圖說：登山團隊會安排專業響導來當領路人，我們是否也能借鏡其他NPO的經驗讓導入系統更無痛呢？（Photo by Diogo Tavares on Unsplash）
第二篇案例要跟大家分享司改會導入系統與匯入資料的經驗，無論你是要轉移系統或開始使用新系統，都應該先看看三位司改會工作者提出如何導入系統的獨到見解。
導入期：想像與實務的差距
司改會對CRM的初始想像是內部志願律師的溝通平台，但因為法案開庭事前需要往來大量的法案相關文件與評註，律師群習慣以紙本做為大量閱讀的載體，加上運作策略不再只聚焦在法案與辯護律師了，司改會這幾年持續走向人群，規模也跟著增長，所以後來選擇回到CRM的本質，將netiCRM定位成維繫支持者關係的工具。
不論是企業或非營利組織，要導入一套新系統都是相當大的改變，導入新系統隱含許多內部溝通成本，如何同步組織內部的想法與執行方式是一種管理的藝術。一般常見兩種情況：
「第一種可能是老闆很想要用系統來增加組織效率，但實際作業的不是老闆，員工不一定都會積極改變工作習慣；或是員工想要找一套系統協助工作，這位員工就要層層說服，進行完整的直向與橫向溝通。」
司改會當然也走過這個階段。剛導入netiCRM系統時，只有一部分的人在使用，部分同仁仍舊習慣用自己的方式工作。梅慧主導司改會的網站管理與維運，是官網與netiCRM頁面整合的執行者與決策者，她霸氣的說：「如果你現在不習慣或不喜歡用這個系統，就先把你們辦活動或募款需要的欄位交給我，我會統整後幫你們開好，放到網站上！」 梅慧把自己當成資料匯集點，減輕其他夥伴的工作量，當活動或募款有新的參加者或捐款人，梅慧也會主動發佈到工作群組，大家看到訊息的時候會感到開心～梅慧藉由這樣的方式，花費半年到一年的時間降低大家對新系統的防衛心態。
新舊資料整合：從源頭控管欄位與名單
匯入資料則是開始導入後碰到的第一個大魔王。因為在導入CRM之前，組織已經蒐集名單好一陣子了，這些資料的欄位可能相當不同。必須要說：這是很正常的NPO現況！隨著組織發展，會有不同類型的活動或業務，前後期蒐集不同的資料，如果又用不同的工具蒐集，例如有紙本＋google表單＋mailchimp...etc.各種免費工具的組合搭配，找資料相當麻煩，所以乾脆一直蒐集重複的資料，資料一直進來，想要用但又頭痛不知道從何下手，累積起來的心血又捨不得丟（無限循環）。
而姿吟的工作內容是負責募款與捐款人關係管理，因此在導入期即要開始接觸系統、匯入初始資料，後續也接手netiCRM後台管理。姿吟與梅慧異口同聲表示：
「一開始面對那麼多以前的資料，到底要匯入什麼？要捨棄什麼？花了很多時間釐清。」
針對匯入資料，姿吟與梅慧提出一些苦口婆心的過來人建議：
- 在雜草叢生的舊資料中披荊斬棘、去蕪存菁是很重要的規劃階段。
- 匯入是需要試誤的，會比較熟悉開欄位的操作跟邏輯。
- 建議最基礎的自訂欄位、資料表單，權限鎖在一兩個人身上，才不會無限孳生。
- 整理名單來源也要限定窗口，不然會不知道名單從哪裡冒出來。
從她們的經驗來看，設定一兩人作為資料匯集點，讓司改會從netiCRM的眾多功能中，收斂出適合司改會的使用模式。除了上述四點建議之外，我也在她們身上看到：找到一個和你一起討論、協助系統導入的戰友，也是成功導入系統的重要因素！
採訪後記
非常謝謝姿吟與梅慧的熱情分享，妳們是司改會順利導入netiCRM系統的關鍵人物！妳們的經驗顯示了導入任何新系統的關鍵，有類似想法的NPO工作者們千萬別輕忽，要做好準備來面對吶！
延伸閱讀：
- 本系列第一篇《司改會：每位支持者都是獨一無二的存在 ｜netiCRM案例介紹》。
- 另外，司改會同仁於7/18說明會中現身說法，我們整理了文字記錄，請點選「讓netiCRM拉近支持者關係管理的夢想與實踐的距離 - 說明會後記」一窺司改會的大方分享。
