收到捐款後的下一步?不只有把收據發出去而已

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捐款人第一次捐款後,組織要怎麼與他們塑造最棒的關係呢?(圖片來自 Toshihiro Gamo

這很有可能是您第一次與這位捐款人有直接的金錢往來接觸,代表的意義不僅僅是支持,而更深一層的價值,應該是信賴。信賴您的組織會做到承諾的事情,信賴組織真正有經費的需求,以完成募款計畫中提到的資助項目。對他們而言,經驗不是只在捐完款項就結束了,反而只是個開始

組織已經跨過了與捐款人溝通的第一道門檻,因此,營造捐款人跟組織接觸後續的優質經驗,當然是募款組織的重要任務。

感謝信

可能您覺得在支持者捐款當下,已經用自動信件謝過捐款人。但是上面提過,募款人的任務是要創造與組織接觸的好經驗,這樣用自動產生的信件訊息,而沒有針對募款人的專案好好描述近況,當然不會是一個好方式。

真正誠摯的感謝,讓捐款人覺得組織真的會好好應用這筆支持經費,組織收到款項的下一步規劃是什麼,因為這筆款項讓這件事往前邁進了很大一步。例如我們曾經舉過的感謝信範例,就是可以充實感謝內容的好方式。

甚至,您的感謝信,更應該在捐款人快要淡忘你們的時候,發出去給他們。譬如說在捐款 7-10 天後,他們忘記上週做過什麼事情,正是您發一封誠摯感謝信函的好時機,一定會令人印象更深刻。

 

進度更新

我們可能會知道,很多群眾募資平台,都有「進度更新」的功能,讓募資者可以將最新進度更新。不過回過頭來,回報進度這件事,就算沒有平台的格式規定,沒有公眾詢問出貨的壓力,對於一個倡導理念的公益組織,回報進度不正是跟公眾傳達理念的最好時機嗎

所以塑造一個好經驗的第一步,就是能夠將募款專案最新完成的成果,甚至是本專案過往行程的大事記,好好呈現出來,將訊息整理後寄送給捐款人,加深他對組織的信賴感,也再一次強調組織的訴求和理念,一個月或兩個月過去,捐款人收到的不只是一個徵信名單的露出而已。

 

CharityWater將每一個成果都做在地圖上,並且會寫上簡短的文字搭配圖片
圖中這個進度由組織的合作夥伴在 2016 年 1 月完成

 

擬定信件發送策略

捐款後一週,可以是感謝信,捐款後一個月,可以是進度報告,捐款後剛好碰到某個節日,可以發信給這些捐款人,邀請他們進行一些活動參與。

classy.org 的募款指引手冊中,有提到如何設計一個信件遞送策略

您的信件發送策略,應該設計為讓捐款人能夠恰好知道您在進行重要事情,卻又不至於過度干擾他們。信件內容通常也會是完整但簡短的故事或要點,吸引他們做出對應動作(加入志工,或參與活動),而非整篇囊括數個月的最新訊息,讓捐款人迷惑這些訊息與他的關係,亦無法讓他們在短暫的手機閱讀時間內,看完電子報內容。

 

不應過度勸募

7 個月或更久,才是最佳時間再次對同一人進行勸募。

或許在中文世界裡會有不同的結果,但是妥善的理解您的第一次捐款人,將之區別出來,不讓他們收到過多的勸募信,取而代之,讓他們收到更多的進度成果,甚至拉著捐款人親身參與組織的活動、成為志工,對方更能感受到組織的任務。

直到下一次跟捐款人勸募前,確保他已經知道組織完成了什麼事情,而非要求他們用短暫的同情或愛心援助,應該會創造組織與捐款人之間更正向的循環。

 

參考資料:

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