捐款常見問題

預收保證金的作帳方式

有些活動是採取預收保證金、活動後退款的模式。繳退費流程上,參加者可利用線上金流繳費,活動後組織再將款項領出退還即可。帳務方面,經詢問會計顧問,用線上金流收保證金時,作帳方式建議如下:

  • 報名者繳保證金入組織帳戶時,帳目名稱記為「存入保證金」,屬於「負債」類別
  • 組織將保證金領出退還給學員時,帳目名稱記為「退回存入保證金」,屬於「負債」類別
  • 針對保證金的帳戶進出,做報表統計時,不應視作「收入」(不要算入收支表),而是要視為「負債」,並計入「資產負債表」

ATM付款是否有額度上限?

捐款人可以ATM轉帳或ATM繳費方式付款,以「ATM轉帳」方式付款,繳款額度上限3萬元。以「ATM繳費」方式付款,繳款額度上限為100萬元。若貴會申請新藍新金流,捐款人透過特定銀行帳戶轉帳,捐款人可享免轉帳手續費的優惠。免轉帳手續費銀行為:台灣銀行、台新銀行、華南銀行。

是否可以從後台修改定捐扣款日期?(不可以!)

無法由netiCRM後台更改扣款日期,請直接取消該筆定捐訂單,請捐款人在預計扣款日重新填表捐款。取消定捐的方法請參考線上手冊 取消定期定額捐款

參加者報名時選錯價格,請問後台可以直接幫忙更改價目嗎?

線上產生的訂單,若尚未收到款項,就不能從後台直接改價格,不然訂單對帳、繳款自動訂單狀態更新(例如選擇了超商繳款或虛擬帳號匯款,系統會在收到款項後將該筆訂單狀態從「待處理-未完成」改成「已完成」)會錯誤。
 
 

新的人數方案計算方式

2018 年9月14日上線的新版本站台,也改善了人數方案計算的方式,避免建立一筆聯絡人資料,卻由於所屬單位資訊,而被記錄成兩筆資料、占用方案人數額度的情況,意在減輕組織的價格方案負擔。在過去的人數計算原則下,一位聯絡人若填寫所屬組織資料,會被計算成兩個人。改善方案後,系統將僅計算成一個人。

  • 組織聯絡人的計算原則:

 

不計入聯絡人數量

計入聯絡人數量
調整前

不論組織是否為個人所屬單位,皆算入聯絡人數量

調整後

組織為個人所屬單位

組織非為個人所屬單位

  • 範例說明

目前系統的方案計價人數為:3163人。

此時建立一筆聯絡人,並記錄該聯絡人的服務單位/就讀學校,由於所屬單位「小南門窩」未曾在系統中建立資料,因此會被紀錄為新一筆的組織聯絡人資料。

 

  • 舊版本計算原則

舊版本的計算原則,會將個人聯絡人「詹小涵」以及組織聯絡人「小南門窩」,算成2筆計價的聯絡人資料,因此資料建檔完畢後,系統將顯示目前使用3165人,共計增加二名聯絡人的資料數量。

  • 新版本計算原則

新版本系統的計算原則,組織聯絡人「小南門窩」,並不會算入計價的聯絡人數量中,不會占用原先租用方案的人數額度。如圖所示,系統紀錄了「詹小涵」個人聯絡人資料,以及「小南門窩」組織聯絡人資料,但系統顯示目前共計使用3164人,僅增加一名聯絡人的資料數量。

利用費用類型來設定專案募款收據編號的前綴字

收據編號前綴,除了預設的A與M,另有一種前綴規則可以依照組織需求自行設定。例如不同的專案需要不同的收據前綴時,目前可利用「費用類型」來處理這類需求。

步驟一:新增費用類型,在會計代碼輸入收據編號的前綴字,例如下圖範例,費用類型「專案募款一」的會計代碼填入「FH」,並且勾選「可開收據」

步驟二:在「設定 - 捐款收據」,收據設定的前綴詞,加上 !acc,也就是「!acc%Y%m」,如下圖

設定完成後,在專案募款頁後台的「費用類型」選擇設定好的費用類型。

設定好之後,該專案募款的收據前綴即可顯示為AFH與MFH。A跟M的前綴仍會保留,以避免收據日期往回開,導致連號,和日期順序對不起來的問題。

補充:如果兩種費用類型的會計代碼,都用同一個前綴,在收據編號上,會兩個費用類型一起連號編收據號碼。
 

寄送電子報時,如果聯絡人A與聯絡人B有相同的電子郵件,系統如何決定是寄給聯絡人A或聯絡人B?

若寄送電子報時,勾選不重複寄送同樣的電子郵件,然後在電子郵件mail帶入收件者姓名的token,
系統會依照聯絡人id先後順序,將電子郵件寄給id較前面那位。

如何刪除捐款紀錄(答:不可以!)

因為捐款紀錄有多種用途(組織徵信、個人抵稅、支持者關係管理...等),為避免誤刪捐款紀錄導致後續問題,目前我們已全面移除刪除捐款的功能。

建議可以使用捐款狀態(取消),來處理手誤等捐款紀錄錯誤的狀況。

捐款人信用卡帳單上面的受款者不是我?!

線上刷卡後,部分捐款人的信用卡帳單出現的受款者是【金流廠商】而非捐款組織名稱,因而產生疑惑。

每家銀行的信用卡帳單顯示方式不同,才會有此狀況。netiCRM的線上捐款系統皆是透過金流公司代收,金流代收後撥款至組織的銀行帳戶。您可以:

  1. 向捐款人說明捐款受款者仍是組織,請捐款人放心。
  2. 向金流客服反應此問題。
  3. 雖不保證必能更動銀行帳單的顯示方式,但可向我們反應是哪家銀行,我們會再次透過金流業務窗口向銀行反應此問題。

如何協助捐款人刷退信用卡?(單筆捐款)

若捐款人成功捐款後,要刷退單筆捐款,請執行下列兩步驟:

  1. 請登入金流管理後台進行「刷退」。
  2. 刷退後,因為事後的捐款狀態變更,金流不會同步到CRM,所以要手動變更喔!請登入netiCRM編輯該筆捐款狀態為「已取消」,並填入取消原因及負責窗口。

(若是要取消定期定額,請參考手冊說明)

收據欄位建立「不用開收據,幫我上傳國稅局」選項

2017年4月系統更新後,可以將「是否需要收據」欄位多新增一個「需要(不用寄給我/請幫我在隔年五月上傳至國稅局)」選項,方便讓捐款人勾選,並讓組織匯整這些資料統一做上傳國稅局動作。

開啟選項

可參考自訂欄位設定說明,至自訂欄位 -> 「收據資訊」自訂欄位群組,在「是否需要收據」欄位的選項,點選「編輯多選選項」。

這時會看到有停用的「需要(不用寄給我/請幫我在隔年五月上傳至國稅局)」欄位,點擊「啟用」即可。

 

找出「請幫我上傳國稅局」的捐款名單

可參考「搜尋捐款」說明,搜尋下方可選擇「需要(不用寄給我/請幫我在隔年五月上傳至國稅局)」欄位,即可篩選出「上傳國稅局」的捐款名單。

接下來在動作再選擇「匯出捐款」即可匯出名單。

匯出上傳國稅局格式的檔案

若要匯出國稅局可接受的捐款紀錄資料格式,請參考線上手冊:從範本新增報表 的 「臺灣財政部所得扣除額」一節,可匯出國稅局需求的年度捐款紀錄。

 

捐款失敗/取消的狀態與日期

2017年四月以前,系統會將捐款交易失敗的失敗日期,放在「收到日期」的欄位裡,乍看之下很難理解(失敗?收到日期?):

 

2017年五月以後,我們修改了這個問題:

  • 將失敗的收到日期,移到「取消日期」欄位,改成「失敗或取消日期」
  • 若有失敗原因,移到「取消原因」欄位,改成「失敗或取消原因」
  • 若在後台手動修改捐款狀態為「失敗」,就會出現上述兩個欄位可供紀錄。
  • 把捐款列表/搜尋捐款列表,在狀態欄位加上「取消或失敗日期」和「取消或失敗原因」。

 

 

 

為何不能在電子報信件裡嵌入YouTube影片?

