填欄位(基本帳號資料)
    勾選「 捐款管理員」角色、 「通知使用者有了新帳號」
  3. 最後點選「註冊新帳號」按鈕,即完成設定。

 

延伸閱讀:權限控制

 

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