匯入的前置作業

準備匯入的資料是一個需要細心與耐心的工作,建議派組織最細心的成員來處理最好,再搭配我們準備的幾個重點,可讓您的組織有個好的開始:

  1. 本系統可以接受的「匯入」格式,有csv格式與SQL資料庫匯入
  2. 資料在匯入前,需要將要匯入的欄位預先整理:
    • 為你的名單編號,以供再度匯入時,可供聯絡人編號的對應(外部編號)
    • 姓/名分開成兩個不同欄位( 如 excel 有分割欄位的功能)
    • 出生年月日:格式改為 YYYY-MM-DD (例如1996-01-01)
    • 地址格式要多區分出:戶籍縣市/戶籍鄉鎮市區/戶籍街道地址/戶籍郵遞區號、通訊縣市/通訊鄉鎮市區/通訊街道地址/通訊郵遞區號
    • 確定您檔案裡的縣市、鄉鎮市區寫法跟netiCRM系統裡的一樣,例如netiCRM系統裡用的是「新北市」,你要匯入的檔案就不能寫成台北縣,另外臺跟台也要區分清楚,系統皆為「臺北、臺中、臺南、臺東」
    • Email不能有空格,否則會被系統判斷為無效的,導致無法匯入
  3. 把這份檔案存成.csv格式,轉存成.csv格式,欄位分隔符使用「 , (英數半形逗號)」,文字分隔符使用「 " (英數半形雙引號)」包住文字。例:"ex@ex.org.tw","test@test.org.tw"
  4. 設定重複聯絡人的規則,系統將依據預設的重複規則,進行資料重複比對。當查詢到重複的聯絡人時,新資料就會依照匯入時選擇的合併方式,進行「填入」或「覆蓋」的處置。
  5. 做完這些基本的處理後,即可試著匯入囉!

excel 有分割欄位的功能,可以將一個欄位裡的資料,切出固定寬度或特定字元。全部搜尋/取代也是好幫手
若匯入的資料較複雜且量大,建議以2000筆為每次匯入的數量
匯入的csv檔案各欄位格式可參考: 聯絡人匯入組織匯入

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