想要在電子報裡面直接播放影片嗎?

答案是:不行!

因為 YouTube 的崁入語法,在收件人的郵件軟體或網路郵件服務上,會因為安全性等因素,主動將這些嵌入碼過濾掉,因此就不可能在信件裡直接觀看影片。

建議的替代作法,是把影片截圖後,變成一張圖片放入電子報,並將圖片設定連結,讓收件者點圖片後可以到 YouTube 觀看影片。

是否可以直接匯入參加者?

可以的,只要確定這些人原本就有在netiCRM系統裡。
但若是外部名單,通常我們會建議先作匯入聯絡人的動作、再進行匯入參加者,以避免匯入時查無此人。

手動新增活動參加者的時候,是否會寄出活動通知信呢?

  1. 如果活動還在進行(活動結束時間前,並非活動報名截止日),若該活動有設定通知信,則會自動寄出通知信。
  2. 如果活動還在進行、但不想要寄送通知信(好奇怪啊?),請在該聯絡人頁面的活動頁籤新增活動報名,取消勾選寄送通知信。
  3. 活動已經結束的話,手動新增報名者時,並不會寄通知信。

電子報已排程,但卻沒有開始寄送?

電子報寄送機制由系統排程進行,約每10-15分鐘完成一次活動。若您發現排程的電子報,超過2小時沒有進行寄送的動作,請您透過支援中心與我們聯繫,我們會儘快查看原因。

電子報收件人是否可指定名稱?

我們想發活動錄取通知函
因此希望每一個收到信件的人可以在主旨、內文中,直接看到他的名字
也就是同樣的內容,但收件者收到時是特別指定給他的
不知目前的發報系統是否有此功能可運用?
就是直接從資料庫中去撈名單,將名字套到信件內文中呢?
謝謝
=======
答覆:
在郵件的主旨、內文中置入收件者的姓名是很簡單的噢!
在任何空白郵件的主旨、內文右方都有「插入替代符號」的字樣,請將游標置於欲出現姓氏、名字的位置,再按「插入替代符號」字樣,就會出現所有可以置入欄位中的替代符號,請將「姓氏」「名字」按下,即可。
將這兩個替代符號放入郵件主旨與內文中,在郵件寄送時,系統即會把收件者的姓與名撈進信件裡。
建議正式寄送前,先郵寄測試信件到幾個同仁信箱,以測試效果。

如何新增電子報的「寄件者e-mail」

若您有「網站管理員」權限,
可在右上角「設定」>「設定」>「Email寄件者
在此即可新增您所需的寄件者。

此訊息遺失所需替代符號 - {domain.address}

出現此警示訊息,通常是因為您的頁尾訊息或信件內文沒有加入 {domain.addrss} 這個符號。由於本系統發出之電子報需符合大量信件之寄送規範,因此信件內容必須含有「退訂」及「組織地址」等資訊,以避免寄出信件被判定為垃圾郵件。

而系統要如何判斷信件中有沒有提供這兩項資訊,主要就是根據 {domain.address} 和退訂這兩個替代符號。當您在頁尾訊息或信件內文中加入{domain.address}替代符號後,系統會自動轉變成您組織的地址(同樣地,若加上退訂的替代符號,系統會自動轉變成退訂的連結)。此外,也可以用來偵測電子報的開信率。

若是您看到這個錯誤訊息,請您先確認是否在頁尾訊息中拿掉了 {domain.address} 這個替代符號,若是,請先加上此替代符號,同時發送測試信件看看,即可知道這個符號的作用。

電子報左上角出現「HTML格式的頁首範本」如何消掉?

「HTML格式的頁首範本」是您在編寫電子報時,由「電子報頁首」所帶入,
請從電子報>頁首、頁尾、自動回覆訊息,編輯「電子報頁首」,拿掉「HTML格式的頁首範本」與「文字格式的頁首範本」,放進貴單位正式的電子報頁首內容。

頁首訊息修改

權限表相關:短期內不會用到「登錄」, 但可否保留此功能 for 未來經營會員?

「登錄」即為signup,註冊帳號的意思。目前CRM平台僅供「登入」不提供「註冊」,若往後要讓一般活動報名者/捐款人也能註冊帳號並登入,可待往後要經營時再行設定。

權限表相關:觀看活動資訊,是不是每位管理者都要打勾?

「觀看活動資訊」是「已登入使用者」即擁有的權限。由於每個管理者都屬於「已登入使用者」(有帳號密碼可登入系統者,即為「已登入使用者」),故不需勾選「觀看使用資訊」也可以有此權限。

權限表相關:存取聯絡人總覽頁、存取netiCRM管理系統...存取的意思是?

「存取」的意思是,可以看到也可以使用。例如:若沒有勾選「存取聯絡人總覽頁」,該權限就無法看到「聯絡人」這個功能。

權限表相關:管理與設定netiCRM系統,意思是...?

系統中有許多選項,如活動的類型、捐款者的分類、寄件人Email,是一般登入查閱聯絡人的帳號,無需去碰觸的。因此「管理與設定支持者系統」若開啟,該角色就可以查閱此系統。

權限表相關:「編輯群組」是否只開放聯絡人管理者有此權限較宜? (目前default電子報管理者亦有)

群組有分成兩種:權限控制、電子報群組。權限控制是用來設定觀看其他群組的權限,例如公益平台的狀況,CRM志工群組裡的聯絡人,只能看到某些特定群組。但電子報群組則是針對發報所需,有訂閱電子報的人,其實就是有被加入某個電子報群組,然後才由電子報管理員針對該電子報群組進行發報的動作。故電子報管理員必須可以管理群組噢。

權限表相關:user模組中的「管理權限」「管理使用者」意思是...?

「管理權限」就是可以開啓權限表進行勾選。「管理使用者」:就是可以開設帳號並指派與修改權限,例如通常組織的人事部門主管可以擁有「管理使用者」權限,可以幫組織同仁在CRM平台註冊帳號,並幫勾選管理員權限。

權限表相關:電子報管理者可發給任何群組?

只能發給「電子報群組」,不能發給權限控制的群組。

權限表相關:「刪除任務」的任務指的是...?

任務指的是,對聯絡人進行某些動作,例如打電話,或寄信給某某聯絡人。這樣的指派動作就是「任務」。通常電話客服中心最常用到指派任務的功能,例如我今天接到一通來自某學校老師的電話,詢問某本總裁的書還能否索取,我就可以把這個事情用任務記錄下來,並指派給另一個負責的同仁,壓一個時間,讓這個同仁得知此事,並回報處理情形。

定期定額捐款人想要提高/修改每月捐款金額?

若有捐款人想要提高/修改定期定額捐款金額,需請該捐款人利用定期定額捐款頁重新進行一次定期定額捐款。
因為每一筆交易每月能成功扣款,需仰賴金額一致,故無法修改原本的定捐金額來達到需求。
原本舊的定期定額,則需到後台取消。

取消定期定額捐款的方式,請參考手冊說明

聯絡人被刪除了,如何找回?

您可以在進階搜尋裡,勾選「搜尋資源回收桶」,然後點下「搜尋」,即可找到被刪掉的人,瀏覽其資訊。

搜尋資源回收桶範例

如何搜尋 Email 被凍結的聯絡人?

如何搜尋 Email 被凍結的聯絡人?
Email 凍結通常是由系統標註的,原因大多是因為 Email 錯誤,被郵件伺服器退信,或是因為寄送大量郵件,被郵件伺服器誤判,而列為黑名單。
若要尋找 Email 被凍結的聯絡人,可以透過「自訂搜尋」的功能,將搜尋條件設定為「個人」、「凍結」 = 「1」,即可找出目前 Email 被凍結的聯絡人,如下圖所示:
利用自訂搜尋找出凍結的聯絡人
您也可以為這些聯絡人解除凍結,只需在下方的聯絡人搜尋結果,找出欲解除凍結的聯絡人並勾選,然後在「更多動作」中選擇「解除凍結的Email」,即可為選取的聯絡人解凍,如下圖所示:
為聯絡人解凍

為何每次報名活動都會建立新的聯絡人,而不會更新現有資料?

聯絡人每次填寫完活動報名表單後,就會建立一筆新的聯絡人資料,以致於產生多筆重複的聯絡人資料,無法統整聯絡人記錄。這是因為活動訊息所引用的「資料表單」,在進階選項中的「更新重複的聯絡人資料?」設定不正確,導致沒有檢查是否已有相同的聯絡人資料存在,而是直接產生另一筆聯絡人資料。建議將此選項設為「更新對應的聯絡人」,系統會自動比對並更新現有的聯絡人資料。您也可以參考線上手冊的「建立資料表單」,瞭解關於進階選項的各項設定功能。
若是已有多筆重複的聯絡人資料,您可以利用「聯絡人」功能下的「合併重複聯絡人」選項,然後設定篩選規則(也就是判定重複資料的規則,最基本的是可以 email 來判定是否重複;或是可以結合 email、姓氏、名字等多個欄位在判定聯絡人資料是否重複),再按「使用規則」即可合併重複聯絡人,且會保留活動報名的記錄。您也可以參考線上手冊的「合併重複聯絡人」來瞭解合併聯絡人的操作方式。

外國人或大陸地區郵寄地址及電話無法套用目前格式

若要提供其他國家地址格式給聯絡人紀錄海外地址,尤其是「縣市、省、州」,須先啟用「國家」與「縣市」選項

步驟一、路徑:設定 > 全域設定 > 地區與語系
在「聯絡人地址欄位 - 選擇值」,當中「可選用的國家」選到右側。再將「可選用的縣市」選到右側。(通常選用國家,就需要選縣市)。
可選用的國家、縣市
步驟二、路徑:設定 > 全域設定 > 地址格式設定 > 編輯地址,也要勾選國家
國家也要勾選

如何同步網站使用者到 CRM 聯絡人

若您同時使用netiCRM系統和netiCRM為您所架設的網站,正常來說,新建立聯絡人時會同時建立一個相對應的網站使用者,並做綁定。
但有時候會有例外,有些網站使用者可能會沒有對應的聯絡人,這時可以點選設定>管理>同步使用者到聯絡人,並照著步驟執行。完成之後,這些使用者應該就跟原來的聯絡人綁定了。

點選同步使用者到聯絡人

自訂欄位和資料表單的差異

netiCRM是資訊整合運用的平台,資訊的來源有內部(組織本身,如組織協助無法上網的支持者報名)或外部(組織以外,如支持者在線上報名活動)。
要收集什麼樣的資訊,以組織定義為主,因此:

  • 「自訂欄位」主要用於netiCRM內部(組織)記錄聯絡人(個人、組織、家庭)的資訊欄位。
  • 「資料表單」則用於向外部(組織以外)收集資料使用的介面設定,並可崁入到「活動」、「募款」頁面,甚至netiCRM之外的網頁使用。
資料表單的欄位除了預設的欄位,也可使用自訂的欄位。
資料表單和自訂欄位差異示意圖

建立欄位時能夠選擇不同的欄位類型,例如「捐款」、「聯絡人」,這些類型有什麼不同呢 ?
如果這個欄位的類型是「捐款」,表示這筆資料是跟著捐款的,同一個「聯絡人」可以有好幾筆「捐款」資料,但一筆捐款只能對應到一個「聯絡人」。
舉例來說,當你建立了一個名叫「備註」的欄位,其類型是「捐款」時,每筆捐款都能有不同的「備註」。但如果將類型設成「聯絡人」,則同一位聯絡人的每一筆捐款,裡面的備註都是一樣的,因為這個「備註」是伴隨在「聯絡人」之下。

「自訂欄位」與「資料表單」填入資料後,都會匯集到「聯絡人總覽」

群組&標籤(Tag)差異為何

從概念上來區別兩者,標籤Tag用於「描述性」的區別或分類,群組則是用來群化聯絡人,對這群人作功能性的行為,例如郵寄電子報。從這個角度來看,志工、吃素、音樂家,就可使用標籤tag,至於有實際操作需求的,例如贊助會員、初始支持者、電子報訂戶,就可設定為群組,方便隨時把符合條件的聯絡人加入。

另一個區別的方法是,標籤能使用於聯絡人、任務,而群組只能使用於聯絡人。

群組的使用性與操作性較大,群組可使用於各個功能(特別是電子報)、也可動態地,隨時把符合您自定條件的聯絡人自動歸類到某群組的「智慧型群組」設計(例如設定一個智慧群組,可把捐款累積超過十萬的聯絡人自動歸到這個群組),且可與Drupal Organic Groups連結。

有群組與標籤的好處是可以使用AND與OR來搜尋。比如說支持者系統中有記者、志工、會員群組,並用標籤註明群組中哪些人對研發、藝術、歷史有興趣。搜尋後可以發現其中某些記者對研發或藝術有興趣,志工與會員群組只對歷史有興趣,其他各種可能的組合。

如何自訂搜尋聯絡人結果的欄位

系統預設的搜尋聯絡人欄位,有電子郵件、地址、電話等。如果我們想要自訂這個搜尋結果呈現的欄位,應該如何做呢?

1. 建立一個新的資料表單
路徑為:聯絡人 > 管理 > 資料表單。
點選「增加資料表單」,建立一個新的資料表單。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.填入資料表單名稱,舉例為「自訂搜尋測試」;在表單設定中,「使用於」這一列都不要勾選。完成其他設定後按儲存。

3. 新增你想要在搜尋結果列呈現的欄位
編輯欄位設定的時候,記得讓需要顯示的欄位選為公開頁面,並且將結果欄打勾。

舉例自訂欄位:姓氏、名字、身分證字號、手機、電子郵件、註記、服務單位/就讀學校。
提醒您,此處為聯絡人搜尋,僅能呈現聯絡人和個人類型的欄位,若您要搜尋跟捐款或活動相關,請前往捐款或活動選單內的搜尋功能。
 
4.設定表單和欄位後,到系統管理頁面>選擇全域設定 > 搜尋設定
 
 
 
 
5. 進入搜尋設定後,「預設聯絡人搜尋檔案」選擇剛剛加入的資料表單(自訂搜尋測試)並儲存。

6. 再試試搜尋聯絡人的功能,搜尋結果就會出現我們剛剛自訂的欄位囉!
 

