合併重複聯絡人

  1. 合併前的準備工作
  2. 設定去重複規則
  3. 應用去重複規則

合併前的準備工作

建議可將聯絡人資料匯出當作備份。例如您打算要合併「A群組」裡的重覆聯絡人時,可先將「A群組」的聯絡人匯出來當作備份(如何匯出資料可參考手冊:匯出聯絡人資料)。要注意一件事,那就是要確定您需要的欄位都有在匯出的檔案裡,否則屆時需要取用備份資料時,剛好那個欄位不在匯出檔案裡可就欲哭無淚了...T^T。

設定去重複規則條件

針對重複的聯絡人資料,netiCRM提供有合併重複聯絡人的功能。但在合併之前,首先必須設定去重複規則條件。下圖為目前的去重複規則。
系統預設之去重複規則
 
netiCRM預設提供有六種去重複規則,根據規則的適用對象,可分別應用在「個人」、「家庭」及「組織」等聯絡人類型。根據規則的應用情境,可分成「模糊」和「嚴謹」規則。詳細應用說明如下:
 
  • 「嚴謹」規則:使用於匯入資料時,以及從前台頁面(募款頁、活動頁、資料表單)填表時。您可以自行新增嚴謹規則,但無法編輯已訂定的嚴謹規則,這是由於常常有管理員更動系統預設的「嚴謹」合併規則,卻忘了改回原設定,使得系統自動合併失靈。有鑑於此,我們已將「嚴謹」的合併規則鎖定、禁止編輯。
  • 「模糊」規則:使用於管理員在後台手動新增或編輯資料時。您可以自行新增、編輯模糊規則。

新增去重複規則

  1. 點選「新增去重複規則規則」

     
  2. 選擇判斷欄位以及規則等級。規則的詳細設定方式如下說明

首先請依照使用情境(用於後台搜尋,還是匯入聯絡人使用?),來設定規則等級是「嚴謹」或「模糊」。

再請設定若干欄位,讓系統據以判斷是否重複聯絡人。另外您需要再指定各欄位的權重值(threshold),和所有欄位的總權重值。有些關鍵的欄位,則可設定為較高的權重值,例如我們另外新增「身分證字號」欄,並給予 20 分權重,表示只要身分證字號相同就一定是重複聯絡人。系統判斷方式,如下說明:

以上圖為例,排序名稱(即姓氏+名字)、電子郵件、身分證字號的權重值依序為10、10、20,總權重值設定為20,當A、B兩位聯絡人的排序名稱相同,email、電子郵件不同,總權重值為10,兩筆資料不會被判定成相同聯絡人(如下方範例1)。但若A、B的排序名稱、身分證字號相同,email不同,總權重值達30,大於預設值20,系統將判定兩筆資料為相同聯絡人(如下方範例2)。

範例1:只有排序名稱相同,按照規則,系統判定為不同聯絡人

範例2:「排序名稱」和「身分證字號」相同,按照規則,系統判定為相同聯絡人

儲存之後,回到合併重複聯絡人的畫面,點擊「使用規則」連結即可以此規則對所有聯絡人資料進行分析、比對(也可選擇只針對特定群組)。接續系統就會自動找出所有符合去重複規則的聯絡人資料,並提示您繼續為這些聯絡人資料進行合併。
若您要更改預設的「嚴謹」合併規則,請透過客服中心向我們提出需求。

系統預設規則說明:「排序名稱+電子郵件」

目前系統的嚴謹規則預設以「排序名稱」欄位當作重複搜尋的條件,因此往後若從活動、捐款、資料表單新增的資料,或是匯入捐款,需判斷是否為重複聯絡人的時候,姓氏跟名字欄位中,不論在哪個欄位輸入完整姓名,系統都可偵測為重複聯絡人。

使用「個人預設-(電子郵件,排序名稱)」規則時,匯入的csv檔案要有姓氏、名字、電子郵件三個欄位。但姓氏、名字其一欄位可為空值。

 

應用去重複規則

設定好去重複規則後,您可以直接使用這些規則,來偵測站內的聯絡人資料是否重複,或是可以在匯入資料時指定這些規則,讓系統據以判定匯入的聯絡人資料,是否已存在於系統中、不須再新增。

使用方式(一):合併重複聯絡人

點選「使用規則」,再決定要偵測的資料類別(您可以只偵測特定群組的聯絡人),系統即可開始進行重複聯絡人偵測。

使用方式(二):匯入資料

在匯入聯絡人、捐款、會員資料時,為避免重複新增聯絡人資料的問題,您可以指定一個偵測原則,讓系統判斷是否需要新增聯絡人。

在匯入資料時,需要指定「尋找聯絡人欄位對應規則」,系統內的「嚴謹」去重複規則,都可以作為對應規則。您可以透過前一章節說明:設定去重複規則,新增您所需要的「嚴謹」去重複規則。例如,已新增一個嚴謹規則「姓名+電郵+生日」,即可以在匯入資料時,指定此規則為「重複聯絡人對應規則」,請參考下方附圖。


 

創用 CC 授權條款
分享: