活動常見問題

是否可以直接匯入參加者?

可以的,只要確定這些人原本就有在netiCRM系統裡。
但若是外部名單,通常我們會建議先作匯入聯絡人的動作、再進行匯入參加者,以避免匯入時查無此人。

手動新增活動參加者的時候,是否會寄出活動通知信呢?

  1. 如果活動還在進行(活動結束時間前,並非活動報名截止日),若該活動有設定通知信,則會自動寄出通知信。
  2. 如果活動還在進行、但不想要寄送通知信(好奇怪啊?),請在該聯絡人頁面的活動頁籤新增活動報名,取消勾選寄送通知信。
  3. 活動已經結束的話,手動新增報名者時,並不會寄通知信。

每次報名活動都會建立新的聯絡人,而不會更新現有的聯絡人資料?

聯絡人每次填寫完活動報名表單後,就會建立一筆新的聯絡人資料,以致於產生多筆重複的聯絡人資料,無法統整聯絡人記錄。

這是因為活動訊息所引用的「資料表單」,在進階選項中的「更新重複的聯絡人資料?」設定不正確,導致沒有檢查是否已有相同的聯絡人資料存在,而是直接產生另一筆聯絡人資料。建議將此選項設為「更新對應的聯絡人」,系統會自動比對並更新現有的聯絡人資料。您也可以參考線上手冊的「建立資料表單」,瞭解關於進階選項的各項設定功能。

若是已有多筆重複的聯絡人資料,您可以利用「聯絡人」功能下的「合併重複聯絡人」選項,然後設定篩選規則(也就是判定重複資料的規則,最基本的是可以 email 來判定是否重複;或是可以結合 email、姓氏、名字等多個欄位在判定聯絡人資料是否重複),再按「使用規則」即可合併重複聯絡人,且會保留活動報名的記錄。您也可以參考線上手冊的「合併重複聯絡人」一節,瞭解合併聯絡人的操作方式。

活動報名系統處理超額報名的方式

為了因應熱門活動同時多人在線報名,所產生的超額報名問題,系統目前已有一套規則來處理:

不論是操作者只報名一位,或報名多位,都以步驟三最下面的「送出」按鈕按下為準,沒有「送出」者,都不算完成報名。

同時,系統也會在報名者操作每一次「繼續」動作時,顯示最新的尚餘名額。

也就是說,若某A欲報名2個參加者,當某A操作到一半卻因其他報名者搶先完成報名程序導致額滿,系統會在某A按下「繼續」的時候顯示「此活動目前已報名額滿。」。同時在活動報名頁面上,會每分鐘刷一次尚餘名額給報名者看。

舉例說明:

  • 這是一個只有3個名額的活動,某A欲報名兩位參加者,也已填了兩個參加者的資料,但尚未進行到最後一個步驟,故系統還是顯示有3個名額。如下圖所示:
活動報名系統處理超額報名

 

  • 但在某A按下「繼續」之前,有某B也報名2位,且速度較快搶先按下步驟三最下方的「繼續」,也就是完成報名,佔走兩個名額。這時某A才按「繼續」,就會出現下圖。這時某A須回到上一步驟,略過一個參加者,才能完成報名。
活動報名系統處理超額報名

 

好處是一定不會超額,只有填完所有人並且送出的才算名額,等於就是搶時間,如上面的範例,某B填比較快先送出,而某A填比較慢,也較慢到達步驟四,填完送出後才得知已額滿。

活動報名系統處理候補報名的方式

組織常需要提供候補報名的功能,讓報名者在活動額滿的時候仍可以進行報名動作,以備在當有報名者取消報名時,系統自動發通知信給候補者,上網站完成報名。

活動開放候補,又開放報名者可同時報名多個參加者時,會有一些狀況產生。當遇到以下幾種情形,系統的處理方式:

Q:如果正取最後剩下1個名額,但來了一組報名2位?
那整組(2名)會進到候補名單中。假設一個活動可報10人,已報9人。現在有人來報名2人。活動報名狀況將變成:可報10人,已報9人,候補2人。

Q:所以目前活動的正取還剩下一個名額嗎?
是,剩下一個名額可由管理員自行決定要讓候補名單中的任何人變為正取,也另有一個可能是最後活動有可能不足額。(最後只有9人報名,且沒有決定任何人可以佔據最後一個名額的話)

Q:已有一些候補的人,而目前剩餘的名額遠超過候補人數,為何新的報名者還是被列為候補?
只要目前活動中有候補參加者,之後的報名者都會被列為候補喔,請手動將報名者狀態改成已登記。

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