會員資格變更

若支持者的會籍即將到期,想繼續擁有會員資格,大多數的處理方式是到會籍功能更新會籍資料,而非在同一個聯絡人身上新增會籍,同樣的,若要升級會籍類型,也可使用會籍續約的流程,點選「搜尋會員>會員>資格更新」做設定,如下圖頁面:

注意:要做資格更新的對象必須是有會籍開始日期與結束日期的會員,若無的話請先點選編輯進入增修
點入資格更新後,會進入到下圖頁面:
會員資格更新

欄位說明

  • 會員會籍的結束日期
    延長會員到期日會反應在會員的會籍到期週期
    若是對還在期限中與寬限期中的會員進行會籍更新,他們的會籍將會從預計到期日之後新增上去,舉例而言,若會籍以1年為期,從1月到12月,現存到期日為2010年12月31日,則到期日會被延長到2011年12月31日。若是已過期的會員,更新會籍則會讓會籍從輸入的會籍更新日起算
注意:成為會員的日期(或會員起始日)並沒有因會籍續約而改變,所以我們可以很明確的知道這位會員是從何時成為會員,貢獻度的度量不會失準
  • 紀錄更新付款
    若您勾選此選項,則能在下面做付款紀錄「手動輸入」的調整,也能另開收據,不過也因為會員繳交會費的功能是根基於會籍管理與捐款管理的整合。因此,當會費交易成功,捐款系統會自動產生付款記錄,並同時出現在聯絡人的會籍記錄與捐款記錄,因此即便不勾選此選項直接按資格更新也會有資料

捐款系統與聯絡人及會籍背後的組織建立關係的概念,請見下圖流程:

紀錄更新付款流程
若您想要讓會員每年自動繳納會費,可以在會員註冊頁面上,加上定期定額的功能,設定為每年繳納。如此一來,會籍管理便能為您的組織自動處理續約的付款,會員付款後,也會收到系統自動寄送的感謝信。
 
 
 

修改現有捐款的兩個途徑

  • 搜尋捐款>搜尋結果>編輯捐款
  • 搜尋聯絡人>聯絡人總覽頁>捐款頁籤>編輯捐款
 

捐款欄位說明請參見:新增捐款

以組織身份加入會員

在「管理募款頁>設定」的第一頁有勾選框,讓使用者可以選擇是否代表組織加入會員,這個功能可利於讓您接受「組織」成為會員。

以組織身份加入會員
然而,本系統不提供組織直接以組織身份加入會員的理由是:系統預設在本「支持者管理系統」中的所有互動都應該是以「個人」為基本單位。若是利用這個「代表組織註冊成為會員」的功能,會使會籍資料跟著組織,而不是跟著個人,因而會造成管理上的不易。建議您多讓個人代表組織加入會員以便利您的支持者關係管理。
 

設定會員線上註冊網頁

要利用本系統設定一個線上頁面,讓網友申請加入會員或是續繳會費,需透過設定捐款系統中的募款頁的方式來達成,免費會員亦同。

若線上使用者申請會員成功之後,再登入網頁,將會看到會員的資格狀態頁面,直到會員資格失效。若未登入,則僅看到會員申請頁,這兩個頁面網址皆相同。

首先,先至「捐款>管理募款頁>設定」,之後便能依照以下步驟利用募款頁讓會員入會並繳交會費: 

  1. 在募款頁的「設定>捐款金額」設定頁將「啟用捐款金額區域」取消勾選
  2. 至募款頁的「設定>會籍設定」頁面勾選「啟用新增會員」,接著下面會有「會員類型」讓管理者勾選要在前台出現哪些會員類型以提供給申請人勾選,右方「預設」是指預先替會員勾選好類型,基本上若會員沒有自行更改便會屬於這個類別

注意:若會員線上註冊頁面只提供加入會員或更新會員資格之用,不混合其他捐款事項,請務必取消「啟用捐款金額區域」,申請頁面就不會出現自由填寫金額的欄位

以下為圖示:

欄位說明

  • 要求加入會員
    勾選該選項的話會限制使用者一定要註冊其中一個會員類型才能完成步驟
  • 顯示會費
    勾選該選項時,會在募款頁上呈現各會員類型的描述、限制的會費金額…等資訊,提供使用者細部的了解

效果顯示範例

線上加入會員效果顯示範例

­已經失效的信用卡,設定的捐款期數未到前(例如:設定捐款36期,第20期信用卡期限到期失效)還是會一直每月定期送資料,送到期數(36)截止嗎?

是的,系統仍會繼續執行定期定額作業,直到系統再次上傳檔案修改或刪除該定期定額作業。

­被顯示「交易拒絕」的定期定額捐款資料,會如何處理?會再重新送出申請資料嗎?

會於次月同日繼續做定期定額作業。
當月份不會再繼續作扣款動作。

­收到藍新發出的「定期定額有誤」通知?

您好:

貴商家的定期定額有誤,-11為New 時key重複
煩請確認
謝謝

759999,377,4311********9905,VISA,201803,333,33,New,01,0,-11

(下略)

收到這類通知是正常情形。若您接到藍新發送的通知如上,那是藍新從系統發出的自動通知信,代表定期定額的處理狀況。

我方系統處理定期定額的標準處理程序是:

  1. 加入定期定額時,系統會統一將定期定額資料送出給藍新。若沒有正確收到藍新的回應,第二天系統會再送資料一次
  2. 系統第二次送資料給藍新之後,藍新實際上第一天已經加入,藍新不會將資料加入造成重覆
  3. 此時我們系統也應該正確收到藍新第二天的回覆,不會再重複送出請求
  4. 藍新第三天,會偵測到前一天我們送出的通知,因此才發信「重複通知」給您,因此可直接忽略

 

­修改定期定額捐款的信用卡卡號

定捐捐款人卡片到期,需要換新卡續捐,或是想換另一張卡捐款,怎麼辦?

由於 CRM 系統本身不會儲存信用卡的資訊(信用卡資訊都儲存在金流公司端),因此無法從CRM來修改信用卡卡號。

若要更換信用卡,請從後台取消該筆定期定額捐款後,再請捐款人透過捐款頁,重新進行一次定期捐款。

取消定期定額捐款的方式,請參考手冊說明

­修改定期定額的捐款期數?

定捐捐款人想要修改原本承諾的期數,怎麼辦?

因期數資訊都儲存在金流公司端,因此無法從CRM來修改定捐期數。

若要更改期數,請從後台取消該筆定期定額捐款,也請捐款人透過捐款頁,重新進行一次定期捐款,重新填入欲捐款的期數。

取消定期定額捐款的方式,請參考手冊說明

請問與金流公司的列表對帳,有什麼好方法?

「訂單編號」才是唯一能夠與金流公司對帳的參考。

以時間、金額,都不是對帳參考的基準,因此無論是搜尋、列表頁面、匯出捐款等等,建議都以訂單編號做基準來對帳,金流公司提供的清單,可和netiCRM的清單互相核對。

以藍新(原智付通)匯出的資料為例,用來核對的是「商店訂單編號」這欄

可以對應netiCRM的「交易編號」這欄

 

也可以匯出資料核對

 

綠界金流用來與netiCRM「交易編號」對帳的編號則是「廠商訂單編號」,如下圖:

以藍新金流為例,用來核對的是「訂單編號」欄位


可以對應netiCRM的「交易編號」欄位

金流公司的對帳報表顯示捐款是成功的,但捐款管理系統上的狀態卻是「處理中」?

此種狀況,表示資料從金流公司回傳到我方系統的時候,傳輸有中斷,故我方系統的捐款狀態沒有改變(正常狀況下,利用信用卡捐款者,我方系統的捐款狀態應該只有兩種狀態:已完成或已失敗)

要如何判斷是否是傳輸出問題導致我方系統的捐款狀態沒有正常反應?「註記欄位有無資訊」

  1. 成功的刷卡
    在註記欄位會有來自金流公司回傳的資訊
  1. 失敗的刷卡
    金流公司回傳的失敗原因會紀錄在註記欄位
  1. 金流公司的訊息回傳過程發生錯誤
    此筆表示我方系統沒收到金流公司回傳的資訊(因傳輸受阻導致)故沒有註記欄位,收到日期也沒有正常顯示

這種情形偶爾會發生。
若有此狀況,請以金流公司的報表為準,因為確實有收到款。

FYI:
金流資料傳輸流程:
CRM平台填寫表單 > 連到金流公司頁面進行刷卡 > 成功/失敗 > 回傳到CRM平台
這中間有三段是經由網路傳輸,而網路偶爾會有中斷(這常常發生,台灣的網路品質大家都知道很爛)

定期定額捐款者想要把抬頭統編的資料改掉

若定期定額捐款者在第一次捐款時填寫了抬頭統編,幾次扣款後,想要改成別的抬頭統編,希望修改之後,每月定期捐款收據抬頭就會自己帶入修改後的名稱,該怎麼辦呢?

