直接從Email寄出收據pdf給捐款人

除了可以逐筆、批次下載收據電子檔,netiCRM推出收據寄送的新功能,現在不需要再額外下載收據檔案,您可以直接將收據檔案Email給捐款人,捐款管理流程將更簡便順暢!詳細操作方式,請參考以下章節說明。

啟用自動寄送收據pdf

單筆email收據電子檔

批次email收據電子檔

搜尋收據寄送紀錄-找出尚未寄pdf檔的捐款紀錄

如何避免捐款人收不到電子收據

啟用自動寄送收據日之前的捐款 也可以寄送email收據電子檔

 

啟用自動寄送收據pdf

本功能為集資開發,由9個組織伙伴共同出資完成,預計2020年12月3日公版化

啟用此功能,則每筆成功的線上捐款寄出的確認信中,都會附加收據pdf。

且不論捐款人在收據勾選了「需要」或「不需要」收據,都會在確認信中附加收據pdf,若有需要紙本收據,可由組織再行列印寄出紙本,但捐款人仍會在確認信中收到收據pdf。

縱然捐款人勾選不需要收據,但系統仍會為這筆捐款產生收據編號與收據pdf,差別僅在於組織就不需要列印紙本寄出,但捐款人仍可在捐款確認信中收到收據pdf。

設定方式:

  • 「管理 CiviCRM(站台右上角的齒輪) > 選項列表 > 任務類型」找到「電子郵件收據」編輯後,將「啟用」勾選起來,再按「儲存」


     

  • 前往「捐款>設定>收據設定」,頁面最下方,將「電子郵件收據」勾選起來,再按儲存,即可啟用自動寄送收據pdf功能。

 

單筆email收據電子檔

您可以寄送單筆捐款收據給捐款人,操作方式請參考以下說明。

  1. 在新增、編輯一筆捐款紀錄時,請勾選「收據」勾選框,以及「電子郵件收據」
  2. 您也可以指定此封收據信的寄件者email,若要新增、修改寄件者email,請參考線上手冊:Email寄件者設定
  3. 點選「儲存」後,會出現一提示視窗,提醒您即將寄出收據電子檔,再點選「確認」後,系統即會寄出收據檔。
  4. 收據寄出後,捐款人會收到一封付款成功確認信,並夾帶一個收據電子檔附件。
  5. 您可以重複寄送收據電子檔給捐款人,只要點選「編輯」捐款資料,再次勾選「寄送付款成功確認信」&「電子郵件收據」後(此兩勾選框預設為未勾選),即可再次寄送收據PDF檔給捐款人。
  6. 每次的寄送紀錄,都會註記在該筆捐款資料中,請點選「檢視」捐款資料,即可在「收據歷程記錄」欄位,看到歷來的收據檔寄送紀錄。

批次Email收據電子檔

除了單筆寄送收據外,您可以批次email捐款收據檔給捐款人,操作方式請參考以下說明。

  1. 請到:捐款>搜尋捐款,設定搜尋條件,找出您要寄出收據的捐款資料。在「更多動作」下拉選單中,選擇「列印或Email收據」,並點選「執行」。
  2. 請選擇收據檔的樣式(附圖綠框處),以及勾選「寄送電子郵件」、指定寄件者Email,若想要在信件中增加說明文字,也請填到「純文字訊息」欄位中(附圖紅框處)。
  3. 點選「電子郵件收據」後,系統即會批次寄出包含收據檔案的付款成功確認信給捐款人。若有在「純文字訊息」欄位填寫內容,填寫內容會顯示在付款成功確認信的文字內容下方(附圖紅框處)
  4. 批次寄送收據電子檔後,每筆捐款資料都會註記上寄送紀錄。請點選「檢視」捐款資料,即可在「收據歷程記錄」欄位,看到歷來的收據PDF檔案寄送紀錄。

搜尋收據寄送紀錄-找出尚未寄pdf檔的捐款紀錄

若要搜尋出尚未寄出收據檔的捐款資料,並補寄這些收據檔給捐款人,請參考下方說明。

請到:捐款>搜尋捐款,勾選搜尋「電子郵件收據未曾送出?」,即可找出未寄出收據檔的捐款資料。後續請參考 前一章節:批次Email收據電子檔,設定收據檔版型、寄件者Email,將收據檔寄給捐款人。

 

如何避免捐款人收不到收據

因為電子郵件容易被擋信,hotmail / outlook / yahoo.com.tw 部份尤其是,捐款人若要自動收到電子郵件收據,請捐款人第一次收到後,盡量將貴會的收據寄件者加入聯絡人、標示為信任的寄件人,比較不會漏接。
 
 

啟用自動寄送收據日之前的捐款 也可以寄送email收據電子檔

啟用自動寄送收據功能後,每一筆新捐款都會自動寄送收據pdf到捐款人信箱,但若想要:
  1. 重新寄送收據pdf
  2. 寄送功能啟用日之前的收據pdf

單筆捐款可「編輯」該筆捐款,再次勾選「寄送付款成功確認信」&「電子郵件收據」後(此兩勾選框預設為未勾選),可再次寄送收據PDF檔給捐款人。

也可批次寄送過往收據,操作方式參考本文的「批次Email收據電子檔」章節。
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