4/5 線上報名

  1. 線上報名
  2. 嵌入「資料表單」
  3. 代理報名(例如家長幫小孩報名)
  4. 報名畫面
  5. 確認畫面
  6. 感謝畫面
  7. 電子郵件確認信
  8. 使用 QR code 簽到

線上報名

在上方工具列中選擇「線上報名」,即可在此步驟中設定活動報名時間、報名後欲顯示的各項畫面、電子郵件確認信。若要啟用線上報名的功能,勾選「開放線上報名?」後,下方即會出現報名設定欄位,如下圖所示:

線上報名

欄位說明

  • 報名連結內容
    請填入吸引使用者報名的文字,按了這段文字就會連結到報名頁面。例如:報名請按這裡、我要報名
  • 報名開始日期/結束日期
    在設定的時間內才會出現報名按鈕,不在報名時間範圍內時,不會出現報名按鈕
  • 參加者須事先審核?
    勾選此核取方塊,參加者報名後將會被歸在「等待審核」狀態。您可從系統上方點選工具列「活動 > 尋找參加者」中選擇「改變參加者狀態」,來審閱與核准報名。已核准的參加者將會被移到「已審核通過」狀態,系統將會對他們寄出一封包含報名確認連結的Email(若有的話,會包含支付活動費用)
  • 報名後未繳費,取消資格的天數(不包含報名當天)
    • 付費活動可以使用此欄位,限制報名者必須在報名日後幾天內完成繳費,如果沒有繳費就會取消報名資格。
    • 此功能有以下規則(假設報名日為10/1,取消資格天數設定為3天):
      • 報名者選擇即時線上金流(如:信用卡),到期日=報名日+3天(10/4),若未繳費,系統會自動將參加者狀態設定為「已過期」。
      • 報名者選擇非即時金流(如:ATM、超商代碼),因為離線繳費期限最少需要一天,所以會多加上一天,到期日=報名日+4天(10/5)。
      • 活動為「審核」或「候補」時,計算到期日的狀況:
        • 活動設定為「需事先審核」,報名者在10/1填寫報名送出,狀態為待審核,尚無法繳費。若在10/5通過審核,狀態改為「待處理-已審核通過」,從此時起算,到期日=通過審核日+3天(10/8)
        • 活動設定為「允許候補」,候補者還不是正式名單,在10/10候補成功寄送正取通知信,因此,到期日=成為正取寄送通知信日期+3天(10/13)
    • 若此欄為0或空白,系統預設金流的繳費期限為7天。

      為了避免非即時金流(虛擬帳號、超商代碼、超商條碼)提供的繳款時間不夠寬裕,導致報名者來不及完成繳款(例如5/31截止報名的活動,參加者5/31當天晚上11點過後才報名,導致時間不足以在活動報名截止時間完成繳款),因此特別設計,若在報名截止的最後一天報名,產生的繳費單(供非即時金流使用:虛擬帳號、超商代碼、超商條碼),會多一天繳費期限。

      • 設定為0(適用預設七天的繳費期限):繳費單到期日會比七天多一天。例如,5/31報名截止日當天報名的話,繳費單期限為6/7  23:59:59
      • 設定為1,5/31報名截止日當天報名的話,繳費單期限為6/1  23:59:59
      • 設定為7,則繳費單期限將比七天多一天,例如:5/31報名截止日當天報名的話,繳費單期限為6/7  23:59:59

顯示效果範例

 

  • 活動僅能啟用審核或是候補功能任一項功能:如您勾選了參加者須事先審核,在資料及設定的地方,則不會出現提供候補名單的功能;反之,若您沒有為活動勾選審核功能,則活動可以啟用候補名單的功能
參加者需要審核
若勾選了事先審核,則資訊及設定的地方不會出現候補功能
參加者需要審核,候補功能不會出現