請找到該捐款人的第一筆定捐扣款,直接修改資料。

若是藍新,第一筆的交易編號,是9900開頭的。

若是用歐付寶,第一筆的交易編號,就是 oooo-####### 的 oooo 那一筆。

修改送出後,往後新增的扣款,就會依照改過的來產生捐款收據。

為線上表單增加reCAPTCHA驗證欄位

Protect your website from spam and abuse while letting real people pass through with ease (By Google)

經營、管理網站的經理人都知道,機器人的垃圾訊息轟炸會造成主機資源被垃圾占用、其他使用者的困擾以及管理者需要定期進入後台刪除垃圾訊息,除了有礙觀瞻外,甚是消耗內部資源。因此,在送出鍵前加入一個驗證欄位是相當重要的事。

同樣的,線上報名表單及線上捐款頁面也應該要做好驗證欄位,讓管理者毋需費神濾除無效的訊息、有興趣的參加者不會因為垃圾訊息占滿參加人數上限而被拒於門外,最重要的,能使活動/募款更加順利進行。

 
傳統的驗證欄位慣用一張歪曲的英數符號圖片,新的reCAPTCHA驗證功能,相當方便好用,省下肉眼辨識及輸入文字的時間,如果你不是機器人,就來打個勾吧!

 

如您想為您的線上表單加上reCAPTCHA驗證功能,我們的CRM系統所提供reCAPTCHA的設定方式如下:

  1. 請先向Google大神申請一組reCAPTCHA驗證碼
    • 填寫Google reCAPTCHA申請表單 - https://www.google.com/recaptcha/admin
      • Label: 填入標籤文字以便日後辨識哪一組reCAPTCHA是屬於那一類用途

      • Domains:可填入多組網域名,每換一行為一組,以dev.neticrm.tw為例

      • 點擊Register

      • 申請成功!至Adding reCAPTCHA to your site區塊中,取得兩個金鑰:Site key及Secret Key(如下圖中被黃色矩形覆蓋的內容)

         

  2. 為您的netiCRM設定reCAPTCHA Keys

    • 登入貴單位netiCRM後台

    • 找到reCAPTCHA Key的輸入欄位,路徑為:設定 > 全域設定 > 其他設定 > reCAPTCHA Keys

    • 將您申請好的金鑰對應填入

    • 儲存

  3. 好了後,即可將需要reCAPTCHA Keys的資料表單加入驗證功能,
    路徑為:設定資料表單 > Advanced options > 將以下紅框處的選項勾起來

  4. 此後,有使用到此資料表單的線上表單即會自動出現reCAPTCHA驗證欄位囉!

 

 

讓支持者利用捐款頁加入會員

捐款頁通常用在組織募款或活動收費,但本系統還利用捐款頁,達成會員註冊的動作。

支持者系統的捐款與會員功能緊密結合:在建立募款頁面時,能設定讓捐款人同時申請為組織會員:網友可以在您設定好的捐款頁面,同時進行捐款與申請會員,同一個人在系統中就將有這兩筆記錄。捐款頁也可僅設定用來申請會員,不需與捐款綁在一起。
 
在建立線上會員申請頁前,必須先到「會員」功能設定「組織會員類型」與「狀態」,並思考以下問題:
  • 頁面除了申請會員,是否有接受一般募款的需求?
    一般線上會員頁面僅提供申請,並無提供捐款/贈選項,支持者系統提供一個彈性的設定選擇。
  • 哪些會員類型可供線上申請?
    或許有些會員類型僅能透過內部推薦申請,此種會員類型可設定僅供由承辦人新增建立,其他可設定「公開」讓一般人申請。
  • 會員類型以團體/組織為主,並有團體/組織代表?
    可依會員結構做適合的設定。

會籍設定請參閱 「教學指引:會籍類型與會籍結構

募款表單可讓外國人選擇國家別

1. 在要設定募款頁面的時候,先檢視一下,如果與該募款頁連動之表單中有 「國家」欄位,請先刪除喔!

 


 

2. 到「管理募款頁」,並在要執行之募款頁後方點選「更多」>「複製」,複製出來的募款頁就是之後要供做外國人填寫用的頁面

 

 

3. 點選「聯絡人」>「新增/管理資料表單」後,找到與該募款頁之連動的資料表單去做一樣複製的動作(「更多」>「複製資料表單」)
 


4. 將「複製的表單」對應在「複製的募款頁」裡 (募款頁「設定」>「嵌入資料表單」 )

 

5. 再到「複製的表單」裡,加入「聯絡人-國家」 選項欄

6. 完成之後請由客服系統連絡我們,並告訴我們要給外國人士填寫的募款頁的 ID ,我們會修改該頁的設定。

捐款狀態與報名狀態對照表

若活動是付費活動,並且使用線上金流功能讓報名者繳費,則每一筆報名費用都是記錄在「捐款」裡。而捐款的狀態會關聯到活動報名狀態。通常狀況下,付費活動的報名,只填報名表送出是不算完成報名程序(完成報名,就是報名狀態為「已登記」),必須繳費完成才算數。

例如,若活動費用採取線上信用卡刷卡,則完成刷卡時,該筆活動費用在捐款管理的狀態是為「已完成」,則對應的該學員的報名狀態就會同步為「已登記」。

若該筆報名費採取的是非即時金流(例如ATM轉帳),尚未完成轉帳繳費的話,捐款狀態是為「待處理」,對應的報名狀態有四種(如下表)若有提供候補/審核者,各自有對應的報名狀態。

捐款狀態 報名狀態 原因
已完成
已登記
正常完成交易
待處理(後續付款)
待處理(未完成交易)
等待-後續付款
等待-未完成交易
等待-在候補名單中(有提供候補的活動)
等待-在批准名單中(需要審核資格的活動)
後續付款:
表示非線上即時金流,需要到便利商店繳費或現場繳費
未完成交易:
表示金流交易有錯誤,詳細錯誤原因需檢視該比捐款的註記,了解錯誤原因。
詳觀看「捐款小技巧:線上捐款對帳方式」
已取消 已取消 手動取消
已失敗   即時金流交易回傳失敗訊息,系統會將該比捐款標示為失敗。
進行中    
已過期 已過期 有些支付方式會過期,系統自動在一定的天數將捐款標示為過期,例如便利商店條碼繳費、 ATM虛擬帳號繳費等。

各活動狀態的說明請參見 參加者狀態,對帳的詳細畫面,可參考捐款小技巧:線上捐款對帳方式。

線上捐款對帳方式

與線上金流對帳,需觀看交易的詳細紀錄,每筆線上交易皆會紀錄詳細的資訊於檢視單一捐款頁面。

成功的刷卡

在註記欄位會有來自金流公司回傳的資訊

失敗的刷卡

金流公司回傳的失敗原因會紀錄在註記欄位,因為各家金流公司的紀錄資訊、代碼不同,需核對金流公司提供的手冊,或根據此回覆代碼洽詢金流公司。

使用者中斷交易/網路問題

需要特別留意的是,某些紀錄會出現「待處理:未完成交易」,這是因為使用者使用金流到一半中斷,或是在刷卡頁面卡住沒有回傳,或是突然網路斷線導致。

這時因為我方系統沒收到金流公司回傳的資訊,故註記欄位並不會有紀錄,此時請上金流公司提供的交易後台,以確認此比交易是否正常收款、交易失敗、還是根本無此交易(使用者中斷的話,金流公司並不會紀錄此交易)。

若有此狀況,請以金流公司的後台報表為準,其表示確實有收到款。

 

金流資料傳輸流程:
CRM平台填寫表單 > 連到金流公司頁面進行刷卡 > 成功/失敗 > 回傳到CRM平台
這中間有三段是經由網路傳輸,而網路偶爾會有中斷

如何回報電子郵件的問題?

