聯絡人常見問題

2018 年9月14日上線的新版本站台，也改善了人數方案計算的方式，避免建立一筆聯絡人資料，卻由於所屬單位資訊，而被記錄成兩筆資料、占用方案人數額度的情況，意在減輕組織的價格方案負擔。在過去的人數計算原則下，一位聯絡人若填寫所屬組織資料，會被計算成兩個人。改善方案後，系統將僅計算成一個人。

• 組織聯絡人的計算原則：
  

• 範例說明
  

目前系統的方案計價人數為：3163人。

此時建立一筆聯絡人，並記錄該聯絡人的服務單位/就讀學校，由於所屬單位「小南門窩」未曾在系統中建立資料，因此會被紀錄為新一筆的組織聯絡人資料。

• 舊版本計算原則
  

舊版本的計算原則，會將個人聯絡人「詹小涵」以及組織聯絡人「小南門窩」，算成2筆計價的聯絡人資料，因此資料建檔完畢後，系統將顯示目前使用3165人，共計增加二名聯絡人的資料數量。

• 新版本計算原則
  

新版本系統的計算原則，組織聯絡人「小南門窩」，並不會算入計價的聯絡人數量中，不會占用原先租用方案的人數額度。如圖所示，系統紀錄了「詹小涵」個人聯絡人資料，以及「小南門窩」組織聯絡人資料，但系統顯示目前共計使用3164人，僅增加一名聯絡人的資料數量。

您可以在進階搜尋裡，勾選「搜尋資源回收桶」，然後點下「搜尋」，即可找到被刪掉的人，瀏覽其資訊。

此動作必須擁有「存取回收桶的聯絡人 (access deleted contacts)」權限，預設為「網站總管」「帳號管理員」可查看，更多說明可查看網站使用者權限

聯絡人每次填寫完活動報名表單後，就會建立一筆新的聯絡人資料，以致於產生多筆重複的聯絡人資料，無法統整聯絡人記錄。這是因為活動訊息所引用的「資料表單」，在進階選項中的「更新重複的聯絡人資料？」設定不正確，導致沒有檢查是否已有相同的聯絡人資料存在，而是直接產生另一筆聯絡人資料。建議將此選項設為「更新對應的聯絡人」，系統會自動比對並更新現有的聯絡人資料。您也可以參考線上手冊的「建立資料表單」，瞭解關於進階選項的各項設定功能。
若是已有多筆重複的聯絡人資料，您可以利用「聯絡人」功能下的「合併重複聯絡人」選項，然後設定篩選規則（也就是判定重複資料的規則，最基本的是可以 email 來判定是否重複；或是可以結合 email、姓氏、名字等多個欄位在判定聯絡人資料是否重複），再按「使用規則」即可合併重複聯絡人，且會保留活動報名的記錄。您也可以參考線上手冊的「合併重複聯絡人」來瞭解合併聯絡人的操作方式。

若要提供其他國家地址格式給聯絡人紀錄海外地址，尤其是「縣市、省、州」，須先啟用「國家」與「縣市」選項

步驟一、路徑：設定 > 全域設定 > 地區與語系
在「聯絡人地址欄位 - 選擇值」，當中「可選用的國家」選到右側。再將「可選用的縣市」選到右側。（通常選用國家，就需要選縣市）。

步驟二、路徑：設定 > 全域設定 > 地址格式設定 > 編輯地址，也要勾選國家

若您同時使用netiCRM系統和netiCRM為您所架設的網站，正常來說，新建立聯絡人時會同時建立一個相對應的網站使用者，並做綁定。
但有時候會有例外，有些網站使用者可能會沒有對應的聯絡人，這時可以點選設定>管理>同步使用者到聯絡人，並照著步驟執行。完成之後，這些使用者應該就跟原來的聯絡人綁定了。

netiCRM是資訊整合運用的平台，資訊的來源有內部（組織本身，如組織協助無法上網的支持者報名）或外部（組織以外，如支持者在線上報名活動）。
要收集什麼樣的資訊，以組織定義為主，因此：

• 「自訂欄位」主要用於netiCRM內部（組織）記錄聯絡人（個人、組織、家庭）的資訊欄位。
• 「資料表單」則用於向外部（組織以外）收集資料使用的介面設定，並可崁入到「活動」、「募款」頁面，甚至netiCRM之外的網頁使用。

建立欄位時能夠選擇不同的欄位類型，例如「捐款」、「聯絡人」，這些類型有什麼不同呢 ?
如果這個欄位的類型是「捐款」，表示這筆資料是跟著捐款的，同一個「聯絡人」可以有好幾筆「捐款」資料，但一筆捐款只能對應到一個「聯絡人」。
舉例來說，當你建立了一個名叫「備註」的欄位，其類型是「捐款」時，每筆捐款都能有不同的「備註」。但如果將類型設成「聯絡人」，則同一位聯絡人的每一筆捐款，裡面的備註都是一樣的，因為這個「備註」是伴隨在「聯絡人」之下。

「自訂欄位」與「資料表單」填入資料後，都會匯集到「聯絡人總覽」

從概念上來區別兩者，標籤Tag用於「描述性」的區別或分類，群組則是用來群化聯絡人，對這群人作功能性的行為，例如郵寄電子報。從這個角度來看，志工、吃素、音樂家，就可使用標籤tag，至於有實際操作需求的，例如贊助會員、初始支持者、電子報訂戶，就可設定為群組，方便隨時把符合條件的聯絡人加入。

另一個區別的方法是，標籤能使用於聯絡人、任務，而群組只能使用於聯絡人。

群組的使用性與操作性較大，群組可使用於各個功能（特別是電子報）、也可動態地，隨時把符合您自定條件的聯絡人自動歸類到某群組的「智慧型群組」設計（例如設定一個智慧群組，可把捐款累積超過十萬的聯絡人自動歸到這個群組），且可與Drupal Organic Groups連結。

有群組與標籤的好處是可以使用AND與OR來搜尋。比如說支持者系統中有記者、志工、會員群組，並用標籤註明群組中哪些人對研發、藝術、歷史有興趣。搜尋後可以發現其中某些記者對研發或藝術有興趣，志工與會員群組只對歷史有興趣，其他各種可能的組合。