若資訊及設定勾選了候補功能,線上報名的設定處就不會出現審核的功能

勾選候補

沒有出現審核功能

嵌入「資料表單」

未啟用「代理報名」的畫面:
嵌入資料表單
 

欄位說明

  • 使用資料表單(頁面頂部)
    如果您希望收集活動報名者額外的個人資訊,您必須設定一或兩組的「資料表單」,意即您可以透過系統預設過的欄位來收集報名者的個人資訊。資料表單設定請參考建立資料表單
    請在這個下拉選單選擇要用來收集活動參加者個人資料的資料表單,通常在這邊會選用較屬於基本資料的表單
  • 使用資料表單(頁面底部)
    同上。但底部的資料表單,收集的資料會比較偏向額外資料,例如參加者狀態調查、課前調查、偏好調查等
  • 報名多位參加者?
    勾選此核取方塊可讓使用者為自己報名外,同時也為其他人報名。當啟用此功能,使用者可以選擇要為多少人報名
    若此活動為付費活動,負責報名者可為每個參加者選擇不同的報名費,並由該位參加者幫所有報名者付費。如果此報名表單包含有「資料表單」,他亦須為每個參加者填寫這份資料表單
  • 允許使用同一電子郵件信箱地址,以報名多位參加者?
    勾選此核取方塊,可允許顧客使用同一個 Email 帳號報名多位參加者。由於不需要每個報名者都得留Email,因此這種方式適合想要爭取更多人報名的情境

例如:A要替自己以及朋友B、C報名一個活動,如果該活動有勾選「報名多位參加者?」和「允許使用同一電子郵件信箱地址,以報名多位參加者?」兩個設定,那麼流程將會是以下:

1. A在活動報名表單頁選擇要替多位參加者報名並且填寫A自己的資料
2. A用自己的email幫B填寫資料
3. A用自己的email幫C填寫資料
4. 在活動報名確認頁會同時出現A、B、C三位參加者的資料以便確認
5. 確認後送出,一次完成ABC三位參加者的報名

請確認「報名多位參加者」選項,以及在此報名表格的資料表單之中也必須包含姓氏欄位與名字欄位。若有填寫每個人的email,所有人都會收到活動報名通知信哦。

  • 額外參加者的資料表單(頁面頂部)
    所謂「額外參加者」即為,報名者為別人報名的那個「別人」。當報名者為別人報名時要幫別人填寫的資料表單,即為額外參加者的資料表單。通常給額外參加者的報名表單,會跟上方「使用資料表單」(頁面頂部)的表單相同
  • 額外參加者的資料表單(頁面底部)
    同上

以嵌入「聯絡人資訊(精簡)、飲食習慣」兩個自訂資料表單為例,在線上報名設定時設定嵌入兩者,在活動報名頁面即會出現調查兩項資訊的資料表單內容。

嵌入「飲食習慣」資料表單

 

顯示效果範例

嵌入「飲食習慣」資料表單效果顯示範例

 

「代理報名」設定

若活動參加者本人無法自行報名(例如常見的兒童營隊,參加者為兒童)可啟用代理報名功能,讓家長代為報名時,可同時建立家長與小孩聯絡人,並用「關係」連結。

若要啟用代理報名功能,請先洽詢客服,申請啟用「代理報名」。

啟用了「代理報名」的畫面:

  • 代理登記為參加者的
    若因活動的情境,參加者有需要代理報名的狀況,請來信客服,我們將為您啟用「代理報名」的功能。啟用後,需要設定代理報名者與參加者的關係,並為代理人製作專屬的資料表單,而真正的活動參與者則會有另一張專屬的資料表單,分別紀錄兩種不同身份的資訊。
  • 代理登記表
    代理登記表紀錄代理人的聯絡資訊,系統將不會算進參加者名額內。
    注意,代理報名者資料表單的使用類型要設定為「嵌入網站中蒐集資料用的表單」。

 

「代理報名」顯示範例


 

 

「報名多個參加者」的主從關係

在活動參加者列表頁,可直接看到以符號顯示的「主報名者」與「從屬報名者」。人像為「主報名者」;箭頭為「從屬報名者」。

「報名多個參加者」的主從關係

匯出參加者名單時,請匯出「代為報名者」欄位,就可在匯出的檔案看到,參加者編號為27的參加者,代編號為28的參加者報名。

「報名多個參加者」的主從關係
匯出的參加資料也可以選擇顯示出參加者的主從關係,如下圖所示:
匯出的參加資料亦可看出「報名多個參加者」的主從關係
 
 