如果在發送郵件時,遇到郵件相關的問題,將問題信件轉寄給我們,
無法得知信件的完整訊息,透過客服來回溝通回覆很困擾時,可以透過以下方式獲取問題信件的完整訊息,並將問題郵件的完整訊息貼入word或記事本中存檔後,將此檔案與遭遇到的問題上傳回報至支援中心

【透過Gmail獲得郵件完整訊息】

• 步驟一:登入至Gmail信箱,開啟有問題的信件,並點選信件右上角的更多向下箭頭,選擇「顯示原始郵件」。

gmail顯示原始郵件

• 步驟二:點選完顯示原始郵件後,會開啟新視窗,並出現問題信件的完整訊息,如下圖。可選擇右上角「複製到剪接簿」複製原始郵件全文。

按右上角複製到剪接簿複製郵件全文

• 步驟三:複製完後,請使用記事本或Word,將問題郵件的完整訊息貼上(或Ctrl + V)至文件中,存檔。

將原始碼貼至剪貼簿

 

• 步驟四:將問題郵件的完整訊息檔案與遭遇到的問題回報至客服即可。

【透過YAHOO信箱獲得郵件完整訊息】

• 步驟一:登入至YAHOO信箱,開啟有問題的信件,並點選信件上方的了解更多向下箭頭,選擇「檢視信件原始檔」。

Yahoo檢視信件原始檔

• 步驟二:點選完檢視信件原始檔之後,會出現信件原始檔,如下圖。請按滑鼠右鍵全選(或Ctrl + A)內容,並複製(或Ctrl + C)。

Yahoo信件原始檔

• 步驟三:複製完後,請使用記事本或Word,將問題郵件的完整訊息貼上(或Ctrl + P)至文件中,存檔。

• 步驟四:將問題郵件的完整訊息檔案與遭遇到的問題回報至客服即可。

信件跑到垃圾信件夾,該怎麼辦?

因為各大收信端軟體、ISP,都有自己的郵件過濾機制,建議發信者遵照下列準則,可讓信件久久不落垃圾郵件夾:

1. 寄件者有沒有被收件人加入通訊錄?

多數的郵件服務、軟體,都會驗證寄件人的可靠性。您可用較容易讓收信人信賴的寄件信箱,來寄信,或請收件人幫你加為通訊錄,以免進入垃圾郵件。

2. 收件者,是否都有確認對方已訂閱,並驗證Email地址?(Double opt-in)

名單若沒有經過 Double opt-in 的機制,很容易有錯誤的地址,或是被收信者厭惡而丟到垃圾郵件夾,僅要過程中被大量丟入垃圾郵件夾,寄件者就很容易被放入連鎖名單,影響你的郵件在各大收件服務的評等。

3. 避免被收信者丟到垃圾郵件的方式:

  • 若有需要寄信給他,當初蒐集Email時就要明確告知、請對方同意
  • 千萬別買名單,買來的名單寄送一次後,影響整體在垃圾郵件的評比,非常不划算
  • 將退訂機制放在明顯處,別讓使用者有機會去按「丟到垃圾郵件」的按鈕
  • 別用廣告宣傳式的郵件主旨、郵件標題。例如:[現在就快來購買...]
  • 別代發信件,代發信件更容易讓人丟到垃圾信,影響整體評等
  • 別等到對方都忘記你了,才跟對方聯繫

4. 避免被自動歸類到垃圾郵件夾的方式:

  • 郵件已照公開標準驗證(netiCRM的郵件服務都會依照公開標準驗證信件)
  • 收件人將郵件標示為重要
  • 收件人認識您寄件的信箱(已加入到收件者個人通訊錄)

 

若上述這些方式都已經做好,針對各大收信方,有一些申訴管道供您參考。建議您申訴前,可先來我們客服詢問,我們可協助您查詢:

重要的 SPF 寄件者驗證

SPF 記錄是一種網域名稱服務 DNS 記錄,用來宣告某一網域允許哪些郵件伺服器以您網域的名義傳送電子郵件,協助防止電子郵件詐騙或網路釣魚之機制。收件端會據寄件者 Email Address 的網域名稱,向 DNS 查詢確認是否授權給某郵件伺服器發信傳送,以判斷該信件是否異常。


若貴會郵件服務採用 office 365  需要特別針對 SPF 調整設定

當寄件者是 OOO@組織網域,在您寄送電子報,將組織信箱設定為郵件寄件者時,會去檢查網域設定的 SPF 記錄(DNS Server Record),一般來說,組織網管在設定 SPF時,會設定為:
組織網域 descriptive text "v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all"
 
簡而言之,因為 Office 365 的教學文件預設就建議「-all」,上述設定就表示排除其他發信者(例如netiCRM的寄件伺服器就是屬於其他發信者),可能因此導致發信伺服器不被信賴,造成收件方擋信。
 
我們建議貴會網域管理者將目前的 組織網域 IN TXT "v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all" 進行調整,請遇到此問題的客戶利用線上客服提出,我們將提供調整指引。
 
 

當您使用 netiCRM 的寄件服務,需要建立 SPF 記錄,授權給 netiCRM 的郵件伺服器寄送...

以下是建立 SPF 記錄的步驟:

1. 登入您網域的管理控制台。
2. 新增一筆 TXT 記錄,或修改已存在的 SPF TXT 記錄。
3. 將您的網域對應到SPF設定值:
組織網域 descriptive text "v=spf1 include:spf.neticrm.net ~all"

若原本就有設定 SPF TXT,請不要新增 TXT 記錄,而是將 include:spf.neticrm.net 合併進去,例如:
組織網域 descriptive text "v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.neticrm.net ~all"
或是
組織網域 descriptive text "v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:spf.neticrm.net ~all"

 
然後等待24小時候生效完畢,再測試看看是否信箱會被歸類到垃圾信
 
若不會設定以上記錄,亦可提供帳號密碼讓我們設定 DNS 記錄。
 
 

 

 

 

適用開窗信封的收據,要買哪種規格的信封?該怎麼折?

  1. 可以購買與https://www.longtai.com.tw/product.aspx?id=13636相同規格的信封(10.5公分x23.4公分)
  1. 摺法教學(完成品尺寸為 90*210(mm))

先對折

 
將紙張上方約三分之一處往後對折,對齊「組織資訊」欄位下方邊線,就完成了!

 

 

 

發信之後:為何有退信?何謂信箱凍結?

何謂退信?為何退信

當信件寄出時,被收信的機器阻擋,回覆錯誤訊息,這時就會在電子報的報表中有「退信」的數字記錄。

常見的退信為Email位址錯誤,而能夠自動處理錯誤Email地址是Email發送系統的重要功能。
如果沒有適當的自動退信偵測系統,系統將會卻不斷發給錯誤名單,這會導致整個發信被各大收信系統擋信。因而,有效的退信處理機制,會自動將錯誤的Email做上註記(凍結),下次系統便不會發給錯誤的Email,將可以增加名單正確性,也可以增加正常 Email 的到達率。

您看到的電子報報表裡的退信率,大多跟名單的品質相關,經過數次發送後,您將會發現退信率減低,因為這表示您的 Email 名單正確性越來越高了!若看到有超乎異常的退信率,也歡迎從支援中心與我們聯繫。

 

我的退信數字應該多少才正常?

正常狀態下,一批日常有維護的聯絡人名單,僅會有個位數以內的退信數字,除非遇到系統錯誤,不然退信數字過高,表示您的名單來源有問題,或該名單充斥大量拒絕外部信件的Email系統。

我們建議,netiCRM系統的關鍵應是關係,關係越好質量越高,量大並不代表會有較好的名聲與成績,因此維護名單的可及性,將是支持者維護的重要工作,如此一來,便不會出現退信的數字。

若您的名單有正確維護,卻又出現異常大量的退信數字,請您立即透過客服與我們聯繫。

退信數字

 

信箱「凍結」又是什麼?

退信後,系統會自動處理應該的機制,例如不存在的信箱,就會標示該信箱為「凍結」狀態,凍結的Email未來將不再遞送郵件,以防被當做垃圾信發送機器。

信箱凍結

 

退信的原因?是系統太弱嗎..

常見的退信原因,可在了解後進行聯絡人的Email更新、管理:

  • 收信網域問題(DNS):無法解析收件者的網域名稱,不建議解凍
  • 收信伺服器問題(Host):伺服器不存在或拒絕連線,不建議解凍
  • 帳號錯誤(Inactive):這個Email帳號已經在收信端停用,建議聯繫聯絡人取得正確Email
  • 錯誤Email(Invalid):email 錯誤。例如「abc@gmail.com」寫成「abc@gmail.con」,其中的「.com」寫成「.con」。不建議解凍,應聯繫聯絡人取得正確Email。
  • 郵件路由設定錯誤(Loop):多次遶行而無法傳送,或雙方設定自動回信,不斷重覆自動回信,超過伺服器容忍範圍,而被退信。不建議解凍。
  • 信箱容量問題(Quota):該信箱已經超過收件容量,系統不會馬上凍結該Email。
  • 無法到達收件者的email伺服器(Relay):發送方的郵件被接收方的系統服務商拒收此郵件,不建議解凍。
  • SMTP通訊錯誤(Syntax):SMTP通訊有誤,回應錯誤訊息,不建議解凍
  • 認定你是垃圾信(Spam):被收信端的內容過濾器認定為垃圾信。

建議您在解凍任何信箱前,參照上述的退信問題指引,一位一位聯絡人點擊後,更新其Email再行解凍。我們不建議未經確認就解凍任何信箱。

 

我真的確定這個信箱是正確的,可以如何解凍?

在每位聯絡人中,可以看到信箱被凍結的提示,編輯聯絡人後,信箱右側就會讓您勾選是否要解凍該信箱。

收據編號流水號的編輯/修改

收據編號

  • 系統預設的收據編號自動產生格式
    • ​收據編號(流水號)
      每月重新歸0
    • 收據編號
      「自動」(透過線上捐款來的)
      「手動」(手動新增捐款進入CRM)
    • 自動產生的格式
      A201301-000001(說明:Ayyyymm-流水號)
    • 手動產生的格式
      M201302-000001(說明:Myyyymm-流水號)
  • 捐款收據編號起始規則
    目前皆預設為「%Y%M」(即為上方列出的A201301-000001格式)
    注意,若對此規則進行變更調整,將不會套用到之前已經開出的收據編號!

編輯/修改收據編號流水號

若組織有自己的手開收據,想要利用捐款的收據編號欄位,來紀錄手開收據的編號,可按下收據編號欄位右方的「更改收據編號」進行修改。

請注意,一旦修改了系統產生的收據編號之後,可能會造成系統產生的流水號收據編號不連號。

 

發信之後:何謂點擊次數?點擊次數、重複與不重複點擊的意義為何?

何謂點擊次數?

如果開了一家餐廳,你會發單張廣告給附近的鄰居,「開信次數」就像實際上看到你的宣傳單的人的數量,而「點擊次數」就是造訪你的餐廳的人有多少。可想而知,大多情況是看到的多,拜訪的少!

對於Email而言,點擊次數就是電子報的內文連結,被收信人點擊的數字統計,如果包含多個連結,則每個連結的數字會分別不同。

 

點擊次數準確嗎?

點擊次數相當準確,唯一僅有在收件人私下轉寄信件的時候,會重複記錄點擊次數在同樣的收件人中。

若您有啟用電子報的「追蹤點擊次數」功能,電子報中的所有外部網站連結會由系統先自動轉址,以導向到您的netiCRM網站,記錄點擊資訊後,接續導向到目的網頁。

所以會先顯示類似這樣的網址導向到您的netiCRM系統https://org.neticrm.tw/sites/all/modules/civicrm/extern/url.php?u=1234&qid=56789,再連到您提供的外部頁面網址。

 

重複與不重複點擊的差別?

同一位收件人點擊兩次,將會記錄2筆記錄,在電子報報表畫面中,點擊次數右側的數字,為所有點擊過的人的數字,這也是重複點擊的統計。

然而在報表畫面的下方,也可以看到更詳細的點擊次數概況表格。
表格中將信件中的連結分別列出在右側,左側則區分重複與不重複點擊的數字。下圖的數字「不重複點擊」比「點擊」還少,表示有一位收件者點了多次同樣的連結。

電子報報表
電子報點擊次數概況

點擊次數的數字呈現為藍色,表示可點選進入觀看更詳細的報告

 

點擊次數重要嗎?

相較開信次數,點擊次數比開信次數更準確、更重要。通常我們會觀察點擊的成功率(如上圖),來評估這份Email是否有效達到我們設定的目標。

成功率表示寄送信件裡,有多少人點了這個連結。如果您的信件是一封勸募信,那期待成功率最高的最好是連結到捐款頁面或勸募專案頁面。

 

影響點擊成功率的因素?

通常我們會與開信次數整併在一起觀察,若開信者很多,點擊很少,表示收信人對你的組織有足夠信賴度,但您發的信並沒有明確的行動指引,或是您的信件跟收件人的需求沒有高度相關。

如果開信多,點擊跟開信一樣多,那恭喜,有很大的機會表示您成功完成了一次有效的Email行銷規劃,讓開信的人都也想參與您單位提供的後續行動指引。

由上述可了解,影響點擊成功率的因素很多,更重要的是信件的內容,可以參考寄件者、主旨與內容撰寫中的小技巧來增加電子報的點擊成功率!

在登入時幫他人填寫捐款頁

有一種狀況,捐款管理員會從「前台」,也就是給一般人填寫的線上捐款頁面來新增捐款,通常是拿到紙本的信用卡捐款授權書,上面有包括姓名、卡號與金額等資料,這時,捐款管理者會直接開啟一個線上捐款頁,「代替」捐款人輸入資料與卡號等來完成捐款。

通常從前台代為輸入捐款資料完成線上刷卡,是很直覺的方式。但問題在於,管理者通常在「登入狀態」下,從捐款頁輸入資料。這種方式會導致管理者自己的CRM個資,被自己從前台輸入的捐款者資料給覆蓋(因為在登入狀態下,系統會在捐款頁/活動報名頁帶出登入者的個人資料,讓輸入捐款的人利用捐款頁填資料的同時也更新自己在系統裡的個資),連帶也把捐款紀錄在管理者自己的CRM profile裡。所以在登入狀態下,是不該代替他人填寫捐款頁或進行活動報名的。

為了避免管理者資料被他人的資料覆蓋的情形,我們目前已完成「防呆」功能,在登入的狀態下,包括姓氏、名字、email這三個欄位都會鎖住,讓登入者無法更新這三個欄位,並在下方提示訊息「您現在登入中,系統自動帶入一些欄位的資料並鎖住,以避免替自己之外的人填寫表單後,自己的個資被覆蓋。若您要為其他人填寫表單,請先登出系統。

同樣的,若貴組織的CRM系統提供會員登入功能,只要貴會會員在登入狀態下,進行捐款或活動報名時,都將會啟動防呆,以避免會員自己的資料被覆蓋。

設定「捐款管理員」

為專職募款、會計人員設定「捐款管理員」,有助於組織相關工作的營運與管理,比如說將捐款人資料匯出,做相關應用的基礎數據(如捐款收據套印、整理報表等)。以下說明如何設定「捐款管理員」。

  1. 進入「聯絡人」系統,點選左上方「新增/管理網站使用者」
  2. 進入「使用者」頁面,點選「新增使用者」頁籤
    填寫必填欄位(基本帳號資料)
    勾選「 捐款管理員」角色、 「通知使用者有了新帳號」
  3. 最後點選「註冊新帳號」按鈕,即完成設定。

 

延伸閱讀:權限控制

 

發信之後:何謂開信次數?報表中的開信數字正確嗎?