報名畫面

您可以在此設定欲呈現的報名畫面。

設定報名畫面

欄位說明

  • 介紹文字
    本欄位的內容會出現在報名表格的上方,故建議內容不需太冗長,只需引導報名者填寫報名表,與列出填寫報名表需注意的事項
  • 頁尾文字
    本欄位的內容會出現在報名表格下方,非必填,建議可寫致謝,並提示接下來的報名程序


顯示效果範例

報名畫面效果顯示範例
 

當開啟「報名多位參加者?」設定時,使用者為他人報名畫面如下:

開啟「報名多位參加者?」設定時效果顯示範例
 
 

確認畫面

此頁面是在填畢報名表格後,要出現給報名者看的訊息。系統會把報名者所填的資料欄位列出來供報名者核對。

設定確認畫面

欄位說明

  • 標題
    即為畫面標題,可寫「請核對您的報名資料  確認請按下一步」
  • 介紹文字
    是出現在報名表單內容預覽,上面的訊息,可在此欄位提醒報名者確認報名表單內容是否正確,例如:「您好,請您再確認一遍下列填寫的資訊,若有任何問題,可按下上一步進行修改,謝謝!」
  • 頁尾文字
    即為報名表單內容預覽下方的訊息,可在此提醒報名者,若確認無誤,請前往下步驟


顯示效果範例

確認畫面效果顯示範例
 

 

感謝畫面

此頁面是在報名者已確認報名資料的正確性之後,接著要出現的感謝報名頁面。與上一步驟的確認畫面相同,感謝畫面中亦會呈現報名者的所有資料,因此主辦者可構想報名資料上方跟下方顯示的文字。

設定感謝畫面

欄位說明

  • 標題
    通常標題可寫「感謝報名xx團隊!」
  • 介紹文字
    是出現在報名內容上方的訊息,可在此欄位放置感謝報名的訊息
  • 頁尾文字
    即為報名內容下方的訊息,通常可以在此欄中填寫機構slogan,或放置推薦其他活動的文案與連結


顯示效果範例

感謝畫面效果顯示範例
 

 

電子郵件確認信

若要由系統寄出報名確認信,請在「寄送確認信?」的選項中選「是」,並可以填寫信件欄位設定。此確認信內容包含活動日期、地點及聯絡人資料。若為付款活動,此確認信也會是活動參加者的付款收據。

設定電子郵件確認信

請依序填入確認信的內文、寄件者名稱(通常為機構名稱)、寄件者Email(請填入有效Email)(以上為必填)。以下則為非必填,可視機構需求及作業情況來調整,例如:確認信函副本與密件副本,可把與活動流程相關的同仁加入確認信名單,則報名成功的訊息也能讓同仁掌握。

  • 在確認信中附上取消報名連結

一般的免費活動,若我們想讓報名者可以自由線上取消報名,這裡也有個方便的小功能喔,只要勾選附上取消報名連結,寄出的確認信裡面就會附上讓報名者可以取消報名的連結了唷!(只有免費活動才能使用)

取消報名連結

實際報名該活動之後,收到的確認信如下,報名者可以點選紅色框框的連結,連到該活動確認取消頁面,按下取消報名的按鈕,就可以自己取消報名了!(此時報名者也會收到一封確認取消報名的電子郵件。)

確認信中附加取消報名連結
 
點選連結來取消報名


使用 QR Code 簽到

若欲使用 QR Code簽到功能,在設定後台的「線上報名>電子郵件確認信」中,選擇「寄送確認信」,並在最後一項設定欄位勾選「報到碼」,該活動報名成功的人就會在電子郵件確認信中收到QR Code。

組織即可在簽到櫃檯使用行動裝置(手機或平板)並安裝任何可掃描QRcode功能的應用程式,即可執行掃描簽到。掃描過之後,後台該筆參加者的狀態就會自動改成「已出席」。


 

顯示效果範例

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