開信次數是什麼?

當你寄送出去,CRM系統將會統計打開信件的聯絡人,每一次打開信件,就會記錄一次該聯絡人開啟信件的紀錄。但系統報表中的數字,則是不重複的開信次數,也就是說即使 aaa@example.org 開了3次,但在報表中的數字也是顯示1次。

 

開信率重要嗎?

開信率非常的重要,尤其在驗證自己的信件是否被收件人下意識的忽略,還是下標有打到痛點讓收件者不得不開起來看看。

以我們的經驗,開信率的落差非常大,通常在已經挑選過的收件人,搭配重要事項的通知,開信率可高達50%以上,然而明顯是宣傳性質,或是廣發沒有篩選的名單,或是聯絡人未經同意就收到您寄的Email,開信率可低於5%以內,因此適當的挑選名單、妥善的讓收信人理解該信件的重要性,也是觀察開信率的要點。

 

開信率準確嗎?

實際上的開信數字,會比系統追蹤到的開信數字來的多。原因是,開信的追蹤受到收件人開信的習慣、收信軟體的影響。

有以下幾點狀況,會影響開信率的準確性:

  • 收件人沒有連線網路
    因為開信次數仰賴網路傳遞,現在絕大多數的人在收信時,是連線在網路上的,而閱讀信件的同時,也會有網路連線,僅有少數人在閱讀信件時是離線的方式,這時便無法統計到該收件者有開啟信件的行為。
  • 開信軟體將圖片封鎖
    絕大多數的開信統計,都依賴一個隱藏的圖片放置在信件中,然而目前收信軟體因為隱私、安全等眾多考量,預設會希望收信人先同意後,才載入圖片。若收信人沒有同意載入圖片,那CRM便無法統計到開信的行為。
    2013.12.17 補充:gmail修改了圖片下載方式,預設狀態下,已無「顯示以下圖片」功能,而是直接顯示圖片了。這樣的更新會影響到開信次數的統計數字,更新前,gmail用戶的開信不一定會被偵測到(因為要按「顯示以下圖片」才會被偵測),但更新後,gmail用戶開信一定偵測得到,但無論開信幾次,僅會紀錄一次。
gmail顯示圖片
  • 收件者的網路將CRM網站封鎖
    因為信件的圖片來自CRM網站,若收件者的網路封鎖特定網站,則無法追蹤到開信數字。

 

提高開信率?

前面提過,開信數字跟收件者的認知有很大的關聯,手冊前面的章節提到一些好方法,這些技巧不外乎:

  • 標題能夠讓人理解跟自己的關聯,而非聳動。
  • 收信者可以預期他本來就應該收到這個信件,而非突如其來的宣傳品。
  • 讓內容清楚好閱讀,圖文並茂也是好方法,讓使用者多一個理由下載圖片,系統可以追蹤到開信率的機會提高。

 

廣發信件可以提高知名度?
事實上,收信人越多,雖然開信的基礎變大,但卻有可能有其他負面影響,例如:
• 若無相干的信件過多,減低收信者下次再開啟同樣來源(寄件者)的信件
• 收信者無挑選下,更有機會在不知覺中,對單位的形象有負面影響
• 被收件者丟到垃圾郵件信箱,導致單位在收信者的評比變低,進一步有機會全面被丟入垃圾郵件信箱。

每次報名活動都會建立新的聯絡人,而不會更新現有的聯絡人資料?

聯絡人每次填寫完活動報名表單後,就會建立一筆新的聯絡人資料,以致於產生多筆重複的聯絡人資料,無法統整聯絡人記錄。

這是因為活動訊息所引用的「資料表單」,在進階選項中的「更新重複的聯絡人資料?」設定不正確,導致沒有檢查是否已有相同的聯絡人資料存在,而是直接產生另一筆聯絡人資料。建議將此選項設為「更新對應的聯絡人」,系統會自動比對並更新現有的聯絡人資料。您也可以參考線上手冊的「建立資料表單」,瞭解關於進階選項的各項設定功能。

若是已有多筆重複的聯絡人資料,您可以利用「聯絡人」功能下的「合併重複聯絡人」選項,然後設定篩選規則(也就是判定重複資料的規則,最基本的是可以 email 來判定是否重複;或是可以結合 email、姓氏、名字等多個欄位在判定聯絡人資料是否重複),再按「使用規則」即可合併重複聯絡人,且會保留活動報名的記錄。您也可以參考線上手冊的「合併重複聯絡人」一節,瞭解合併聯絡人的操作方式。

活動報名系統處理超額報名的方式

為了因應熱門活動同時多人在線報名,所產生的超額報名問題,系統目前已有一套規則來處理:

不論是操作者只報名一位,或報名多位,都以步驟三最下面的「送出」按鈕按下為準,沒有「送出」者,都不算完成報名。

同時,系統也會在報名者操作每一次「繼續」動作時,顯示最新的尚餘名額。

也就是說,若某A欲報名2個參加者,當某A操作到一半卻因其他報名者搶先完成報名程序導致額滿,系統會在某A按下「繼續」的時候顯示「此活動目前已報名額滿。」。同時在活動報名頁面上,會每分鐘刷一次尚餘名額給報名者看。

舉例說明:

  • 這是一個只有3個名額的活動,某A欲報名兩位參加者,也已填了兩個參加者的資料,但尚未進行到最後一個步驟,故系統還是顯示有3個名額。如下圖所示:
活動報名系統處理超額報名

 

  • 但在某A按下「繼續」之前,有某B也報名2位,且速度較快搶先按下步驟三最下方的「繼續」,也就是完成報名,佔走兩個名額。這時某A才按「繼續」,就會出現下圖。這時某A須回到上一步驟,略過一個參加者,才能完成報名。
活動報名系統處理超額報名

 

好處是一定不會超額,只有填完所有人並且送出的才算名額,等於就是搶時間,如上面的範例,某B填比較快先送出,而某A填比較慢,也較慢到達步驟四,填完送出後才得知已額滿。

活動報名系統處理候補報名的方式

組織常需要提供候補報名的功能,讓報名者在活動額滿的時候仍可以進行報名動作,以備在當有報名者取消報名時,系統自動發通知信給候補者,上網站完成報名。

活動開放候補,又開放報名者可同時報名多個參加者時,會有一些狀況產生。當遇到以下幾種情形,系統的處理方式:

Q:如果正取最後剩下1個名額,但來了一組報名2位?
那整組(2名)會進到候補名單中。假設一個活動可報10人,已報9人。現在有人來報名2人。活動報名狀況將變成:可報10人,已報9人,候補2人。

Q:所以目前活動的正取還剩下一個名額嗎?
是,剩下一個名額可由管理員自行決定要讓候補名單中的任何人變為正取,也另有一個可能是最後活動有可能不足額。(最後只有9人報名,且沒有決定任何人可以佔據最後一個名額的話)

Q:已有一些候補的人,而目前剩餘的名額遠超過候補人數,為何新的報名者還是被列為候補?
只要目前活動中有候補參加者,之後的報名者都會被列為候補喔,請手動將報名者狀態改成已登記。

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